Comment faire une note de frais ? Guide complet

Qui peut faire une note de remboursement de frais ?  

Le plus souvent, ce sont les salariés et les dirigeants d’entreprise qui sont concernés par les notes de frais par rapport à leurs déplacements, repas en extérieur, fournitures de bureau, etc. L’entreprise doit alors procéder au remboursement via la paie ou un virement direct (sans que cela soit soumis aux cotisations sociales ni à l’impôt sur le revenu).

Mais les notes de frais ne concernent pas toutes les formes d’activité ! Par exemple, les auto-entrepreneurs ne peuvent pas se faire rembourser leurs dépenses professionnelles. Leur régime fiscal repose sur un abattement forfaitaire appliqué directement à leur chiffre d’affaires, sans prise en compte des frais réels engagés.  

Et qu’en est-il des bénévoles ? Dans une association loi 1901, le remboursement des frais engagés par les bénévoles est possible sous certaines conditions. Il faut simplement veiller à ce que ces remboursements ne soient pas assimilés à un salaire déguisé. 

3 règles à respecter pour faire une note de frais

Selon le Code du travail, un salarié dispose de 3 ans pour faire valoir son droit au remboursement de ses frais professionnels. Pour qu’une dépense soit remboursée, elle doit impérativement remplir trois critères :  

1. Avoir un lien direct avec l’activité professionnelle du salarié : seules les dépenses engagées dans le cadre du travail peuvent donner lieu à un remboursement. 
2. Rester dans des limites raisonnables : sinon, elle peut être requalifiée en avantage en nature par l’administration fiscale.  
3. Être justifiée par un document officiel : une facture ou un ticket de caisse doit attester du montant et de la nature de la dépense.  

Bon à savoir : 

L’Urssaf et l’administration fiscale surveillent attentivement ces remboursements ! Les abus ou erreurs peuvent donc entraîner des redressements.  

Salariés : comment demander le remboursement des dépenses professionnelles ? 

La procédure à suivre

Vous avez avancé des frais pour votre travail et vous vous demandez comment récupérer votre argent ? Voici la méthode simple et efficace pour être remboursé rapidement : 

1. Gardez tous vos justificatifs : pensez à conserver les factures, tickets de caisse, reçus de péage ou d’hôtel. En cas de perte, une attestation sur l’honneur peut parfois suffire, mais mieux vaut éviter cette situation.  
2. Remplissez correctement votre note de frais : chaque entreprise a son propre modèle (tableau Excel, application…), mais les informations mentionnées plus haut dans cet article sont toujours obligatoires.
3. Envoyez votre demande dans les délais : certaines entreprises imposent un délai pour soumettre vos notes de frais (par exemple avant la fin du mois suivant). 
4. Recevez votre remboursement : sur votre fiche de paie, le montant est versé avec votre salaire, sans impact sur vos cotisations. Par virement direct, c’est un remboursement indépendant, directement sur votre compte bancaire.  

Existe-t-il des limites aux remboursements ?

Certaines entreprises appliquent des plafonds de remboursement selon la nature de la dépense. Par exemple :

• un montant maximal pour les repas pris au restaurant ; 
• un plafond défini pour les nuits d’hôtel ; 
• une différenciation entre les dépenses en Île-de-France et en province.

Note de frais : quels sont les délais de remboursement ?

Les délais de remboursement des notes de frais varient selon les entreprises, mais en général, les remboursements sont effectués sous 30 jours après validation de la note de frais. Certaines structures exigent un délai de validation supplémentaire, par exemple en cas d’approbation du manager ou de contrôle comptable. 

Que faire en cas de retard ? Si le remboursement tarde, nous vous conseillons de :  

• vérifier auprès du service comptable que la demande a bien été prise en compte ; 
• relancer par écrit en rappelant les délais prévus dans la politique interne ; 
• faire valoir son droit au remboursement, puisque les frais professionnels ne doivent pas être supportés par le salarié.  

Et si un justificatif est perdu ?

En principe, toute demande de remboursement doit être accompagnée d’un justificatif. Toutefois, à titre exceptionnel, si une facture a été égarée, le salarié peut rédiger une attestation sur l'honneur précisant :

• son identité et ses coordonnées ; 
• la nature et le montant de la dépense ; 
• une mention confirmant qu’il est conscient des sanctions en cas de fausse déclaration.

Entreprises : comment rembourser une note de frais ?

Quand un salarié avance des frais pour l’entreprise (déplacement, repas, hébergement, etc.), il doit être remboursé rapidement et correctement. Mais comment s’y prendre sans se compliquer la vie ? Suivez le guide !

1. Vérifier que la dépense est justifiée : avant tout remboursement, assurez-vous que la note de frais est bien conforme, c’est-à-dire que la dépense est professionnelle (pas de resto entre amis ni de plein d’essence perso), que la note de frais est complète, et que le montant respecte la politique de l’entreprise.
2. Contrôler et valider la note de frais : une fois soumise par le salarié, la note de frais doit être vérifiée (les justificatifs sont-ils bien attachés ? Le barème kilométrique est-il bien utilisé ? Respecte-t-elle les plafonds internes et les règles fiscales ?).
3. Effectuer le remboursement : vous avez le choix entre un remboursement sur la fiche de paie, par un virement direct ou via une carte pro.
4. Bien enregistrer les frais en comptabilité : chaque note de frais doit être enregistrée dans les comptes de l’entreprise (compte 625 – Déplacements et missions ou 647 – Remboursements de frais aux salariés).

Bon à savoir : 

En cas de contrôle fiscal, conservez les justificatifs pendant 6 ans !

Quel est le régime fiscal des notes de frais ?  

Côté entreprise  

Lorsque les remboursements respectent les plafonds définis par l’Urssaf, aucune cotisation sociale n’est due, que ce soit via une indemnisation au forfait ou un remboursement au réel. Par ailleurs, ces frais constituent une charge déductible du bénéfice imposable, réduisant ainsi le montant de l’impôt sur les sociétés ou de l’impôt sur le revenu selon le statut juridique de l’entreprise.  

Côté salarié  

Les sommes perçues au titre des notes de frais ne sont pas assimilées à un revenu imposable et n’ont donc pas à être déclarées (sauf en cas de dépassement des plafonds fiscaux). Si un remboursement excède les montants autorisés, l’excédent peut être requalifié en avantage en nature et intégrer l’assiette de l’impôt sur le revenu du salarié. Cela peut également avoir un impact sur le revenu fiscal de référence, utilisé pour déterminer certains droits sociaux ou fiscaux.

Quelles solutions pour simplifier la gestion des notes de frais ?

Automatiser la saisie des notes de frais

Fini les saisies manuelles ! Avec une solution comme Dext, il suffit de prendre en photo un justificatif avec son smartphone : l’outil extrait automatiquement les montants, les dates et la TVA. Résultat ? Plus de perte de tickets, moins d’erreurs et un gain de temps énorme.

Suivre ses dépenses en temps réel 

Avec un tableau Excel, on ne sait jamais vraiment où on en est… Trop de dépenses ce mois-ci ? Un remboursement en attente ? Avec un outil de gestion des notes de frais, tout est centralisé et mis à jour en temps réel. Vous savez exactement ce que vous avez dépensé et ce qui doit être remboursé.

Se connecter à son comptable en un clic 

Pourquoi s’embêter à envoyer des justificatifs par mail ou courir après son comptable ? Avec Dext, tout est accessible en ligne, en temps réel. Vous pouvez partager vos notes de frais en un clic, et si vous cherchez un expert-comptable qui travaille avec Dext, c’est encore plus simple !

Intégrer directement ses notes de frais à sa comptabilité 

Un remboursement à passer en compta ? Dext s’intègre avec les logiciels comptables pour générer automatiquement les écritures et éviter les erreurs de saisie. Plus besoin de tout faire à la main, la comptabilité devient fluide et sans prise de tête.

Pourquoi Dext est la solution idéale pour les petites entreprises ?

Que vous soyez une petite entreprise, une TPE ou une PME, Dext vous simplifie la vie : 

• Moins de paperasse : tout est automatisé et centralisé.
• Moins d’erreurs : finies les saisies manuelles, tout est scanné et classé.
• Plus de sérénité : votre comptabilité est toujours à jour et votre comptable peut récupérer les infos en un instant.
• Une compta qui roule : vous gagnez du temps pour vous concentrer sur votre activité.

Et si vous cherchez un comptable qui travaille avec Dext, on peut aussi vous aider à le trouver !