Logiciel de gestion des dépenses. Les demandes de remboursement se gèrent toutes seules.

Un logiciel de gestion des dépenses remplace les reçus papier, les feuilles de calcul et les chaînes d’approbation par courriel par un seul flux de travail connecté. Une dépense est capturée, approuvée par la bonne personne, puis arrive dans votre logiciel comptable déjà catégorisée. Dans Dext, cela comprend la capture de reçus sur cellulaire, les approbations, le kilométrage et les taxes de vente, avec exportation vers Xero, QuickBooks, Sage et d’autres plateformes — rien n’est ressaisi en cours de route.

Le suivi des dépenses est le processus continu qui consiste à capturer et à enregistrer chaque dépense au moment où elle survient – photographier un reçu, consigner un déplacement, soumettre une demande de remboursement. Les rapports de dépenses viennent ensuite : on regroupe ces dépenses dans des rapports structurés aux fins de révision, d’approbation, de remboursement et de comptabilisation. Un bon logiciel de gestion des dépenses gère les deux dans un seul flux de travail, pour que les données saisies sur le moment alimentent automatiquement des rapports sur lesquels votre équipe des finances peut agir.

Oui. Les employés capturent leurs dépenses sur leur cellulaire et les soumettent pour approbation; une fois approuvées, les données sont transmises directement à votre logiciel comptable, prêtes pour le remboursement. Dext prend en charge tout le flux de travail de remboursement – capture, catégorisation, acheminement des approbations, piste de vérification et exportation — pour que l’équipe des finances traite les demandes plus rapidement et que les employés soient remboursés sans avoir à relancer qui que ce soit.

Oui. Le suivi du kilométrage intégré de Dext utilise le GPS de votre cellulaire pour enregistrer automatiquement les déplacements d’affaires, pour que les employés n’aient pas à estimer les distances ni à penser à démarrer un chronomètre. Chaque trajet est consigné avec la date, l’itinéraire, la distance et le motif, puis soumis avec les autres dépenses dans le même flux d’approbation.

Oui. Dext s’intègre nativement à Xero et transmet directement dans votre grand livre Xero les données de dépenses catégorisées, les reçus, les factures et les renseignements sur les taxes de vente. Aucune exportation manuelle – dès qu’une dépense est approuvée dans Dext, elle apparaît dans Xero, prête pour le rapprochement. Dext a été nommée à plusieurs reprises application Xero de l’année pour la profondeur et la fiabilité de cette intégration.

Oui. Dext s’intègre nativement à QuickBooks Online et synchronise les dépenses approuvées, les reçus et les factures directement dans votre grand livre QuickBooks, avec la bonne catégorisation, les bons codes de taxes et les bonnes données fournisseurs. L’intégration élimine la saisie manuelle et garde vos livres exacts en temps réel : le rapprochement de fin de mois prend des minutes plutôt que des heures.

Oui. Les employés utilisent l’application mobile Dext (iOS et Android) pour photographier leurs reçus, consigner leur kilométrage et soumettre leurs demandes de remboursement où qu’ils soient. L’application extrait automatiquement les données clés – fournisseur, montant, date, taxes –, si bien que soumettre une dépense prend quelques secondes plutôt que quelques minutes. Une fois soumises, les demandes suivent votre flux d’approbation sans que personne ait à se connecter sur un ordinateur.

Oui. Vous définissez les règles une seule fois — par montant, catégorie, projet ou employé — et Dext achemine chaque demande vers la personne qui doit la voir. Les approbateurs sont avisés, révisent sur cellulaire ou sur ordinateur, et approuvent ou refusent en un clic. Chaque action est consignée : la piste de vérification se constitue d’elle-même et personne ne passe sa semaine à courir après les approbations.

Dext conserve chaque reçu, facture et demande de remboursement dans une seule archive numérique consultable, avec le document original joint à son écriture et un historique complet des approbations. Les documents sont conservés de façon sécuritaire aussi longtemps que nécessaire et peuvent être retrouvés en quelques secondes – au moment d’une vérification, de la production des déclarations fiscales ou de la révision de fin d’exercice, tout ce qu’il vous faut est déjà organisé et accessible.

La gestion des dépenses porte sur la capture, l’approbation et le remboursement au quotidien des dépenses engagées par les employés — déplacements, kilométrage, repas avec des clients et achats remboursables. La gestion des dépenses globales (spend management) a une portée plus large : elle couvre toutes les dépenses de l’entreprise, y compris les factures fournisseurs, les abonnements, l’approvisionnement et les cartes d’entreprise, afin de donner à l’équipe des finances une visibilité et un contrôle stratégiques sur l’ensemble des dépenses. Dext se situe au niveau de la gestion des dépenses, avec une intégration poussée au logiciel comptable où se trouvent aussi vos autres données de dépenses — ainsi, votre flux de travail des dépenses enrichit la vue d’ensemble au lieu de rester cloisonné.