Durée de conservation des documents : tout savoir en 2025

Pourquoi respecter la durée de conservation des documents ?

Respecter la durée de conservation des documents n’est pas seulement une obligation réglementaire : c’est aussi un véritable atout pour votre entreprise. En pratique, cela vous sert à :

• Faire valoir vos droits plus facilement : rien ne vaut un document écrit pour prouver que vous êtes dans votre bon droit, surtout si vous devez justifier un accord, un versement ou une relation contractuelle.
• Montrer que vous avez respecté vos obligations : face à l’administration fiscale, à l’Urssaf ou à un partenaire commercial, pouvoir sortir une facture, un relevé ou un courrier daté peut faire toute la différence.
• Donner une “date certaine” à un paiement ou un engagement : une preuve écrite (reçu, virement, facture acquittée) permet de dater officiellement un règlement, ce qui peut être précieux en cas de litige.
• Appuyer vos arguments en cas de désaccord : parfois, vous n’avez pas de contrat signé ou de preuve formelle. Mais un échange de mails, un relevé bancaire, une télécopie ou une facture peuvent constituer ce qu’on appelle un “commencement de preuve par écrit”. C’est donc un document qui rend crédible votre version des faits.

Bon à savoir : même si un document n’a pas de valeur contractuelle, il peut renforcer votre position. C’est pourquoi il est toujours utile de conserver vos échanges écrits, surtout dans les dossiers sensibles.

Faut-il conserver ses documents plus longtemps ?

La durée de conservation des documents mentionnée correspond aux périodes minimales : ces durées couvrent les cas où vous pouvez faire valoir un droit (comme une demande de remboursement), mais aussi ceux où l'on pourrait vous adresser une réclamation, par exemple pour un paiement en retard.

Cela dit, rien ne vous empêche de les conserver plus longtemps, surtout si vous souhaitez vous prémunir en cas de litige ! En effet, la durée de conservation des documents ne couvre pas toutes les situations juridiques. Ils peuvent être prolongés en cas d’interruption ou de suspension de la prescription. 

Par exemple, lorsqu’un individu est mineur, certains délais ne débutent qu’à sa majorité. Enfin, un même document peut servir de preuve dans des contextes très variés : mieux vaut donc jouer la carte de la prudence.

Sous quelle forme conserver les documents de l’entreprise ?

Faut-il garder l’original ou une copie ?

Lors d’un litige, il arrive qu’une entreprise n’ait plus le document original à présenter. Dans ce cas, il est possible de fournir une copie à condition que celle-ci soit exacte, fidèle et durable (c’est-à-dire non modifiable). Ce sera ensuite au juge d’apprécier si cette copie est recevable comme preuve.

Bon à savoir : pour certains documents spécifiques (comme les lettres ou factures émises à l’occasion d’une vente), une copie peut suffire. Mais pour tous les autres documents pouvant être demandés par l’administration fiscale, c’est l’original qui est concerné par la durée de conservation des documents.

Support papier ou version numérique : que dit la loi ?

Maintenant que vous en savez plus sur la durée de conservation des documents, prenons le temps d’aborder la question des formats. Les documents comptables et juridiques peuvent être conservés en format papier ou électronique. Ce qui compte, c’est que :

• l’auteur du document puisse être identifié ;
• et que son contenu soit conservé de manière fiable et infalsifiable.

C’est d’ailleurs pour cette raison que le livre-journal et le livre d’inventaire peuvent être tenus de manière entièrement numérique, à condition qu’ils soient numérotés, datés et sécurisés dès leur création.

Conservation des fichiers numériques : pendant combien de temps ?

Si un document est créé ou reçu sous forme informatique, vous devez le garder au format numérique pendant au moins 3 ans, durée de conservation des documents pendant laquelle l’administration fiscale peut engager un contrôle. Ensuite, vous pouvez le stocker sur le support de votre choix (papier ou numérique), à condition de le conserver encore 3 années supplémentaires.

Comment bien organiser vos documents pour respecter les délais de conservation ?

Avoir les bons documents, c’est une chose. Pouvoir les retrouver facilement pendant toute la durée de conservation des documents, c’en est une autre ! Pour éviter de perdre un temps fou (ou de paniquer en cas de contrôle), mieux vaut mettre en place une organisation simple mais efficace : 

• Classez vos documents par catégorie (factures, contrats, paie, etc.) et par année pour un accès rapide
• Nommez clairement vos fichiers numériques avec une logique simple : Facture_Client_Mai2024.pdf, par exemple.
• Utilisez un code couleur ou un système de dossiers pour les formats papier : c’est tout bête, mais redoutablement efficace.
• Sauvegardez régulièrement vos fichiers, sur un cloud sécurisé ou un disque dur externe.
• Faites le tri une fois par mois : prenez 15 minutes pour classer les nouveaux documents et supprimer les doublons.

Quels sont les risques si vous ne respectez pas la durée de conservation des documents ?

Risques fiscaux et redressements

Si l’administration fiscale vous contrôle et que vous ne pouvez pas produire les documents demandés (factures, journaux comptables, déclarations…), elle peut considérer que vous n’avez pas respecté vos obligations concernant la durée de conservation des documents. Résultat ? Vous risquez :

• un redressement fiscal basé sur une estimation de vos recettes (souvent peu favorable) ;
• des pénalités pour défaut de comptabilité ;
• des intérêts de retard sur les montants dus.

Et dans les cas les plus graves, si elle soupçonne une dissimulation volontaire, des sanctions pénales peuvent aussi entrer en jeu.

Perte de vos droits

Sans document pour prouver une vente, un règlement ou un accord, vous pourriez perdre un droit. Par exemple :

• ne pas pouvoir réclamer un paiement ;
• ne pas pouvoir faire valoir une garantie ;
• ou encore perdre un litige, faute de preuve suffisante.

Doutes en cas de litige social ou commercial

Face à un ancien salarié, un client mécontent ou un fournisseur en désaccord, vos documents sont vos meilleurs alliés. Contrat, bulletin de paie, e-mails : tous ces éléments vous permettent de démontrer que vous avez respecté vos engagements. S’ils ont disparu, c’est votre parole contre la leur, et ce n’est pas toujours en votre faveur !

Envie d’y voir plus clair dans vos papiers ? Dext vous simplifie la vie.

Respecter la durée de conservation des documents, c’est un peu comme construire les fondations d’une maison solide : invisible au quotidien… mais indispensable quand les choses se compliquent. En respectant ces délais, vous sécurisez votre activité, vous évitez les mauvaises surprises en cas de contrôle, et vous vous donnez les moyens d’agir en toute sérénité.

Mais on le sait : quand on est une petite entreprise, on a rarement le temps (ou l’envie) de jongler avec les papiers, les classeurs, les sauvegardes. C’est pourquoi Dext a décidé de s’adresser directement aux TPE et aux PME dès 2025, avec une ambition simple : vous donner les clés pour mieux piloter votre activité, tout en valorisant votre rôle auprès de votre expert-comptable.

Que vous gériez déjà votre compta ou que vous commenciez à mettre de l’ordre dans vos documents, Dext vous accompagne pas à pas. Et si demain, c’était vous qui recommandiez à votre comptable un outil taillé pour les pros comme vous ?