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Comment choisir son logiciel de comptabilité
Choisir un nouveau logiciel de comptabilité est une décision importante dans la vie d’un cabinet d’expertise comptable et ses impacts sont nombreux, autant sur les collaborateurs que sur les clients. En tant qu'expert-comptable, il est donc crucial d'adopter la bonne stratégie pour effectuer le bon choix. Notre guide d’achat met à votre disposition les informations clés à connaître avant de faire son choix.
Introduction : bien choisir son logiciel de comptabilité
Avec les avancées technologiques comme la dématérialisation des flux, l’automatisation de la saisie des écritures comptables et la facture électronique en B2B, les métiers de l’expertise comptable connaissent de profonds bouleversements. Si certains voient ces évolutions comme une menace, d'autres pensent au contraire qu'il s'agit d'une occasion idéale pour revoir ses processus et envisager de changer d'outils comptables. Mais comment choisir son logiciel de comptabilité ? Et quelles sont les étapes clés pour réussir son déploiement ? Voici un guide complet pour vous aider dans l'organisation et la gestion de ce changement stratégique tant pour votre cabinet d'expertise comptable, que pour vos collaborateurs et vos clients.
Pourquoi choisir son nouveau logiciel comptable sans attendre la facture électronique ?
Les évolutions technologiques en cours favorisent le remplacement du logiciel de comptabilité dans les cabinets où les outils de gestion comptable commencent à dater.
Changer d’outil de gestion comptable, un processus d’amélioration continue
Choisir et mettre en place un nouveau logiciel de comptabilité peut non seulement :
- moderniser les processus et méthodes de travail du cabinet,
- mais aussi fluidifier les échanges de données entre les différents outils mis à disposition des collaborateurs et clients.
À noter que ce type de projet va bien au-delà de l’ajout de fonctionnalités innovantes. Il comporte une dimension stratégique, très souvent orientée vers une meilleure exploitation des données comptables et participe à un processus d’amélioration continue.
Il s'agit d'une réelle opportunité pour l’expert-comptable d’impliquer les collaborateurs et de favoriser l’émergence des métiers de demain dans son cabinet.
La facturation électronique transforme les pratiques des cabinets et de leurs clients
La généralisation de la facturation électronique en France marque une nouvelle étape dans la transformation des processus comptables. Toutes les entreprises concernées doivent désormais être en mesure de recevoir des factures électroniques, tandis que l'obligation d'émission se déploie progressivement selon leur taille.
Pour les cabinets d'expertise comptable, cette évolution va au-delà de la seule mise en conformité. Elle constitue une occasion de repenser les processus, les outils utilisés et les échanges de données avec leurs clients.
Si vous envisagez de changer de logiciel de comptabilité, sa capacité à s'intégrer dans ce nouvel écosystème fait donc partie des critères essentiels à prendre en compte.
Plateforme agréée et solution compatible : quelles conséquences pour le logiciel comptable ?
La facturation électronique repose sur des plateformes agréées par l'État (PA, anciennement appelées PDP), chargées notamment d'émettre, transmettre et recevoir les factures électroniques et de communiquer les données requises à l'administration fiscale.
Pour autant, tous les logiciels utilisés par un cabinet ou ses clients n'ont pas besoin d'être eux-mêmes des plateformes agréées. Un logiciel de comptabilité, de pré-comptabilité ou de facturation peut continuer à être utilisé s'il est compatible avec une plateforme agréée et correctement intégré à cet écosystème.
Lors du choix d'un logiciel comptable, il est donc important d'évaluer non seulement ses fonctionnalités, mais aussi sa compatibilité avec la facturation électronique, son interopérabilité avec les PA et sa capacité à fluidifier les échanges de données avec les autres outils du cabinet.
Choisir un environnement adapté permet ainsi au cabinet d'inscrire la facturation électronique dans une démarche plus globale d'automatisation et d'amélioration de ses processus.
Pourquoi est-ce essentiel d’adopter le bon outil de comptabilité ?
Les solutions de gestion comptable constituent le socle technologique des cabinets d’expertise comptable. Il est donc primordial de bien choisir son nouveau logiciel de comptabilité, à l’aube où la profession vit de profondes mutations. Cette décision impacte la vie de la structure et de ses collaborateurs, sans oublier ses clients.
Choix du logiciel de comptabilité : impacts sur le cabinet
La pertinence des solutions retenues pour votre portefeuille client peut avoir un impact direct sur le chiffre d’affaires du cabinet. Un client content vous recommande à d’autres entreprises.
L’apport technologique de la digitalisation représente une réelle opportunité pour faire évoluer les missions de l’expert-comptable et des collaborateurs :
- utilisation d'une nouvelle solution,
- exploitation des données comptables pour une meilleure prise de décision interne,
- réalisation de missions de conseil (pilotage d'entreprise, gestion de trésorerie, DAF externalisé, conseil en gestion des SI et des données financières, etc.).
Il permet de gagner du temps dans l’élaboration des comptes ainsi que dans toute la chaîne de production.
Avec cette disponibilité accrue, votre cabinet d'expertise comptable pourrait offrir à ses clients des services d’accompagnement plus pointus et plus réactifs, contribuant ainsi à la croissance du chiffre d'affaires.
Avantages pour les collaborateurs du cabinet d’expertise comptable
Par ricochet, les missions qui évoluent entraînent des opportunités supplémentaires pour l’équipe, voire l’émergence de métiers à plus forte valeur ajoutée ainsi que de nouvelles compétences. Ce type d’outil comptable évite aux utilisateurs les tâches chronophages (comme la saisie des écritures comptables).
Autre avantage, ces outils peuvent également lisser l’activité sur l’année et réduire le goulot d’étranglement de la période fiscale, contribuant ainsi à améliorer l’équilibre vie-travail des utilisateurs du logiciel.
Conséquences sur les clients du cabinet et leurs entreprises
Il est important de tenir compte des caractéristiques de son portefeuille client afin de retenir les meilleurs logiciels. En fluidifiant la transmission des pièces comptables au cabinet par un outil en ligne hébergé sur le Cloud (souvent appelé logiciel SaaS), l’entreprise cliente :
- gagne du temps au quotidien,
- récupère davantage de TVA (en évitant les pertes de factures et autres justificatifs),
- et dispose de ses résultats chiffrés plus rapidement, bénéficiant ainsi d'une meilleure visibilité sur sa trésorerie et donc sur sa santé financière.
Ses interlocuteurs au sein du cabinet deviennent également plus disponibles. Ils se mettent à l’écoute. Les entrepreneurs bénéficient d’une offre de services complémentaires bien utile pour le pilotage au quotidien de leur business. Les relations et les échanges s’améliorent avec le cabinet d’expertise comptable.
Comment choisir son logiciel comptable sans se tromper ?
Projet stratégique pour un cabinet, le choix d’un logiciel de comptabilité demande de la méthode, de l’organisation et de la communication. Voici les étapes que nous recommandons d’adopter.
1. Déterminer les besoins du cabinet et des clients en matière de fonctionnalités
Le choix technologique comme l’ampleur des fonctionnalités recherchées dépendent des besoins de chaque cabinet d'expertise comptable. Il n’existe pas de solution unique idéale. Voici quelques critères à analyser :
- taille de la structure ;
- modes d’exercice des collaborateurs (bureau, en clientèle ou en télétravail) ;
- définition des objectifs du cabinet d’expertise comptable ;
- typologie du portefeuille client (taille et activité) ;
- identification des dysfonctionnements, points de blocage et fonctionnalités à améliorer ;
- gestion de l’intégration du nouveau logiciel de comptabilité avec les autres outils du cabinet.
2. Réaliser une veille en matière de logiciels de comptabilité
Avant d’établir son appel d’offres pour obtenir des devis, l’expert-comptable se renseigne afin d’identifier une première liste de solutions susceptibles de répondre à son besoin. Recherche sur Internet, lecture de comparatifs, publications sur les réseaux sociaux ou par la profession, participation à des webinaires, échanges avec des confrères, etc.
3. Élaborer le cahier des charges avec objectifs et priorisation
Comme pour tout projet informatique, vient le moment d’établir son cahier des charges. Pour simplifier le dépouillement des réponses à venir, préparez :
- une liste des points incontournables, voire rédhibitoires, notamment sur le plan des fonctionnalités ;
- une liste de questions clés pour les éditeurs de logiciels, en insistant sur les aspects techniques peu présents dans la documentation, la sécurité de l’outil et son support en ligne.
4. Analyse des réponses et essais des logiciels comptables
Au retour de l’appel d’offres, procédez à l’analyse des logiciels proposés dans les devis reçus grâce aux listes de critères et de questions préparées précédemment. L’établissement d’un premier tri conduit ensuite à réaliser des essais de quelques outils de comptabilité.
La plupart des solutions actuelles sont hébergées sur le Cloud en mode SaaS et proposent un essai gratuit ou une démonstration. Effectuez vos propres tests dans un environnement aussi proche que possible de la vie réelle du cabinet.
5. Phase d’évaluation des logiciels de comptabilité et choix
Reprenez vos besoins, la liste des points incontournables, les devis et réponses à l’appel d’offres reçus ainsi que le résultat des essais. Procédez alors à l’évaluation globale des logiciels de comptabilité qui figurent dans votre « short-list ».
Voici les éléments essentiels que vous devez noter afin de décider quel logiciel de comptabilité adopter :
- adéquation avec les fonctionnalités recherchées ;
- pérennité de la solution ainsi que celle de l’éditeur ;
- compatibilité avec la facturation électronique et intégration avec une plateforme agréée ;
- ergonomie du logiciel et facilité de prise en main pour les collaborateurs comme pour les clients ;
- capacités d’automatisation et d’intelligence artificielle, et gains concrets apportés aux processus du cabinet ;
- qualité de l’accompagnement pour le déploiement au sein du cabinet ;
- réactivité et pertinence du support technique ;
- budget annuel d’utilisation du SaaS au vu des devis obtenus ;
- synthèse des avis en ligne.
Comment savoir si j'ai besoin de changer de logiciel de comptabilité ?
Pour les experts-comptables, le choix d'un logiciel de comptabilité est crucial pour optimiser la qualité de leurs services. Cependant, avec l'évolution constante des besoins de l'entreprise, de l'activité, et des technologies disponibles, il peut s'avérer nécessaire de réévaluer et, potentiellement, de changer de logiciel. Voici quelques signes qui indiquent qu'il pourrait être temps de considérer une nouvelle solution.
Inadéquation avec les besoins de l'entreprise
Si vous constatez que les fonctionnalités de votre logiciel actuel ne couvrent plus l'intégralité de vos besoins ou ceux de vos clients, notamment en termes de gestion de la trésorerie, de la facturation, du suivi des dépenses ou de la déclaration de TVA, il est probable que le logiciel ne soit plus adapté. Les entreprises, qu'il s'agisse de PME ou de TPE, évoluent, et il en va de même pour leurs exigences comptables.
Manque d'efficacité et d'automatisation des tâches
Un logiciel de comptabilité performant doit permettre d'automatiser une grande partie des tâches répétitives, comme la saisie des notes de frais, la gestion des comptes clients et fournisseurs, ou encore la préparation des états de TVA. Si vous passez encore beaucoup de temps sur ces tâches, il est peut-être temps de rechercher une solution plus efficace.
Problèmes de compatibilité et d'intégration
Avec l'essor des applications dédiées à la gestion d'entreprise, un logiciel de comptabilité doit pouvoir s'intégrer facilement à d'autres outils numériques utilisés par votre cabinet ou vos clients. L'incompatibilité ou des difficultés d'intégration peuvent sérieusement limiter l'efficacité et la fluidité des processus.
Avis et retours d'expérience
Prenez le temps de consulter les avis d'autres utilisateurs et de réaliser des tests avec d'autres logiciels. Les retours d'expérience peuvent révéler des points faibles non apparents de votre solution actuelle et mettre en évidence les avantages d'une alternative.
Déploiement de l’outil comptable retenu
Vous vous demandez comment choisir son logiciel de comptabilité et l’implémenter de manière efficace ? Voici la méthode que nous recommandons sur le plan organisationnel et en termes de pilotage du projet.
Comment optimiser le management du changement dans le cabinet ?
Rien de mieux que d’associer les collaborateurs au choix et au déploiement du nouveau logiciel comptable. Ces derniers sont les mieux placés pour identifier si les fonctionnalités ou l’ergonomie de l'outil visé conviennent. Cette gestion du changement est essentielle pour réussir votre projet informatique.
Le référent digital et les utilisateurs clés seront les meilleurs ambassadeurs de la solution retenue auprès de toute l’équipe comme des clients. Pensez aussi à expliquer les objectifs du cabinet et comment la technologie choisie y répond.
Opter pour un déploiement progressif de l’outil comptable
Plutôt que de partir sur un big bang et de réaliser une bascule informatique de tous les clients et pour tous les collaborateurs en même temps, nous recommandons de commencer par un dossier qui fonctionne bien.
Associez la personne référente du cabinet chargée des projets digitaux ainsi qu’une partie de l’équipe. Élargissez peu à peu le spectre.
Informer les clients au sujet des nouveaux outils de gestion comptable
Choisir son logiciel de comptabilité pour un cabinet, c’est conduire le changement en interne et aussi dans chaque entreprise cliente.
Pensez à tenir les clients régulièrement informés des évolutions programmées et des raisons de votre choix. Expliquez-leur les apports et avantages, pour leur entreprise, pour leur comptabilité ainsi que pour eux-mêmes en tant que dirigeants.
Mesurer les résultats du changement de logiciel de comptabilité
La conduite du changement suppose aussi de vérifier l’atteinte des objectifs. Comme pour le déploiement, préférez une méthode progressive dite des petits pas. Mieux vaut obtenir du succès avec une partie des processus que de vouloir tout réussir d’un coup.
La mesure du ROI (retour sur investissement) sous cette forme à court terme permet de motiver l’équipe. Qui sera alors sensibilisée et investie pour la gestion des étapes suivantes. Il sera toujours temps de déterminer le ROI complet du changement de logiciel en phase de croisière.
Le changement d’un logiciel de comptabilité, un projet d’entreprise pour votre cabinet
Réel axe stratégique, ce type d’opération revêt actuellement toute son importance alors que les technologies et les métiers connaissent de profondes mutations.
Pour vous accompagner dans cette démarche, Dext vous propose de télécharger son guide d’achat pour savoir comment choisir son logiciel de comptabilité.
