Pourquoi et comment revoir ses process et outils de production

Premier d’une série de quatre, découvrez dans cet article des astuces et des outils concrets pour faire le premier pas dans la digitalisation de votre cabinet d’expertise comptable. Cela commence par comprendre pourquoi et comment, revoir ses process et outils de production comptable.

Nous nous sommes associés avec b-ready et Philippe Barré pour vous accompagner dans la transition digitale. Dans les prochains mois vous pourrez découvrir 4 kits pensés pour vous guider dans la digitalisation de votre cabinet - le tout téléchargeable gratuitement !

Voici dès aujourd’hui votre 1er kit :

• 1 film pour prendre conscience de la problématique 
• 1 autodiagnostic pour positionner votre cabinet 
• 1 webinaire pour présenter la méthode 
• 1 fiche technique pour mettre en oeuvre le changement

Pourquoi digitaliser mon cabinet ?

Vous n’avez pas pu passer à côté de cette information : l’arrivée progressive de la facture électronique. En effet, ce nouveau mode de fonctionnement sera désormais obligatoire à partir du 1er Janvier 2025 (et introduit dès 2023 !). Ce changement va impacter la façon dont les transactions seront effectuées et dont les documents vous seront transmis. Sans rentrer dans les détails, une des conséquences les plus importantes de la facture électronique sera bel et bien la disparition de la comptabilité traditionnelle telle qu’on la connaît et à court terme le traitement de la TVA. Ces tâches étant rayées des lettres de missions, à quel degré le chiffre d'affaires des cabinets sera impacté ? Et quid des collaborateurs ? 

Parlons peu, parlons chiffre - en moyenne, la part du chiffre d’affaires des cabinets en France se répartit de la façon suivante:

• Tenue comptable = 44%
• Révision comptable = 19%
• Gestion de paie = 14%
• Missions juridiques = 7%
• Commissariat aux comptes = 5%
• Autres = 11%

Lorsqu’on creuse un peu, on s'aperçoit que la mission de tenue comptable (allant jusqu’à la liasse fiscale) est composée à 20% de temps de collecte et à 26% de temps de saisie. C’est donc quasiment la moitié (46%) de la tenue comptable qui est amenée à disparaître ! En rapportant cette donnée à la part qu’occupe la mission de tenue comptable dans le chiffre d’affaires des cabinets, on réalise que la collecte et la saisie y représentent plus de 20% !

Aujourd’hui, c’est bel et bien 20% du chiffre d’affaires des cabinets qui est menacé avec l’arrivée de la facture électronique. C’est donc dès maintenant qu’il faut réagir et enclencher sa transition digitale. 

“Le véritable challenge de la profession comptable sur les 3 prochaines années est de trouver comment continuer à faire les missions d’avant, tout en commençant à faire des missions de maintenant.”

Philippe Barré

Nouveaux outils et nouveaux process

Mais alors comment anticiper ? Comment réussir à faire les missions “d’avant”, dites plus traditionnelles et en parallèle proposer des missions plus actuelles et qui ne seront, elles, pas remplacées d’ici 2025. 

La solution se trouve dans 2 facteurs : l’adoption de nouveaux outils et la révision des process. Les nouveaux outils vont venir effectuer ce travail de collecte et de saisie à votre place, comme prévu d’ici environ 3 ans. Ces outils vont donc vous faire gagner du temps. Un temps nécessaire à la révision des process de votre cabinet.

Ces deux éléments sont fortement liés et co-dépendants. L’intégration d’un nouvel outil aura peu de chance de succès sans la révision des processus internes et des modes de fonctionnement avec vos collaborateurs et vos clients.

Quelle démarche pour adopter de nouveaux outils ?

Gardez en tête d’inclure votre équipe lorsque vous intégrez un nouvel outil. Sans vos collaborateurs, vous prenez des risques car ils en seront les utilisateurs finaux. Il est donc essentiel qu’ils en comprennent le fonctionnement et l’objectif.

Voici quelques conseils pour intégrer un nouvel outil facilement : 

• Constituer une petite équipe de collaborateurs volontaires et sensibles aux outils digitaux.
• Mettre en place une veille et tester les meilleures solutions.
• Choisir le ou les outils. 
• Tester vos nouvelles solutions auprès d’une poignée de clients de bonnes volontés.
• Former les collaborateurs qui auront à les utiliser.
• Expliquer aux clients les bénéfices qu’ils tireront de l’outil.
• Paramétrer les outils chez les clients et les former.

Adapter mes process de production

L’intégration d’un nouvel outil nécessite une adaptation des process du cabinet afin d’en tirer le maximum de bénéfices. Mais pour les optimiser au mieux, il est essentiel d’identifier les deux grands vecteurs de gains d’efficacité, que sont : la suppression des gaspillages et la réorganisation de la chaîne de production des missions.

Par gaspillage, on entend ici une tâche réalisée sur un dossier qui n’apporte rien, ni à la qualité des comptes, ni aux clients. Évidemment, cela ne veut pas dire que les collaborateurs font mal leur travail - au contraire le gaspillage vient souvent d’une sur-qualité et de contrôles optionnels et non demandés par le client. Catégorisons ici les différents gaspillages :

• La sur-qualité 
• Les temps d’attente 
• Les gestes et travaux inutiles 
• Les défauts et erreurs sur les dossiers (ou non conformités) 
• Les transports, manutentions et communications injustifiées 
• La sur-production 
• Les stocks excessifs 

Ces différents facteurs étant maintenant clairement identifiés, il est essentiel d’en comprendre les origines pour ensuite les réduire efficacement. Nous vous invitons ici à revoir le webinaire pour en savoir plus. 

Enfin, revoyez votre chaîne de production ! De nouveaux outils plus une réduction des gaspillages vous fera économiser énormément de temps. Et cela va impacter l’activité de chacun de vos collaborateurs. Il vous faudra donc repenser la répartition des tâches au sein de l’équipe et la planification générale du cabinet. Plus concrètement, répondre à la question “qui fait quoi et quand ?”.

“L’avenir de la profession est radieux ! Non seulement nous aurons plus de temps libre, mais surtout nous aurons des missions beaucoup plus intéressantes ! Fini de réclamer le ticket de parking de 30€ qui manque, on va pouvoir conseiller les clients sur leurs investissements, recrutements, gestion de trésorerie etc.
Nous n’aurons donc plus de période fiscale et en plus, un travail 10 fois plus intéressant !”

Philippe Barré

Nous vous invitons à revoir le webinaire afin d’entendre une version plus détaillée de cet article. Vous pourrez ensuite utiliser les 2 outils qui vous sont mis à disposition gratuitement : l’autodiagnostic et la fiche technique. 

Rendez-vous le 03 Septembre prochain pour assister au second webinaire et profiter de votre 2ème kit de la digitalisation sur le thème : comment embarquer vos collaborateurs dans la digitalisation ?