Collaborateurs, comment conduire le changement en cabinet ?

Vous êtes collaborateur en cabinet, convaincu de la nécessité de la transformation numérique, mais ne savez pas précisément par où commencer ? Vous souhaitez prouver aux associés, à vos collègues ou à vos clients, qu’ils ont tout à gagner à changer leurs habitudes de travail ? 

Voici quelques conseils issus des près de 20 000 échanges au sujet de la transformation numérique qui ont lieu chaque année entre les équipes de Dext et les experts-comptables.

Commencer à petite échelle

Vous ne pourrez pas tout changer tout de suite. Ce n’est pas nécessaire, et il se pourrait même que ce soit contre-productif. Mais alors, quels clients cibler en priorité ? 

Contrairement à ce qu’on pourrait imaginer, pas ceux sur lesquels les gains de productivité seront les plus importants. La tentation est en effet grande de commencer par les clients qui, tous les mois, sont les plus chronophages, avec un gros volume de factures par exemple.

La bonne solution consiste plutôt à identifier les clients « techno friendly », c’est à dire, présentant une certaine appétence pour les nouvelles technologies. Il s’agirait peut être de ce jeune consultant, qui pianote constamment sur son téléphone, ou aussi de cet artisan plus âgé, qui est constamment à l'affût des nouveautés. N’établissez pas les priorités en fonction de l’âge, de la taille de l’entreprise, ou de la complexité du dossier.

Ne pas espérer convaincre tout de suite l’ensemble du cabinet

Lorsqu’on est soi-même convaincu de quelque chose, on a tendance à penser qu’il sera facile de convaincre tous les autres. C’est rarement le cas dans les faits… mais c’est tout à fait normal. De nombreuses études ont montré que l’acceptation de l’innovation prend du temps, et que tout le monde n’y réagit pas de la même façon.

Ces propositions s’appliquent à votre portefeuille clients, mais aussi à vos collègues, qui n’accepteront peut-être pas tout de suite de modifier leurs habitudes.

Convaincre par l’exemple

Dans ce cas, comment convaincre les plus réticents ? Peut être pas en leur opposant une argumentation point par point, mais plutôt en avançant de votre côté. Le temps gagné sur les dossiers, l’accroissement de la productivité et de la qualité, le renforcement de la proximité avec le dirigeant, démontreront par eux-mêmes tout l’intérêt de la transformation numérique. Restez disponible pour répondre aux questions de vos collègues intrigués, qui, quelques semaines auparavant, juraient qu’ils ne changeraient jamais.

Se préparer pour parler aux clients

De la même manière, un excès d’enthousiasme peut fausser le message à adresser aux clients, en les inquiétant, ou en générant des attentes irréalistes. Voici quelques exemples de questions que les collaborateurs de cabinets nous transmettent régulièrement : 

• « Si je n’ai plus besoin de passer vous laisser mes factures, cela veut-il dire que je vais encore moins vous voir ? »
• « Je ne comprends pas bien quel sera votre rôle, maintenant, que vous n’allez plus saisir mes documents. »
• « Effectivement c’est clair, vous allez gagner du temps sur mon dossier. Mes honoraires baissent à partir de quand ? »

La liste serait trop longue pour être publiée ici. Pour éviter ces écueils, mettez-vous à la place de votre client. Insistez sur les avantages qu’il va retirer de la numérisation des pièces : gain de temps, gain de place, traitement des points en suspens au fur et à mesure de l’année, accès à des données de gestion, etc. Et expliquez clairement de quelle façon le temps dégagé va être réinvesti pour améliorer la relation que vous avez avec lui et votre accompagnement :

• « Je sais que conserver des tickets de caisse peut être pénible. J’ai une solution dont je voudrais vous parler »
• « Désormais, tous les mois, au lieu de discuter des factures manquantes, nous pourrons faire un point sur l’encaissement de vos factures »

Ne parlez pas de temps passé, de productivité, et de comptabilité, mais plutôt de valeur ajoutée, d’expérience utilisateur, et d’accompagnement.

Communiquer sur vos résultats

Pour convaincre l’expert-comptable, ou emporter vos collègues et clients dans ce mouvement de transformation numérique, n’hésitez pas à communiquer les résultats concrets, positifs, des changements que vous avez apportés. 

Notre expérience montre qu’avec le temps, la plupart des personnes concernées changent. Tenez bon ! La transformation numérique des cabinets est l’affaire de tous, experts-comptables et collaborateurs. 

Les référents transformation digitale de Dext sont à vos côtés pour vous conseiller, répondre à vos préoccupations, et plus globalement vous aider à conduire le changement concrètement, au sein de votre portefeuille clients. N’hésitez pas à contacter le vôtre !