Micro-entreprise, TPE et PME : comment choisir son logiciel de comptabilité ?
Vous êtes auto-entrepreneur ou patron de TPE - PME ? Vous venez de créer votre entreprise et croulez déjà sous les tâches administratives ? Il y a fort à parier que vous ayez besoin d’un logiciel comptable performant.
De plus, se doter du bon logiciel comptable est indispensable pour répondre aux enjeux actuels et futurs comme le télétravail ou encore l’arrivée de la facture électronique à horizon 2023-2025.
Le problème ? Il existe une multitude d’offres. Alors, comment faire le tri et choisir le meilleur logiciel de gestion comptable et financière pour votre entreprise ? Pas de panique, vous êtes au bon endroit et on vous explique tout dans notre article !
Les facteurs à prendre en compte dans le choix d’un logiciel
L’accessibilité
Le premier facteur à prendre en compte est l’accessibilité. Vous avez deux options : les logiciels en ligne (SaaS, software as a service) et les logiciels hors ligne (SaaP, software as a product).
Les logiciels SaaS ont l’avantage d’être accessibles partout et tout le temps, à condition d’avoir une connexion internet. Le deuxième avantage est que vous n’aurez rien à installer ni aucune mise à jour à faire. Vous n’aurez pas non plus de frais de sauvegarde ou de maintenance à prévoir. Troisième avantage : connecter votre progiciel comptable avec un autre logiciel SaaS sera un jeu d’enfant.
Une application mobile est aussi très utile si vous êtes régulièrement en déplacement ou en télétravail. Elle dispose des mêmes fonctionnalités que la version desktop et vous garantit une gestion de la comptabilité comme si vous étiez au bureau.
La sécurité des données
Les données comptables sont extrêmement sensibles. Pour être sûr que vos données soient protégées, voici quelques conseils.
Premièrement, assurez-vous que le logiciel requiert une authentification à 2 facteurs, c’est-à-dire qu’il nécessite deux preuves d’identité distinctes. Ensuite, vérifiez que l’adresse url commence par https : ce protocole de sécurité vous protège d’un éventuel piratage. Enfin, demandez à l’entreprise comment elle stocke ses données, pendant combien de temps et avec quelles mesures de sécurité.
La sécurité des données passe également par le respect du RGPD (le règlement général sur la protection des données) : il repose sur 7 principes qui visent à protéger les données personnelles récoltées et traitées.
L’évolution des fonctionnalités
Ne faites pas l’erreur d’un grand nombre de petites et moyennes entreprises qui choisissent leur logiciel comptable sans anticiper l’évolution de leurs activités.
Acheter une solution de gestion représente un investissement. Si vous choisissez un progiciel de gestion simplifié, vous devrez migrer vos données vers un nouveau logiciel et ce n’est pas sans risque. Préférez une solution qui offre des fonctionnalités avancées. Il se pourrait bien que vous en ayez besoin un jour. Optez pour une solution comptable en constante évolution, ainsi vous éviterez l’obsolescence un an plus tard.
Des fonctionnalités qui répondent à vos besoins spécifiques : simplicité d’utilisation et gain de temps
Avant de regarder les fonctionnalités qu’offrent les logiciels comptables, soyez au clair avec vos besoins. En tant que chefs d’entreprise vous recherchez un logiciel facile d’utilisation ? Vous souhaitez avant tout gagner du temps ? Tour d’horizon sur les fonctionnalités qui répondent à vos besoins.
Une interface utilisateur simple d’utilisation
L’utilisation du logiciel doit être simplifiée et l’interface utilisateur, soignée et épurée. Elle doit vous permettre de repérer rapidement les fonctions intégrées qui automatiseront votre saisie comptable. La navigation doit être facile pour vous permettre de vous concentrer sur les tâches importantes et les accomplir rapidement. Que ce soit pour vous, votre expert-comptable ou vos employés, la courbe d’apprentissage doit être rapide sans engager de frais de formation logiciel.
L’automatisation de vos tâches récurrentes
L’automatisation permet de gagner un temps précieux : automatiser la collecte et la saisie des factures récurrentes et des notes de frais, effectuer des relances, envoyer des rappels de paiement et des avis de retard, transformer les données des reçus en transactions, générer des états financiers (bilans comptables, comptes de résultat et tableaux de trésorerie). S’il est compatible avec votre banque, le rapprochement bancaire peut aussi faciliter le paiement de vos factures et le suivi de votre trésorerie. Grâce à la synchronisation, vous pourrez également convertir vos devis en factures. Et ce, en quelques clics !
Impôts et fiscalité
Votre logiciel de gestion comptable doit vous permettre de répondre à vos obligations fiscales. En termes de fonctionnalités, il doit effectuer le calcul automatique de l’impôt. Il doit aussi proposer des taux d’imposition multiples. Il doit vous permettre de faire vos déclarations fiscales. Enfin, il doit vous aider à générer des tableaux de bord fiscaux. Votre expert-comptable doit également avoir accès à ces données et aux fichiers nécessaires.
Intégration d’autres logiciels
Le logiciel doit s’intégrer aux programmes et aux services que vous utilisez déjà pour partager les données en temps réel et éviter les saisies multiples. Les plus courants sont les systèmes de point de vente, le traitement des paiements, la gestion des stocks, les outils de pilotage des projets, ou encore la gestion des ressources (ERP) ou de la relation client (CRM).
Nos conseils avant de vous lancer
Prix et coûts cachés
Le prix varie en fonction des caractéristiques et des fonctionnalités du logiciel de gestion. Préférez une offre qui inclut les frais de maintenance, d’utilisation multiple et d’assistance. Certains fournisseurs peuvent facturer l’assistance ou les mises à jour. Un prix inférieur au marché peut cacher des coûts liés aux « add-ons » (les extensions de programme informatique) ou nécessiter des frais de maintenance non inclus dans l’offre initiale.
Évaluer le service client et l’assistance téléphonique
Indispensable et souvent oubliée : l’assistance après-vente. Ne négligez pas cette étape car vous aurez forcément besoin d’aide un jour et vous serez bloqué, sans assistance. D’autant plus que tout votre investissement ainsi que vos efforts pour choisir le meilleur logiciel seront gaspillés. Pour vérifier la qualité de l’assistance, postez un message ou contactez directement l’assistance téléphonique. Le temps de réponse et la qualité de la réponse vous donneront des indices sur la qualité du service après-vente. Vous pouvez également consulter les avis d’utilisateurs. Ce sont souvent de bons indicateurs.
Faire un essai gratuit
Lorsque vous aurez réduit votre short-list à 2 ou 3 logiciels, demandez un essai gratuit. La solution de gestion que vous convoitez doit offrir une version d’essai. Elle vous donnera un aperçu du fonctionnement du programme. Elle vous permettra aussi de tester les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gagner du temps.
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Pour conclure, voici 3 raisons qui montrent l’importance de choisir le bon logiciel de comptabilité. Premièrement, vous gagnerez un temps précieux. Ensuite, vous pourrez vous concentrer à 100% sur la croissance de votre entreprise. Et enfin, vous réduirez considérablement le nombre d’erreurs manuelles ou d’oublis.
Article rédigé par Pauline Chapel.
