Quel document comptable conserver et pour combien de temps ?

En entreprise, la comptabilité ne s’arrête pas à la saisie des factures ou à l’envoi des bilans. Derrière chaque ligne comptable, il y a des documents bien réels… qu’il faut garder soigneusement. Parce qu’en cas de contrôle, de litige ou même pour votre propre suivi, chaque document peut devenir une pièce clé. Mais quel document comptable conserver et pendant combien de temps ? Sous quelle forme ? Et qui est responsable de tout ça dans l’entreprise ? Faisons le point ensemble dans cet article !

Petit rappel : qu’est-ce qu’un document comptable ?

Avant de plonger dans les règles de conservation, reprenons les bases. Un document comptable, c’est tout simplement un document qui permet de suivre, enregistrer ou justifier une opération financière dans la vie de votre entreprise. 

Il joue un rôle central dans la tenue de votre comptabilité : il sert aussi bien à piloter votre activité qu’à prouver votre bonne foi en cas de contrôle fiscal ou social. Ce sont les fondations de votre comptabilité. Sans eux, impossible de justifier vos chiffres ni de respecter vos obligations légales !

Quelle différence entre document comptable et pièce justificative ?

C’est une question qu’on se pose souvent, et à juste titre ! La distinction est simple, mais importante :

• Le document comptable est un enregistrement que vous créez pour structurer votre comptabilité (comme une ligne dans un journal, un bilan ou un compte de résultat).
• La pièce justificative, elle, est un élément externe qui prouve qu’une opération a bien eu lieu (comme une facture, un reçu, un contrat ou un avis de virement).

En résumé : la pièce justificative sert de base au document comptable, et l’un ne va pas sans l’autre. Pour chaque écriture dans vos livres, il doit toujours y avoir une preuve tangible afin de conserver un document comptable soigneusement.

Quels sont les documents comptables à conserver obligatoirement ?

Les journaux comptables (journal, grand livre, livre d’inventaire)

Premier document comptable à conserver : les journaux comptables, des piliers de votre comptabilité. Ils permettent de reconstituer toute votre comptabilité si besoin. En cas de contrôle fiscal ou d’expertise judiciaire, c’est votre meilleure preuve de bonne gestion ! 

On retrouve ainsi : 

• le journal comptable qui enregistre toutes les écritures ;
• le grand livre qui les regroupe par compte ;
• le livre d’inventaire (même s’il est devenu facultatif pour certaines structures) qui donne une vue d’ensemble du patrimoine de l’entreprise.

Durée de conservation : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe)

Deuxième document comptable à conserver, ce sont les comptes annuels. En effet, chaque année, votre entreprise établit ses comptes annuels pour dresser un état de santé financier. Ce sont les documents que vous déposez au greffe du tribunal de commerce si vous êtes en société. Ils sont également à conserver pendant 10 ans. 

Durée de conservation : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Bon à savoir : pensez à garder la version signée du représentant légal, pas seulement la version téléversée au format PDF.

Les factures clients et fournisseurs

Les factures émises et reçues sont des pièces justificatives essentielles : elles prouvent la réalité de vos achats et ventes. Elles sont aussi la base des déclarations de TVA. Petite astuce pour conserver ces documents comptables : rangez-les bien par année et par numéro. En cas de contrôle, vous éviterez ainsi bien des sueurs froides.

Durée de conservation : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Les relevés bancaires et documents financiers

Autre document comptable à conserver : tout ce qui relève des relevés de compte, bordereaux de remise de chèque, ordres de virement, etc. En clair, ce sont tous les justificatifs liés aux flux financiers. Même si votre banque garde des archives, vous êtes le seul responsable de vos documents. Pensez à les télécharger régulièrement !

Durée de conservation : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Les documents de paie et charges sociales

On retrouve ici les bulletins de salaire, déclarations sociales, DUCS, URSSAF, DSN, etc. En cas de litige prud’homal, ces documents sont très importants, surtout si vous avez des salariés depuis longtemps.

Durée de conservation : pendant 5 ans minimum ici, mais mieux vaut jouer la sécurité et les garder 10 ans.

Les documents fiscaux (liasses, déclarations, avis d’imposition)

Toutes vos déclarations fiscales (TVA, IS, CVAE, CFE, etc.) et les liasses fiscales sont des documents comptables à conserver précieusement. Le délai est ici de 6 ans, qui est celui de reprise de l’administration fiscale. Passé ce délai, un contrôle sur ces périodes est, en principe, prescrit.

Durée de conservation : 6 ans, mais les délais sont portés à 10 ans si l’administration découvre une activité non déclarée ou hors cadre légal (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite).

Les documents liés aux immobilisations

Les factures d’achat de matériel durable, les amortissements, les relevés d’actifs doivent être gardés tout au long de la durée de vie du bien. Il faut conserver ce document comptable 10 ans après la sortie de l’actif du patrimoine. Oui, ça peut faire beaucoup d’années ! Mais c’est indispensable pour justifier la valeur nette comptable ou une cession d’actif.

Durée de conservation : 10 ans après la sortie de l’actif du patrimoine

Les contrats, baux et autres engagements

Dans les derniers documents comptables à conserver, on retrouve tous les contrats commerciaux, baux professionnels, contrats de prêt ou de location financière, même s’ils ne relèvent pas directement de la comptabilité. En cas de contentieux, c’est votre garantie.

Durée de conservation : 5 ans minimum (selon la nature du contrat)

Qui est responsable de la conservation des documents comptables dans une entreprise ?

Dans une entreprise, il y a souvent un responsable désigné pour conserver chaque document comptable comme il faut, et surtout pendant la durée légale. Concrètement, c’est le chef d’entreprise (ou le représentant légal de la société) qui porte cette responsabilité. C’est à lui (ou à elle) que revient la charge de garantir la bonne tenue des documents comptables, leur accessibilité en cas de contrôle et leur archivage pendant les délais requis.

Si vous déléguez votre comptabilité à un expert-comptable ou à un cabinet externe, la responsabilité finale reste la vôtre. Ces professionnels peuvent vous aider à bien classer, numériser ou archiver vos documents, mais en cas de problème (comme un contrôle fiscal), c’est toujours l’entreprise qui doit être en mesure de produire les pièces demandées !

Petit conseil : 

Même si vous utilisez un logiciel comptable ou un outil de gestion, pensez à vérifier régulièrement que les sauvegardes sont bien faites, que les documents sont horodatés et que vous pouvez y accéder facilement si besoin. 

Focus : quel document comptable conserver en cas de cessation d’activité ?

Vous arrêtez votre activité, vous fermez votre entreprise ou vous changez de statut juridique ? Ce n’est pas parce que la page se tourne que vous pouvez faire table rase de votre comptabilité ! Même après une cessation d’activité, certaines obligations vous obligent à conserver des documents comptables pendant plusieurs années encore.

En effet, en cas de contrôle fiscal ou social, vous devrez encore être en mesure de produire vos documents comptables, même si votre entreprise est radiée. La loi ne fait pas d’exception : vous restez responsable de leur conservation pendant toute la durée légale prévue.

Voici les documents comptables à conserver impérativement :

• Journaux comptables, grand livre, inventaire : 10 ans à partir de la clôture du dernier exercice.
• Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) : 10 ans également.
• Pièces justificatives (factures, bons de commande, etc.) : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
• Documents fiscaux (TVA, IS, déclarations diverses) : 6 ans.
• Documents sociaux et RH (bulletins de paie, déclarations sociales…) : entre 5 et 10 ans selon le type.

Petit conseil : 

Pensez à désigner une personne ou une structure pour archiver et conserver ces documents, surtout si vous n’aurez plus d’adresse professionnelle ou de stockage prévu. L’administration peut vous demander ces éléments à tout moment dans les délais légaux.

Quelles sont les obligations légales en matière d’archivage comptable ?

Que vous soyez entrepreneur individuel, dirigeant de TPE/PME ou responsable administratif, vous avez donc l’obligation légale de conserver vos documents comptables pendant une durée bien définie. 

Voici les principales règles d’archivage à respecter pour être en conformité :

• Assurer la lisibilité et l’intégrité des documents archivés : que ce soit au format papier ou numérique, vos documents doivent rester accessibles, lisibles et complets pendant toute la durée légale.
• Respecter les formats imposés en cas de dématérialisation : si vous optez pour un archivage numérique, le système utilisé doit garantir la traçabilité, l’inviolabilité et la consultation rapide des documents (PDF A, horodatage, signature électronique, etc.).
• Archivage dès la clôture de l’exercice comptable : les délais de conservation démarrent à compter de la clôture de l’exercice ou de la date d’émission du document.
• Sécuriser vos archives contre les risques de perte ou de détérioration : incendie, vol, panne informatique… vous devez pouvoir assurer une sauvegarde fiable, surtout en cas de contrôle de l’administration fiscale ou sociale.

Quels sont les risques en cas de perte ou de non-conservation des documents comptables ?

Conserver ses documents comptables n’est pas une option, c’est une obligation légale. Et si vous ne respectez pas les délais ou que certains documents viennent à manquer, les conséquences peuvent vite devenir très sérieuses.

Si l’administration fiscale ou l’Urssaf vous contrôle et que vous n’êtes pas en mesure de présenter les pièces demandées (factures, livres comptables, bulletins de paie, etc.), cela peut être interprété comme un défaut de comptabilité ou une volonté de dissimulation. 

Vous risquez alors :

• un redressement fiscal sur les montants concernés (avec reconstitution de chiffre d’affaires, par exemple) ;
• des majorations et intérêts de retard ;
• voire des sanctions pénales en cas de soupçon de fraude.

En cas de litige commercial ou social, si vous ne pouvez pas produire un document (contrat, facture, relevé bancaire...), cela peut aussi jouer en votre défaveur devant les tribunaux. Sans preuve, il est plus difficile de défendre vos droits !

Bon à savoir : la perte de documents suite à un incendie, un vol ou un bug informatique ne vous exonère pas forcément. C’est pourquoi il est conseillé de numériser vos pièces comptables et de prévoir une sauvegarde sécurisée, pour éviter les mauvaises surprises.

Dext, votre partenaire pour conserver chaque document comptable

Conserver ses documents comptables, ce n’est pas seulement une contrainte administrative : c’est un vrai gage de sérénité. Savoir où retrouver rapidement une facture, un contrat ou un bulletin de paie peut faire toute la différence.

Mais entre les obligations légales, les durées de conservation variables et les formats à respecter, il est parfois difficile de s’y retrouver… surtout quand on est une petite structure, avec peu de temps à consacrer à la paperasse !

C’est justement là que des outils comme Dext prennent tout leur sens. En 2025, Dext se tourne directement vers vous, dirigeants de TPE et petites entreprises, pour vous permettre de reprendre la main sur vos documents comptables, les organiser facilement, les retrouver en quelques clics… et pourquoi pas devenir ambassadeur de cette solution auprès de votre expert-comptable.

Parce que la comptabilité, ce n’est pas qu’une affaire de chiffres : c’est aussi une question de méthode, de bon sens… et d’outils bien pensés. Et si 2025 était le moment parfait pour passer à la vitesse supérieure ? Parlez de nous à votre comptable !