Suivi des dépenses et des notes de frais

Une note de frais, c’est tout simplement un document qui permet à un salarié de se faire rembourser une dépense qu’il a engagée pour le compte de l’entreprise. Ça peut être un repas avec un client, un billet de train pour un déplacement professionnel, ou encore des frais de stationnement.

Pourquoi la gestion des notes de frais est-elle importante ? Parce que ça permet d’assurer que les dépenses professionnelles sont bien prises en charge par l’entreprise et qu’elles sont comptabilisées correctement. C’est aussi une obligation légale : pour qu’un employeur rembourse une dépense, il doit avoir une trace claire et justifiée de celle-ci. Bref, c’est indispensable pour garder des comptes précis et éviter les mauvaises surprises !

En règle générale, une entreprise rembourse toutes les dépenses engagées dans le cadre du travail, tant qu’elles sont justifiées et raisonnables. Voici les catégories les plus courantes :

• Les frais de transport : billets d’avion, de train, essence, taxi, location de voiture…
• Les frais d’hébergement : hôtels ou Airbnb pour des déplacements professionnels.
• Les repas : déjeuner d’affaires, dîner en déplacement… (attention, l’alcool est souvent exclu).
• Les frais kilométriques : si un salarié utilise sa voiture personnelle, un barème officiel permet de calculer le remboursement.
• Les frais de matériel et fournitures : achat de petits équipements (clavier, souris, papeterie) si nécessaire pour le travail.

À noter qu’il faut toujours vérifier la politique de l’entreprise concernant la gestion des notes de frais : certaines boîtes limitent le montant des repas ou exigent de privilégier certains modes de transport.

Rien de pire qu’une note de frais refusée parce qu’il manque une info ! Pour éviter les allers-retours avec la compta, voici les éléments essentiels à renseigner :

• Date de la dépense
• Montant TTC et éventuellement le montant HT et la TVA
• Nature de la dépense (exemple : repas client, déplacement…)
• Nom des participants (pour un repas d’affaires)
• Justificatif joint (facture ou ticket de caisse)
• Devise et taux de change (si achat à l’étranger)

Astuce : avec un outil comme Dext pour la gestion des notes de frais, vous pouvez scanner les reçus directement avec un téléphone et générer une note de frais automatique. Fini les tickets qui traînent au fond du sac.

L’entreprise ne peut pas rembourser une note de frais si elle n’a aucune preuve de la dépense. Il faut donc toujours joindre un justificatif valide, comme :

• Une facture détaillée avec le montant, la TVA et l’identité du vendeur
• Un ticket de caisse (mais attention, certains ne sont pas suffisants s’ils ne précisent pas assez d’infos) 
• Un relevé bancaire ou un justificatif de paiement (utile en complément d’un ticket peu détaillé).

Ce qui ne passe pas dans la gestion des notes de frais : une simple capture d’écran de votre compte bancaire, un ticket sans date ou un reçu manuscrit. Pour être tranquille, nous conseillons de toujours garder les justificatifs, surtout les factures importantes.

La plupart des entreprises imposent un délai de soumission pour éviter d’avoir des comptes à rallonge à gérer. En général :

• 15 à 30 jours après la dépense pour soumettre la note 
• En fin de mois pour que la comptabilité puisse tout traiter d’un coup
• Avant la clôture de l’exercice comptable pour que la dépense soit comptabilisée dans la bonne année

Si le salarié dépasse la date limite, l’entreprise peut refuser de le rembourser. Encore une fois, un outil comme Dext pour la gestion des notes de frais permet d’enregistrer les dépenses en quelques secondes, pour éviter les oublis ou les erreurs.

Oui, la plupart des entreprises fixent des plafonds de remboursement afin d’éviter les abus et mieux maîtriser leur budget. Ces plafonds varient en fonction de la nature de la dépense :

• Repas d’affaires : un montant maximum est souvent fixé par repas et par personne. Par exemple, 25 € pour un déjeuner et 50 € pour un dîner.
• Hébergement : un budget maximum peut être défini en fonction de la ville et du niveau de standing de l’hôtel.
• Transports : certaines entreprises imposent des restrictions (classe économique en avion, train en 2ᵉ classe, plafonnement des trajets en taxi).

Ces règles sont souvent précisées dans une politique de remboursement des frais interne. Si une dépense dépasse le plafond autorisé, l’excédent peut rester à la charge du salarié.

Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, il peut demander un remboursement sous forme d’indemnité kilométrique. Le montant est calculé en fonction du barème officiel publié chaque année par l’administration fiscale. Ce barème prend en compte :

• La distance parcourue (en kilomètres)
• La puissance fiscale du véhicule (exprimée en CV)

Pour obtenir un remboursement, il faut généralement remplir un décompte de frais kilométriques, précisant :

• La date du déplacement
• Le trajet effectué (adresse de départ et d’arrivée)
• Le nombre de kilomètres parcourus
• Le motif du déplacement

La gestion des notes de frais manuelle est souvent fastidieuse : collecte des reçus, saisie des montants, vérification des justificatifs, validation… Cela peut vite devenir une perte de temps pour les salariés et l’équipe comptable.

L’automatisation permet de simplifier ces tâches grâce à des solutions comme Dext qui offrent :

• La capture automatique des reçus via une application mobile
• La reconnaissance intelligente des données (date, montant, TVA, fournisseur)
• L’export direct vers les logiciels comptables pour éviter la ressaisie
• Un circuit de validation simplifié avec des approbations en un clic

Résultat : moins d’erreurs, moins de paperasse et plus de temps pour des tâches à forte valeur ajoutée.

La gestion des notes de frais est encadrée par la loi, et plusieurs règles doivent être respectées :

• Justificatif obligatoire : chaque dépense doit être accompagnée d’une facture ou d’un ticket de caisse valide.
• Lien avec l’activité professionnelle : seules les dépenses réellement engagées dans l’intérêt de l’entreprise peuvent être remboursées.
• Respect du cadre fiscal : certains frais (comme les repas d’affaires ou les déplacements) peuvent être soumis à des plafonds de déduction.
• Conservation des documents : l’administration fiscale exige que les justificatifs soient conservés pendant 6 ans, que ce soit sous format papier ou numérique.

À noter que le non-respect de ces obligations peut entraîner un redressement fiscal ou des refus de remboursement. Heureusement, une solution comme Dext permet d’archiver et de centraliser tous les justificatifs pour être en règle.

Les notes de frais peuvent être une source de fraude si elles ne sont pas bien encadrées. Voici quelques pratiques courantes à surveiller :

• Dépenses personnelles déguisées en frais professionnels (comme un restaurant en famille déclaré comme repas d’affaires)
• Montants gonflés ou justificatifs modifiés
• Remboursement de la même dépense plusieurs fois (par exemple la soumission d’un même ticket sur plusieurs périodes).

Pour limiter ces risques durant la gestion des notes de frais, les entreprises peuvent :

• Mettre en place une politique de remboursement claire, avec des plafonds et des règles précises
• Automatiser la vérification des justificatifs grâce à un logiciel comme Dext
• Effectuer des contrôles aléatoires sur certaines demandes de remboursement

Contrairement aux salariés, les travailleurs indépendants et freelances ne se remboursent pas eux-mêmes leurs dépenses, mais ils peuvent les déduire de leur chiffre d’affaires pour réduire leur base imposable.

Les frais professionnels qu’un indépendant peut déclarer incluent notamment :

• Les frais de transport et déplacements (kilométriques, billets de train, essence, péages…)
• Les repas professionnels (dans certaines limites)
• Les fournitures et équipements nécessaires à l’activité (ordinateur, logiciels, papeterie…)
• Le loyer et les charges si un local professionnel est loué
• Les abonnements et services (internet, téléphone, logiciels comptables, assurance pro…).

Les indépendants doivent également vérifier les spécificités fiscales liées à leur statut (micro-entrepreneur, profession libérale, société…), car tous les frais ne sont pas toujours déductibles de la même manière.

Encore aujourd’hui, certaines entreprises fonctionnent avec des notes de frais papier, où les salariés doivent remplir un formulaire, agrafer leurs reçus et envoyer tout ça à la comptabilité. Résultat ? Un processus long, fastidieux et propice aux erreurs.

Voici pourquoi la gestion des notes de frais numérique est une vraie révolution :

• Gain de temps : plus besoin de remplir des formulaires à la main, tout est automatisé.
• Moins d’erreurs : la reconnaissance intelligente des factures permet d’extraire automatiquement les informations (date, montant, TVA…).
• Archivage sécurisé : fini les justificatifs perdus, tous les documents sont stockés en ligne et accessibles en un clic.
• Meilleur suivi : les managers peuvent visualiser et valider les dépenses en temps réel.
• Conformité fiscale : une solution comme Dext garantit que toutes les dépenses sont bien archivées et conformes aux obligations légales.