Que vous soyez expert-comptable nouvellement installé ou établi de longue date, vous entendrez partout qu’il faut digitaliser le cabinet. C’est encore plus vrai aujourd’hui qu’il y a un an. Savez-vous que d’ici 2040, la quasi-totalité des tâches comptables traditionnelles sera automatisée1 ? Une tendance accélérée par des évolutions majeures comme la facture électronique obligatoire dès 2023, la concurrence des plateformes DIY et, bien entendu, la généralisation du télétravail imposée par la crise sanitaire. Mais d’autres enjeux sont à l’œuvre : par exemple, la nécessité de rajeunir l’image d’une profession trop souvent perçue comme « vieillissante » et « fastidieuse ».
Si vous vous lancez, vous aurez tout intérêt à créer un cabinet moderne répondant aux nouvelles aspirations des collaborateurs et des entrepreneurs. Si vous êtes installé depuis plusieurs années, il n’est pas trop tard pour entamer cette transition. Alors, à quoi ressemble le cabinet de demain ? Comment le mettre en place et avec quels outils ? Décryptage en cinq mots-clés.
#Dématérialisé
La pile de factures papier sur le bureau du collaborateur, vous connaissez ? Cette pratique, et le processus manuel qui l’accompagne (relancer, classer, traiter, archiver…), freine la productivité des cabinets. Pourquoi ? Parce qu’elle consomme beaucoup de temps et de ressources sans créer de la valeur pour le client. Pour y échapper, une seule solution : dématérialiser la collecte des pièces à l’aide d’un outil à la fois performant et intuitif, car vous devrez convaincre vos clients de l’utiliser.
Parmi tous les outils de numérisation du marché, optez pour une solution disponible sous forme d’application mobile. Il suffira alors à vos clients de photographier leurs factures et notes de frais depuis leur smartphone et de vous les envoyer en un clic, à tout moment, où qu’ils se trouvent. Vous n’aurez même plus besoin de les relancer.
Certaines solutions, comme Dext, vont encore plus loin en proposant des modes de collecte supplémentaires, comme l’adresse e-mail dédiée ou les connecteurs marchands. Avec cette dernière option, vos clients n’ont rien à faire : le logiciel récupère automatiquement leurs factures sur le site de milliers de fournisseurs comme EDF ou SFR. Finie la montagne de documents à traiter en urgence : en combinant tous ces différents modes d’envoi, la collecte des pièces est lissée dans le temps.
Vous l’aurez compris, le cabinet de demain est avant tout « zéro papier », « zéro relance ». Mais pour en tirer tous les avantages, vos clients devront jouer le jeu. Pensez dès aujourd’hui à les basculer vers un tel outil, en adaptant votre pitch à leur degré d’appétence pour le numérique, et embarquez systématiquement tout nouveau client.
#Intelligent
Pourquoi réinvestir le temps gagné sur la collecte des factures dans la saisie manuelle ? Libérez vos collaborateurs de cette tâche peu valorisante et confiez-la plutôt à l’intelligence artificielle.
Une solution de numérisation efficace s’accompagne forcément d’une fonctionnalité d’extraction automatique des données reposant sur le machine learning. Mais toutes ne se valent pas. Plus l’outil traite des factures, plus il est performant. Une solution éprouvée comme Dext offre une extraction avec un taux de précision de 99 %. Avant de choisir, assurez-vous que le logiciel soit suffisamment puissant pour lire et extraire toutes les données-clés des factures : date, fournisseur, montant, TVA… Profitez des essais gratuits qui vous permettent de tester les outils.
Une fois les informations extraites, il ne vous restera plus qu’à les vérifier puis à les publier, en quelques clics, dans le logiciel comptable que vous utilisez… à condition d’intégrer votre solution d’extraction avec vos logiciels de production et de gestion existants, pour digitaliser la tenue de bout en bout.
Le résultat ? Moins, voire plus du tout de saisie manuelle, et la possibilité pour vos collaborateurs de se consacrer à l’accompagnement ou de gérer plus de clients, sans passer plus de temps au bureau ni fournir plus d’effort. Mais pour réussir cette transition, vous devrez former vos collaborateurs aux nouveaux outils, en commençant par ceux qui souhaitent évoluer vers des missions à forte valeur ajoutée.
#Collaboratif
Avec la collecte numérique, vos rapports avec les clients sont plus sereins. Finies les relances et la perte de pièces papier : les images des factures sont stockées en toute sécurité dans le Cloud (stockage en ligne), sur des serveurs distants. Et vous pouvez y accéder à tout moment : une simple recherche par nom de client suffit pour les retrouver.
Autre atout d’une solution Cloud : la centralisation des données en un lieu unique, accessible en temps réel et à distance par tous les collaborateurs du cabinet. Qu’ils travaillent du bureau ou de chez eux, en période creuse comme en période fiscale, vous proposez toujours le même niveau de service.
#Attractif
Un cabinet innovant vous permet de capter et de fidéliser une nouvelle génération de talents ainsi que de nouveaux prospects. Pourquoi vous priver de cette force de frappe en négligeant votre présence sur internet ?
Le bouche-à-oreille peut contribuer à votre notoriété mais s’essoufflera s’il n’est pas soutenu par un dispositif digital. Un prospect fera toujours une recherche Google pour en savoir plus sur son futur expert-comptable potentiel. Veillez donc à bâtir une image de marque pérenne à l’aide d’un site internet bien référencé, différenciant et attractif, doté de parcours utilisateurs favorisant la conversion. Et si vous prenez le temps de compléter cette vitrine par un écosystème plus large incluant un blog et les réseaux sociaux, vous renforcerez davantage encore la visibilité de votre cabinet.
Démarche indispensable, digitaliser l’acquisition clients est une affaire d’experts. Aussi, pensez à vous entourer de spécialistes comme Hexagone Stratégie, agence d’inbound marketing pour les experts-comptables, pour vous aider à concevoir vos stratégies de marketing digital.
#Ambitieux
Libéré des tâches manuelles chronophages, votre cabinet est en mesure d’accueillir de nouveaux clients et de développer des missions de conseil mieux rémunérées. Doté d’une bonne image numérique et de pratiques innovantes, vous pouvez même accompagner les entreprises dans leur propre transition digitale.
Comme l’explique Zakaria Tadlaoui, expert-comptable à Paris, le temps où le métier se résumait à la saisie est bel et bien révolu : « La tenue automatisée sert de tremplin vers d’autres propositions de valeur. On conseille les dirigeants sur la partie opérationnelle de leur activité comme la vente en ligne, ou sur un aspect de gestion spécifique comme l’optimisation fiscale, le conseil juridique et social, les solutions de financement… ». De leur côté, les dirigeants apprécient l’intérêt du cabinet pour leur situation patrimoniale ou le statut de leur société. Dans le cabinet de Zakaria Tadlaoui, ces missions complémentaires représentent désormais jusqu’à 20 % du temps des collaborateurs.
Devenez l’expert-comptable de demain, aujourd’hui
Vouées à disparaître d’ici une vingtaine d’années, les tâches répétitives continuent de représenter une part importante de l’activité des cabinets. Ne cédez pas au paradoxe et prenez les devants : automatisez les missions à faible valeur ajoutée dès aujourd’hui et positionnez-vous comme le partenaire de croissance des entreprises.
Avec un cabinet moderne, vous aurez le temps et les moyens de développer votre clientèle tout en proposant des services centrés sur la stratégie financière ou la performance commerciale des entrepreneurs. Vous deviendrez alors rapidement le conseiller dont ils ne peuvent plus se passer.
1 Étude PwC reprise par le site Accountants Daily https://www.accountantsdaily.com.au/news/17-news/8188-accounting-jobs-most-at-risk-from-automation-warns-pwc