Note de frais en entreprise : la fin des mauvaises surprises

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La comptabilisation des notes de frais permet de suivre les dépenses professionnelles des salariés et leur remboursement par l’entreprise. Elle est encadrée par un grand nombre de règles comptables, juridiques et fiscales.

Comment traiter une note de frais ? Quelles sont les règles à respecter ? Quel est le risque en cas de non-respect de ces règles ? On fait le point dans cet article.

Le traitement des notes de frais

Chaque dépense nécessite un enregistrement comptable et la note de frais en fait partie. La première chose à faire est donc de comptabiliser la note de frais dans le journal des achats ou dans celui des opérations diverses. 

Une fois la note de frais enregistrée, il faut débiter ce que l’on appelle le « compte de charge » (classe 6) en fonction de la nature des frais engagés. Voici les 3 comptes les plus couramment utilisés : 

  • Pour les déplacements professionnels, vous devrez imputer le compte 6251
  • Les dépenses engagées au titre d’un hébergement seront comptabilisées dans le compte 6256
  • Et vous pourrez utiliser le compte 6257 pour enregistrer les frais de repas

Lorsque vous aurez comptabilisé votre notre de frais sur le compte de charge correspondant au type de dépense, penchez-vous sur la TVA. Elle peut être déduite de certains frais remboursés. Si c’est le cas, inscrivez le montant hors taxe dans le compte de TVA déductible (44566).
Pour finir, créditez le compte 421 du salarié qui correspond à la catégorie « Personnel – rémunérations dues ». L’enregistrement d’une note de frais nécessite un minimum de connaissances en comptabilité et en fiscalité. Ne prenez pas le risque de faire une erreur qui pourrait vous coûter cher. Utilisez un logiciel comptable adapté et faites appel à un expert-comptable pour sécuriser cette opération.

Les règles à respecter

Une note de frais en bonne et due forme doit contenir les mentions suivantes : la date, le nom et prénom du salarié, l’adresse de l’entreprise, la date et la nature de la dépense, le montant en précisant la TVA et pour finir, la signature de l’employeur et du salarié.

Il existe deux types de remboursement : frais réels ou forfait. Le remboursement des frais réels consiste à rembourser la somme exacte dépensée. Pour justifier la dépense, une facture doit obligatoirement être fournie. Le remboursement forfaitaire, quant à lui, se caractérise par le versement d’un montant identique, chaque mois, pour couvrir les dépenses du collaborateur (indemnités kilométriques, par exemple). Il s’applique généralement aux populations nomades comme les managers ou les commerciaux.

Chaque note de frais doit obligatoirement être accompagnée d’un justificatif, sauf si les remboursements se font sur la base d’une indemnité forfaitaire. Toutes les mentions doivent figurer sur la note de frais pour qu’elle soit valide. Une note de frais incomplète ou sans justificatif ne pourra pas être remboursée.

Le risque en cas de non-respect des règles

Voici les 5 principaux motifs de redressement fiscal en ce qui concerne la gestion des notes de frais : 

  1. L’absence de justificatif conforme pour le remboursement des frais au réel 
  2. Le non-respect des plafonds d’exonération de charges sociales pour l’indemnisation forfaitaire
  3. Ne pas choisir le bon mode d’indemnisation
  4. Incohérence et dépassement des montants pris en charge 
  5. Le non-paiement des cotisations

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter les taux et barèmes applicables aux notes de frais.

Contrairement aux avantages en nature, les frais professionnels ne constituent pas une dépense imposable et sont exonérés de charges sociales. Pourquoi c’est important ? Parce que l’URSSAF (organisme en charge du recouvrement des cotisations sociales) est régulièrement chargé de contrôler l’exactitude des notes de frais et s’assure qu’aucune fraude n’a été commise. Les frais professionnels sont la cause de 36% des redressements de l’administration fiscale.

Sauf que chaque année, 30% des salariés renoncent au remboursement de leurs frais car ils ont perdu leurs justificatifs. Dans ce cas, il existe des alternatives (demander un duplicata, présenter un relevé bancaire, rédiger une attestation sur l’honneur…) mais ces solutions sont soumises à condition et ne réduisent malheureusement pas à néant le risque d’être sanctionné. 

Autrement, vous pouvez décider d’appliquer la politique de la tolérance zéro qui consiste à ne rembourser aucune note de frais sans justificatif. Plus radicale et parfois frustrante pour le salarié de bonne foi, cette option est néanmoins la plus simple à mettre en œuvre et la plus sécurisante face à un risque de redressement fiscal. 
Mais pour éviter tous ces tracas et lutter contre le fléau de l’oubli ou de la perte de justificatifs, le moyen le plus sûr reste encore de dématérialiser et d’automatiser toute la gestion des notes de frais. Des applications comme Dext vous permettent de prendre en photo votre justificatif et… c’est tout. Un moyen simple et efficace pour que vos salariés puissent se faire rembourser d’une part et pour vous épargner un redressement onéreux d’autre part.

Article écrit par Pauline Chapel.