Notre guide, étape par étape, pour réaliser une mission de mandat de paiement avec Dext et Libeo

Depuis plus d’un an, les experts-comptables sont autorisés à réaliser des missions de recouvrement de créances et de mandat de paiement pour leurs clients. Ces nouveaux services répondent ainsi à la principale attente des TPE-PME : un accompagnement de proximité dans la vie quotidienne de l’entreprise (étude « Marchés de la profession comptable », CSOEC, 2020).

Mais comment réaliser concrètement ces missions ? Avec quel outil ? Dext vous propose un pas à pas simple et opérationnel pour la réalisation de la mission « mandat de paiement ».

Une nouvelle mission ouverte aux experts-comptables depuis novembre 2019

Depuis la loi Pacte, en mai 2019, et le décret n° 2019-1193 du 19 novembre 2019 les experts-comptables peuvent proposer à leurs clients une mission de mandat de paiement des dettes (mais aussi de recouvrement des créances, que nous n’aborderons pas ici). 

Cette mission peut être proposée à un client sans mission comptable préalable, mais doit rester accessoires à l'activité du cabinet. En pratique, elle doit cependant faire l'objet d'un mandat spécial, qui peut prendre la forme d'une lettre de mission.Alors, concrètement comment faire ? Nous vous proposons ce guide pratique qui vous permet de réaliser simplement et de façon totalement dématérialisée cette mission d’accompagnement.

1re étape : numérisation et comptabilisation des factures grâce à Dext

Dext permet l’automatisation de la collecte depuis de nombreuses années, avec un taux de reconnaissance de 99%. Le client du cabinet transmet ainsi ses factures fournisseurs de façon dématérialisée depuis son smartphone, son ordinateur, ou en paramétrant la récupération automatique depuis le site web du fournisseur.

La récupération automatique des factures inclut celle des données nécessaires à la suite de la mission « mandat de paiement » : montant, date, nom du fournisseur, etc. L’ensemble de ces données sont mises à disposition du cabinet pour vérification et comptabilisation.

2e étape : importation des factures dans Libeo

Depuis avril 2020, Dext propose une intégration technique avec Libeo permettant l'importation automatique des factures dans la solution de paiement. Cette intégration comprend toutes les données extraites par Dext ainsi que de la date d’échéance et le statut. 

En pratique, pour connecter Dext et Libeo, il suffit de cliquer sur le nom du partenaire depuis l’une ou l’autre des interfaces.

3e étape : éditer l’échéancier et le bon à payer

Le Conseil supérieur de l’Ordre des experts-comptables recommande en effet d’obtenir la validation expresse des paiements à effectuer en transmettant au client un échéancier et un bon à payer. 

Les états de suivi des factures proposés par Libeo permettent d’afficher rapidement toutes les informations nécessaires, et de préparer ces états en quelques clics. Plusieurs filtres permettent de personnaliser la vue selon les dates d’échéance, le montant, le fournisseur ou le statut d’avancement.

4e étape : régler les factures et restituer l’information au client

Une fois le bon à payer signé par le client, l’ordre de paiement peut être donné par le cabinet, pour le compte du client, et via son compte bancaire. On le rappelle, le décaissement de sommes directement sur les comptes du cabinet sont en effet strictement interdits. 

Il n’est d’ailleurs pas nécessaire de collecter l’ensemble des coordonnées bancaires des fournisseurs, car Libeo propose une fonctionnalité de paiement, immédiat ou programmé, sans IBAN. 

Une fois le paiement effectué, et comme à la fin de toute mission, un compte-rendu de mission, qui peut reprendre la liste des règlements effectués via l’application, peut être adressé au client. 

Attention, le Conseil supérieur de l’Ordre des experts-comptables recommande de ne pas confier au même collaborateur la saisie des écritures et d’ordre de paiement.

Pourquoi ne pas démarrer demain ?

La mission « mandat de paiement », récemment ouverte aux experts-comptables, répond à un besoin client établi. Les dernières évolutions technologiques permettent désormais de la réaliser simplement, sans changer les habitudes de transmission de factures des clients du cabinet, et de façon totalement dématérialisée. 

Alors pourquoi ne pas se lancer ?