La gestion des flux transforme la relation expert-comptable/client
La digitalisation du processus de collecte des pièces comptables est indispensable pour permettre aux cabinets d'expertise comptable de s'orienter vers le cabinet du futur. Avec elle, la gestion des flux s'accélère et modifie la relation client en profondeur.
Conséquence de la digitalisation des processus, soit le ratio clients / collaborateur augmente, soit le collaborateur dispose de plus de temps à consacrer au client.
Seules conditions pour réussir : bien planifier le changement et ne pas sous-estimer le temps passé à la collecte des données et aux relances des clients.
L'expert-comptable au cœur des flux, thème du dernier congrès de l'Ordre des experts-comptables en est l'illustration. Témoignage.
Améliorer la rentabilité des dossiers pour se consacrer à son client
Le marché de la tenue comptable au sein des cabinets d'expertise comptable ne semble pas prêt de disparaître comme le montre l'étude réalisée par le magazine La Profession Comptable, en partenariat avec Receipt Bank. De plus en plus de TPE font appel aux experts-comptables pour se décharger de ces tâches de tenue comptable. Ce n'est pas une surprise.
Ce qui peut sembler plus surprenant, est le fait que 83% des cabinets interrogés ne connaissent pas le temps nécessaire à la récupération des pièces d'achat et aux différentes relances. Et pour le temps d'archivage, le chiffrage du temps passé par les collaborateurs diminue même à 10%.
Avec la digitalisation des processus, ces travaux chronophages ne sont plus qu'un lointain souvenir à condition de ne pas transformer la boîte mail du cabinet en boîte à chaussures. Ils permettent alors de dégager du temps pour le changement. Ce temps est indispensable pour planifier l'avenir de son cabinet d'expertise comptable et proposer des services différents.
La planification du changement est aussi importante que le changement lui-même.
Remplacer les travaux les plus chronophages par du temps à consacrer aux clients
Gagner du temps dans la collecte et l'archivage des pièces comptables ne signifie pas facturer moins. Bien au contraire. « Le temps gagné à l'intérieur du forfait facturé au client doit permettre de proposer plus de relationnel, plus d'échanges avec les clients » estime Rachel Masliah, associée du cabinet Biznessens.
Pour elle, « la digitalisation n'est qu'un outil dont le seul objectif est de faire gagner du temps à la fois à l'expert-comptable et à son client ».
Ainsi, avec un outil comme Receipt Bank, même ses « clients les mieux organisés gagnent du temps dans la recherche d'informations ». Le fait que l'expert-comptable soit capable de répondre rapidement à leurs questions comptables, sans perdre de temps en recherches fastidieuses « achèvera de les convaincre de l'intérêt d'un outil d'automatisation de la tenue comptable ». La « quasi-totalité des clients » de son cabinet utilisent désormais Receipt Bank directement.
Convaincre son client de l'intérêt des autres missions du cabinet
L'expert-comptable au cœur des flux décrit le professionnel qui collecte les informations et les restitue régulièrement pour le compte de son client.
En effet, en se rapprochant du temps réel et avec une mise à jour mensuelle de la comptabilité, il devient possible de détecter plus rapidement les nouvelles missions ou de se concentrer sur le prévisionnel.
Mais la vente de prévisionnels et la création de tableaux de bord ne se fait pas du jour au lendemain. De nombreux clients n'en comprenant pas l'intérêt peuvent refuser ce type de missions.
« C'est donc à l'expert-comptable de convaincre son client de l'intérêt de ces missions différentes de la tenue comptable. Si au début de la mission, l'expert-comptable appelle son client pour faire le point avec quelques chiffres bien choisis, le mois suivant ou le trimestre suivant, c'est le client intéressé qui appelle l'expert-comptable pour les obtenir » témoigne encore Rachel Masliah.
Cette manière de montrer l'intérêt de la mission au client « permet peu à peu de la formaliser et de facturer des choses plus intéressantes ». Et c'est « un vrai vecteur de différenciation du cabinet dans sa relation avec ses clients ».
Aujourd'hui, les missions du cabinet vont vers des restitutions régulières aux clients, prévisionnels, situations, organisation administrative, ressources humaines… Les clients se développent et avec eux, les missions du cabinet évoluent.
