Facture fournisseur : définition, obligations et suivi

Gérer ses factures fournisseurs, c’est bien plus qu’un simple impératif administratif : c’est une question de trésorerie, d’organisation et de relation avec vos partenaires commerciaux. Une facture mal suivie ? Et voilà des retards de paiement, des pénalités ou même des tensions avec vos fournisseurs. Dans ce guide, nous allons donc vous expliquer tout ce qu’il faut savoir sur la facture fournisseur. Et si vous en avez assez des saisies manuelles et des documents éparpillés, découvrez comment la digitalisation peut transformer votre gestion comptable. C’est parti ! 

Une facture fournisseur, c’est quoi exactement ?

Une facture fournisseur, c’est tout simplement la preuve écrite qu’une entreprise a acheté un bien ou un service à un prestataire ou un fournisseur. C’est un document essentiel en comptabilité puisqu’il indique :  

• Qui vend ? (nom, adresse, numéro SIREN du fournisseur)  
• Qui achète ? (coordonnées de l’entreprise cliente)  
• Ce qui a été acheté (produits ou services, quantités, prix unitaire…)  
• Les conditions de paiement (montant total, TVA, échéance, pénalités en cas de retard)  

Quelle différence avec une facture client ?

La différence entre une facture fournisseur et une facture client réside simplement dans le point de vue adopté. Si vous recevez une facture pour un achat réalisé, il s’agit d’une facture fournisseur. En revanche, si vous en émettez une pour facturer un client, on parle alors de facture client !

Également, la gestion d’une facture fournisseur suit un processus précis et spécifique :  

• Vérification : comparaison avec les bons de commande pour s’assurer que la facture correspond bien aux achats réalisés.  
• Validation : approbation par les services concernés avant autorisation de paiement.  
• Comptabilisation : enregistrement dans la comptabilité fournisseurs pour assurer un suivi financier rigoureux.  

Est-il obligatoire d'émettre une facture fournisseur ?

En matière de facturation, la règle est claire : tout achat de biens ou de services entre professionnels doit être justifié par une facture. C’est une obligation légale, imposée aussi bien aux fournisseurs qu’aux clients. Mais dans quels cas cette obligation s’applique-t-elle réellement ?

Dès qu’une entreprise vend un produit ou réalise une prestation pour un autre professionnel, elle doit obligatoirement émettre une facture. Ce document sert de preuve comptable, fiscale et juridique. Il garantit la transparence des échanges et permet de déclarer correctement la TVA.

Si vous vendez à un particulier, la facture fournisseur n’est pas systématiquement obligatoire, sauf exceptions :

• pour certains secteurs réglementés (hôtellerie, transport, travaux immobiliers, etc.) ; 
• si le client en fait la demande ; 
• pour toute vente d’un montant supérieur à 25 € TTC (notamment dans l’artisanat).

Même si un fournisseur n’a pas émis de facture, une entreprise doit pouvoir justifier ses achats. Sans facture, impossible de déduire la TVA ou de comptabiliser correctement une dépense. Résultat : une irrégularité qui peut poser problème en cas de contrôle fiscal !

Pourquoi est-il indispensable de bien gérer ses factures d’achat ?

Protéger sa trésorerie et éviter les frais inutiles

Un paiement mal géré, et c’est la double peine : des pénalités de retard qui alourdissent la facture et des tensions avec les fournisseurs. En gardant un œil sur vos échéances, vous évitez ces frais superflus et maintenez une trésorerie en bonne santé. Mieux encore, payer dans les temps peut même vous permettre de négocier des remises et des conditions plus avantageuses.

Automatiser pour gagner du temps et éviter les erreurs

Finies les saisies manuelles et les pertes de documents ! L’automatisation des factures fournisseurs permet un suivi centralisé, une meilleure traçabilité et une réduction des erreurs. Résultat : moins de temps passé à gérer les relances et plus de fluidité dans les opérations comptables. C’est aussi un atout pour simplifier les audits et avoir une comptabilité à jour.

Sécuriser les relations avec les fournisseurs et éviter les blocages

Des paiements en retard ou mal suivis, et c’est toute la chaîne d’approvisionnement qui peut en pâtir. Une facture fournisseur bien gérée, c’est un fournisseur payé dans les délais, donc une relation commerciale fiable et durable. Comme mentionné plus haut, vous pouvez ainsi négocier des conditions plus souples et assurer la continuité des livraisons sans mauvaise surprise.

Piloter son activité et optimiser ses coûts

Lorsque vos factures sont bien gérées, votre vision des dépenses devient plus claire. Vous repérez les postes où économiser, vous négociez de meilleurs tarifs et vous ajustez votre stratégie financière en fonction de vos besoins réels. En bref, vous pilotez votre activité avec précision et intelligence !

Optimisez le traitement de vos factures fournisseurs en 5 étapes

1. Réception de la facture  

La première étape consiste à recevoir la facture d’achat ou du fournisseur. Elle peut vous sembler anodine, mais elle doit tout de même être bien gérée pour limiter les pertes ou les retards de traitement. Nous vous conseillons alors de centraliser toutes les entrées de factures et de mettre en place un suivi efficace.  

Chaque fournisseur ayant ses propres habitudes, il est important d’anticiper les différents modes de réception :  

• format papier envoyé par courrier postal ; 
• version numérique, qui peut être reçue par e-mail sous forme de PDF, sur une plateforme dédiée ou encore sous format de données informatisées.  

2. Comptabilisation de la facture fournisseur  

Une fois la facture fournisseur reçue, elle doit être enregistrée en comptabilité avant d’être vérifiée. Plus cette étape est réalisée rapidement, plus le suivi comptable et financier sera fluide ! Cet enregistrement vous permet de garder une trace claire des transactions. Mais rassurez-vous : en cas d’oubli ou de problème de réception, vous pouvez demander un duplicata pour ne pas retarder le traitement.  

Que faire si un désaccord survient ou que la facture est contestée ? Vous devrez tout de même l’avoir comptabilisée avant de réclamer une facture d’avoir auprès du fournisseur.  

Dans la comptabilité générale, l’enregistrement des factures fournisseurs repose généralement sur trois écritures comptables :  

1. débit du compte de charge pour le montant HT correspondant à l’achat de biens ou services ; 
2. débit du compte de TVA déductible pour la TVA appliquée ; 
3. crédit du compte fournisseur pour le montant TTC à régler.  

Bon à savoir : n’oubliez pas d’enregistrer vos données en comptabilité analytique si vous suivez vos coûts par activité ou centre de profit !

3. Vérification et validation de la facture fournisseur

Dès que la facture fournisseur est enregistrée, il faut ensuite réaliser plusieurs contrôles avant d’autoriser son paiement. Vous devez être sûr que le document est conforme aux obligations légales et aux conditions commerciales convenues avec votre fournisseur.  

Pour cela, la facture fournisseur doit contenir un certain nombre d’informations obligatoires, notamment :  

• date d’émission et numéro de facture ; 
• informations du fournisseur (nom, adresse, numéro SIREN, RCS, forme juridique, etc.) ; 
• coordonnées de l’acheteur (nom, adresse officielle, numéro de TVA) ; 
• numéros d’identification fiscale des deux parties ; 
• numéro du bon de commande (si existant) ; 
• date de livraison ou de réalisation du service ; 
• détail des biens et services fournis (quantité, prix unitaire, éventuelles remises, taux de TVA) ; 
• échéance de paiement ; 
• pénalités applicables en cas de retard.  

4. Régler la facture fournisseur

Une fois la facture fournisseur validée, il est temps de procéder au paiement, toujours dans le respect des délais convenus. Car oui, tout retard peut entraîner des pénalités, des frais supplémentaires, voire des sanctions administratives ! À noter que si des intérêts de retard sont appliqués, ils devront aussi être correctement enregistrés en comptabilité.

L’entreprise doit également comptabiliser le règlement en débitant le compte fournisseur du montant TTC et en créditant le compte bancaire correspondant. Que faire en cas d’anomalie ? Il convient de mettre la facture fournisseur en attente jusqu’à l’émission d’un avoir partiel ou total par le fournisseur.

5. Classer et archiver la facture

Nous arrivons à la dernière étape : archiver la facture d’achat pour une bonne gestion comptable. Vous serez aussi reconnaissant d’avoir bien archivé tous vos documents en cas de contrôle ou de litige avec le fournisseur ! Alors, comment classer efficacement ses factures fournisseurs ? Voici quelques astuces : 

• Classement par fournisseur : regrouper les factures par prestataire permet un suivi rapide des transactions avec un même partenaire.
• Classement chronologique : organiser les factures par date facilite la consultation et l’analyse des dépenses sur une période donnée.
• Classement par nature de dépense : catégoriser les factures selon leur type (achats de marchandises, prestations de services, charges fixes…) pour un meilleur suivi analytique.

Bon à savoir : en France, les factures doivent être conservées pendant 10 ans, que ce soit sous format papier ou numérique.

Découvrez un exemple de facture fournisseur

Pour mieux comprendre la structure d’une facture fournisseur, voici un exemple concret d’un document qui respecte toutes les obligations légales et comptables. Vous y retrouverez toutes les informations essentielles, comme les coordonnées des parties, le détail des produits achetés, le montant total avec TVA et les modalités de paiement.  

Ce modèle peut vous servir de référence pour vérifier vos propres factures ou optimiser votre gestion comptable !