Avec l’explosion des informations et des données dans un monde hyperconnecté et de plus en plus dématérialisé où tout s’accélère, la gestion des connaissances en entreprise devient un enjeu majeur. Les cabinets d’expertise comptable ne sont pas en reste alors que les pratiques métiers évoluent en profondeur sur le plan technologique et que les compétences se renouvellent. Voici ce que revêt ce concept et pourquoi les experts-comptables peuvent en faire un levier au service de leur stratégie et de leur organisation.
Qu’est-ce qu’un processus de gestion des connaissances ?
Parfois également appelé knowledge management, la gestion des connaissances exige de mettre en place dans l’entreprise une technique particulière étape par étape.
Gestion des connaissances ou knowledge management : définition
Ce concept consiste à transformer une information en connaissance en la stockant dans l’entreprise. L’objectif est d’enrichir la donnée de base afin de disposer d’une connaissance réutilisable et qui accroît la chaîne de valeur dans la société. Le spectre d’un processus de gestion des connaissances recouvre à la fois les procédures de travail, les compétences et les savoir-faire des salariés.
Décomposition du knowledge management : données, information et connaissance
La donnée brute peut provenir d’une mesure, d’une observation ou d’une acquisition. Elle manque encore à ce stade d’interprétation et de mise en contexte. C’est une donnée objective de ce fait.
Une fois analysées, interprétées et mises en contexte, les données brutes deviennent des informations. Une même information peut d’ailleurs résulter de plusieurs données. Prenons un exemple. Vous lisez dans la presse que le prix de l’immobilier a flambé dans le quartier X de la ville Y. Cette information provient de deux données. D’une part, le prix des appartements vendus dans ce quartier sur le dernier trimestre s’élève à 3 000 euros le m². D’autre part, les statistiques donnent un prix moyen du m² de 2 300 euros dans l’ensemble de la ville Y.
Enfin, la connaissance consiste à comprendre l’information afin de pouvoir la reproduire, l’utiliser ou capitaliser dessus.
La gestion des connaissances dans les entreprises : parallèle avec un projet de gestion des données dématérialisées
Un processus de knowledge management comporte 4 étapes principales :
- L’acquisition des connaissances correspond à l’exploitation de données formelles issues des systèmes de gestion ou de la comptabilité par exemple, mais aussi de sources externes au cabinet ou à l’entreprise.
- Stockage et archivage de la connaissance afin de pouvoir l’exploiter, la retrouver et la réutiliser.
- Diffusion de la connaissance stockée avec divers outils comme un intranet, une messagerie instantanée, une solution de gestion collaborative, etc.
- Utilisation et exploitation de la connaissance afin d’accroître la valeur d’une activité économique, prestation de service ou fabrication de produit.
Ce processus comporte donc de fortes similarités avec la dématérialisation des documents dans l’entreprise, comme la facture électronique, ainsi qu’avec la business intelligence. Dans les deux cas, vous retrouvez les mêmes étapes ou fonctionnalités que pour la gestion des connaissances.
Pourquoi la gestion des connaissances constitue-t-elle un enjeu stratégique en cabinet d’expertise comptable ?
Gérer les connaissances dans un cabinet d’expertise comptable ne se résume pas au processus documentaire, même s’il y participe. Le concept dépasse l’administration technologique des informations avec des outils informatiques adaptés. Il suppose aussi une volonté des experts-comptables d’accroître la connaissance de l’équipe au service des missions clients.
Le knowledge management favorise l’acquisition et la transmission des compétences
L’organisation du travail en cabinet exige de disposer toujours des bonnes informations techniques, comptables comme fiscales par exemple. Avec l’évolution des équipes (turnover et création de postes), c’est fréquemment que le management doit apporter de l’information et de la formation, notamment au travers de l’apprentissage. Avec un système avéré de gestion des connaissances, l’expert-comptable facilite le transfert et le partage de l’expérience et des compétences. Il s’assure aussi d’un meilleur respect des procédures et donc il accroît la qualité des services.
Un concept qui favorise les échanges collaboratifs et accroît la performance des employés
En outre, la gestion des connaissances développe le travail collaboratif au sein du cabinet. L’intelligence collective contribue également à améliorer l’information et donc les compétences des employés. C’est un moyen par exemple de transformer des connaissances tacites individuelles et non écrites en des connaissances explicites, classées et accessibles de tous. En effet, “seul on va plus vite, ensemble on va plus loin”. La valeur ajoutée apportée par le collaborateur de l’expert-comptable chez son client réside dans ses connaissances notamment. Elles renforcent ses compétences. Vous souhaitez découvrir des outils pratiques de knowledge management dans votre structure ? Consultez notre prochain article “comment gérer les connaissances en cabinet ?“.