Obligation, délai, conservation : que dit la loi sur les factures en France ?
Pour être conforme, une facture doit répondre à un certain nombre de règles et obligations. En effet, la facturation joue un rôle crucial dans les transactions commerciales. De nombreux textes législatifs précisent les mentions obligatoires, les délais de paiement autorisés, ainsi que les périodes de conservation requises. Ils établissent aussi les pénalités applicables en cas de non-respect de ces directives. Découvrez notre guide complet concernant la loi sur les factures !
La loi sur les factures : une législation complexe
La législation régissant les factures est complexe et inclut plusieurs éléments importants. Parmi les règles essentielles, il est stipulé que chaque transaction commerciale doit être documentée par une facture, avec l’obligation d’ajouter des mentions obligatoires pour vos factures (notamment l'identification du vendeur et de l'acheteur, le détail et le montant des produits ou services échangés).
La tendance actuelle favorise la facture électronique, qui devient obligatoire pour certaines catégories d'entreprises selon un calendrier qui dépend de leur taille, les plus grandes étant soumises en premier à cette exigence.
En cas de non-conformité à la loi sur les factures, des sanctions sont appliquées. Elles peuvent aller de fins administratives à des actions en justice, avec des amendes proportionnelles à la gravité de la faute.
Obligation de facturation : que dit la loi sur les factures ?
Facturation entre professionnels
Lors d'une transaction entre deux professionnels, il est impératif de faire une facture en deux exemplaires. La facture doit être émise au moment de la livraison pour les contrats de vente de marchandises, ou à la fin de la prestation de services, avec l'acheteur ayant l'obligation de la demander.
Facturation d’un professionnel à un particulier
Pour les ventes de marchandises à des particuliers, l'émission d'une facture est requise uniquement dans les situations suivantes :
- sur demande du client ;
- pour les ventes à distance ;
- pour les livraisons intracommunautaires exemptées de TVA.
Dans les autres cas, un ticket de caisse est généralement fourni au client. Pour les ventes sur internet, la facture doit clairement mentionner les informations relatives au droit de rétractation, ainsi que les garanties légales et contractuelles.
À savoir que pour les services fournis à des particuliers, la création d'une note est obligatoire lorsque :
- le prix excède 25 € TTC ;
- le client en fait la demande ;
- pour certains travaux immobiliers.
Réglementation des systèmes de caisse
Les professionnels utilisant un système de caisse pour enregistrer les paiements doivent s'assurer que leur logiciel ou système est certifié conforme par un organisme accrédité. En cas de non-conformité sur la loi des factures, ils risquent une amende de 7 500 € par logiciel et doivent se mettre en conformité dans un délai de 60 jours.
La facturation électronique est-elle rendue obligatoire par la loi ?
Vous avez probablement entendu parler de la facturation électronique obligatoire en 2024. Toutefois, cette mesure a été repoussée au 1er septembre 2026 pour permettre aux entreprises françaises de s’adapter dans de bonnes conditions.
Ainsi, l'obligation pour les entreprises établies en France d'émettre et de recevoir des factures électroniques s'appliquera progressivement à partir de 2026 pour les grandes entreprises et les ETI. L’obligation sera généralisée à toutes les entreprises en 2027.
Vous avez ainsi le temps de choisir votre plateforme de dématérialisation et votre logiciel de facturation pour garantir le respect des nouvelles règles à venir ! Un point très important puisque le non-respect de ces obligations vous exposerait à des pénalités financières pouvant aller jusqu'à 15 € par facture non-conforme, avec un plafond annuel de 15 000 €. Des amendes similaires sont prévues pour les manquements à la transmission de données.
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Délai de paiement : que dit la loi sur les factures ?
Délai légal pour le paiement des factures
Le délai légal pour le paiement des factures est fixé par le Code de commerce et le Code de la commande publique. En règle générale, ce délai est de 30 jours suivant la réception des produits ou la prestation de service.
Toutefois, il est possible d'étendre ce délai à 60 jours dès la date d'émission de la facture ou à 45 jours fin de mois, sous réserve d'un accord mutuel et d'une mention explicite dans le contrat.
Des durées spécifiques peuvent être appliquées pour certains types de produits ou services, comme des délais de 90 jours pour certaines transactions saisonnières.
La loi sur les factures a instauré ces délais pour assurer une bonne fluidité des transactions financières et prévenir les retards de paiement qui pourraient affecter l'économie.
Pénalités en cas de retard de paiement
Les pénalités pour retard de paiement sont régies par la loi sur les factures afin de décourager les retards et de sauvegarder les droits des créanciers.
Dès le premier jour de retard après la date de paiement convenue, le débiteur encourt des pénalités de retard et doit verser une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
Ces pénalités sont calculées sur la base d'un taux minimum équivalent à 3 fois le taux d'intérêt légal, sans limitation maximale. Leur application est systématique dans les transactions entre professionnels, sauf lorsqu'un consommateur est impliqué.
Voici les points clés à retenir concernant les pénalités :
- le taux d'intérêt et les modalités des pénalités doivent être spécifiés dans les conditions générales de vente (CGV) et sur les factures ;
- une indemnité forfaitaire de 40 € au minimum est imposée pour tout professionnel accusant un retard de paiement ;
- ces pénalités sont également applicables aux factures périodiques ;
- il est formellement interdit de réclamer des pénalités de retard à des clients non professionnels ;
- les créanciers peuvent exiger le paiement de ces pénalités dès le premier jour de retard.
Litiges liés aux factures : quelles règles ?
Contester une facture
Pour contester une facture, il faut commencer par contacter l'émetteur pour exposer les motifs de la contestation. En cas de désaccord persistant, la loi sur les factures impose de rédiger et d’envoyer une lettre de contestation par courrier recommandé, incluant le numéro et la date de la facture, les motifs de contestation, et une copie de la facture concernée.
Il est conseillé d'agir rapidement après la réception de la facture.
Recours en cas de non-paiement
Si vous êtes confronté à un non-paiement, nous conseillons de débuter par une approche amiable, c’est-à-dire en relançant le débiteur ou en lui envoyant une mise en demeure. La médiation est aussi une option envisageable.
Pour les créances inférieures à 5 000 €, la procédure simplifiée de recouvrement permet d'obtenir un titre exécutoire rapidement via un commissaire de justice. Pour les montants supérieurs, les recours incluent l'injonction de payer et l'intervention d'un huissier.
Médiation en cas de litige
La médiation implique l’intervention d’un médiateur neutre. Elle peut aider à résoudre les différends sans recourir aux tribunaux. Depuis le 1er janvier 2016, la législation exige que les professionnels proposent cette option de résolution amiable avant d'entamer des procédures judiciaires.
La médiation permet aux deux parties de collaborer pour atteindre un accord, qui sera formalisé par un document contractuel si un consensus est atteint. Si la médiation échoue, les options judiciaires restent disponibles.
Quelle législation sur la conservation des factures ?
Durée de conservation des factures
La durée de conservation des factures dépend de la nature des documents et des exigences légales. La loi sur les factures impose les règles ci-dessous :
- Pour les entreprises : selon le Code de commerce, les factures doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la date de la dernière opération comptable (Article L123-22). Cette exigence concerne les factures d'achat et de vente, ainsi que les bons de commande et de livraison.
- Pour les particuliers : le délai de conservation fiscale recommandé est de 6 ans. Les particuliers ont la possibilité de numériser les factures papier dès leur réception et de les conserver en format numérique jusqu'à l'expiration de ce délai.
- Factures électroniques : elles doivent être gardées dans leur format original pendant 3 ans. Passé ce délai, elles peuvent être archivées en format papier si désiré.
À savoir qu’il est crucial que le contenu des factures et les documents associés restent inchangés pendant toute la période de conservation.
Méthodes d'archivage des factures
La loi sur les factures autorise différentes options pour l'archivage, selon leur format :
- Archivage papier : la méthode traditionnelle consiste à ranger les factures papier dans des classeurs ou dossiers. Cette solution offre un accès facile bien qu'elle nécessite un espace de stockage important.
- Archivage numérique : les factures électroniques peuvent être stockées sur des supports numériques comme des disques durs ou des serveurs. L'archivage dans le cloud est également une option, offrant davantage de flexibilité et de sécurité.
- Archivage dématérialisé : cette approche implique la numérisation des factures papier pour une conservation en format électronique, combinant les avantages du numérique tout en économisant de l'espace physique.
L'archivage doit assurer la lisibilité, l'intégrité et l'authenticité des factures, en accord avec l'article 289 du Code Général des Impôts. De plus, la loi sur les factures impose de conserver les documents en France, avec immédiate accessibilité en cas de demande de l'administration.
