Comment digitaliser votre service comptable ?
La transformation digitale des organisations touche tous les métiers d’une entreprise. La finance et les fonctions comptables ne font pas exception. Mais qu’est-ce que la digitalisation comptable ? Quels sont ses enjeux ? Par quoi commencer ? On vous dit tout.
1 : Qu’est ce que la digitalisation comptable ?
La digitalisation comptable concerne tout d’abord la dématérialisation de processus (gestion des notes de frais), documents (justificatifs) ou moyens de paiement (cartes bancaires virtuelles).
Elle est à distinguer de l’automatisation de tâches chronophages comme la saisie mensuelle ou la collecte manuelle des factures fournisseurs. Prenons l’exemple de Dext : vous faites un achat sur un site comme Amazon, notre logiciel va récupérer automatiquement la facture depuis le site marchand, sans aucune intervention manuelle de votre part. Les informations clés vont ensuite être extraites de la facture avec 99% de précision grâce à notre solution d’intelligence artificielle.
2 : Les enjeux de la digitalisation et de l’automatisation pour l’entreprise
L’impact de la transformation numérique des fonctions comptables se mesure de différentes manières. On observe généralement :
- l’éradication du papier ;
- un gain de visibilité sur les tâches achevées, en cours et à venir ;
- une organisation simplifiée ;
- la réduction des erreurs et du temps de traitement ;
- la sécurisation des données comptables ;
- la traçabilité des documents et des informations ;
- la réduction du coût de gestion administrative ;
- etc.
Ainsi les périodes clés telles la TVA, les liasses fiscales, etc. ne génèrent plus autant de stress de production.
L’automatisation fait aussi évoluer le métier de comptable. Ce dernier passe moins de temps à gérer des tâches à faible valeur ajoutée (traiter des factures, procéder aux rapprochements bancaires…) et peut ainsi se consacrer à des missions plus stratégiques comme le contrôle, la veille réglementaire ou le conseil au dirigeant. Les clients de Dext estiment épargner plus d’une heure par mois, rien que sur la gestion des factures fournisseurs.
3 : Par quoi commencer quand on veut digitaliser son service comptable ?
Nous recommandons une démarche pragmatique et holistique. Une bonne pratique consiste à commencer par des processus de gestion comptable simples à transformer :
- la gestion automatisée des notes de frais,
- la mise en place de moyens de paiement virtuels,
- la dématérialisation du processus d’achats fournisseurs...
Avant tout déploiement, faites une rapide présentation de l’outil choisi aux collaborateurs pour les engager dans la transformation. Présentez-leur les bénéfices attendus, l’impact sur l’organisation actuelle et restez à leur écoute pour rassurer les plus réfractaires au changement ou ceux qui sont les moins à l’aise avec les nouvelles technologies.
4 : Les autres fonctions que l’entreprise peut dématérialiser
Au delà de la comptabilité, d’autres processus administratifs peuvent être digitalisés à l’aide de :
- logiciels SIRH : dossier du personnel, congés et absences, suivi des temps de travail, performance, entretiens…
- solutions de paie : distribution automatisée de bulletins de paie
- outils CRM : automatisation de campagnes de prospection Marketing et commerciales
- ...
Attention toutefois à ne pas sous-estimer l’impact de l’arrivée de nouveaux outils dans votre système d’information. Veillez à la bonne communication des logiciels entre eux pour éviter les couacs techniques et des manipulations inutiles.
Il ne faut pas perdre de vue que tout processus de digitalisation puis d’automatisation de la comptabilité répond d’abord à des enjeux de performance et de productivité pour les entreprises. Avant de mettre en place des outils, il convient de réfléchir à une stratégie globale de transformation de l’organisation, d’un point de vue administratif, informatique et managérial.
Article rédigé par Joséphine Rohner
