Gagner du temps en pleine période fiscale : il est encore temps !

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La période fiscale est cette période de l’année où les comptables et les collaborateurs comptables sont toujours sous l’eau. Peu disponibles pour les équipes ou leurs clients, peu joignables, ils semblent ne pas vouloir qu’on les dérange. 

Cette période semble chaque année plus longue et plus difficile, même sans l’épidémie de coronavirus qui sévit dans certaines entreprises françaises et internationales.

En pleine période fiscale, peut-on encore gagner du temps pour rendre cette période moins pénible, moins difficile à vivre ? 

Pour Philippe Barré, expert-comptable et consultant de cabinets chez b-ready, « il est encore temps de le faire grâce à des quick wins ». Ces petites transformations doivent « permettre de gagner des heures, voire des jours d’ici la fin de la période fiscale ». A cette époque, il n’est pas question de repenser les processus de production ou l’organisation générale du cabinet. L’objectif est de prendre quelques décisions très faciles qui n’ont aucun impact sur la qualité des comptes remis aux clients et font gagner un temps précieux. 

Ces petits changements indispensables en période fiscale

Gagner du temps en période fiscale, « ce n’est pas tout à fait la même chose qu’en septembre ». En période fiscale, l’important est de réfléchir vite et de « s’y mettre tout de suite ».

S’y mettre tout de suite, cela veut dire « se lancer dans ces petits aménagements simples et faciles à mettre en place sans tout révolutionner ».

À ce stade, l’objectif est de gagner quelques heures et jours pour alléger la période fiscale. 

Quatre exemples peuvent permettre aux cabinets de gagner du temps rapidement sans tout révolutionner

  • limiter les écritures d’inventaire à celles qui ont un réel impact sur les comptes annuels ;
  • ne pas relancer ses clients tous les mois pour les mêmes pièces justificatives lorsqu’il s’agit de tickets de parking ou de factures provenant de grands opérateurs ;
  • mettre en place un seuil de signification et ne pas réviser les comptes de charges en-dessous d’un certain montant ;
  • arrêter de répondre toute la journée au téléphone et aux mails. 

Ces exemples, donnés par Philippe Barré ne sont pas exhaustifs mais permettent de très vite gagner du temps. Pas besoin de bouleverser l’organisation du cabinet, il suffit juste de prendre quelques décisions de bon sens. 

Il n’est pas trop tard, bien au contraire !

Les quick wins sont le résultat de décisions au sein du cabinet d’expertise comptable.

« L’ensemble des décisions à prendre peut demander moins d’une heure », le temps de réunir les collaborateurs pour en discuter avant de les mettre en place.

« Elles n’ont pas de conséquences stratégiques, organisationnelles » et doivent permettre de limiter les travaux aux besoins réels des clients.

Les décisions peuvent encore « être prises dans l’urgence et pour répondre aux besoins immédiats de gain de temps en période fiscale ». Elles sont à la portée des cabinets « sans investissements lourds ni formation » poursuit Philippe Barré.

Les gains de temps dépasseront alors largement le temps consacré à la réflexion. La machine sera également lancée pour les mois suivants.

« L’effet de levier de cet aménagement de dernière minute sera toujours favorable » au cabinet en termes d’économies de temps et d’argent, pour le cabinet et son client qui ne paie plus pour des travaux qui ne lui servent à rien.

S’appuyer sur les outils d’automatisation pour mieux gérer les travaux courants

En effet, la période fiscale est difficile pour les comptables et collaborateurs parce qu’elle est source de travaux supplémentaires qui s’ajoutent au quotidien habituel.

Si pour « changer les processus et méthodes de travail au sein du cabinet, il est trop tard », ou trop tôt selon le point de vue, mieux gérer les travaux quotidiens permet aussi d’alléger la période fiscale.

Après avoir arrêté « certaines tâches chronophages qui font perdre beaucoup de temps et d’efficacité, gagner du temps dans la collecte et la saisie est une solution complémentaire ». Mais il faut le faire sur des dossiers ciblés avec des clients et collaborateurs motivés.

Car ne nous y trompons pas, « l’enjeu des prochaines années est bien le gain de temps. Et cet enjeu devient même existentiel en période fiscale ».

Ce n’est qu’à cette condition que le cabinet pourra « réduire ses coûts de production et consacrer du temps à la recherche de nouvelles sources de revenus » conclut Philippe Barré qui accompagne de nombreux cabinets dans la transformation de leurs processus.