Remettre l’humain au coeur de la transition digitale du cabinet
Peur de la déshumanisation, collaborateurs « remplacés » par des machines... la transition digitale en entreprise suscite bien des craintes. Et s’il suffisait de changer notre regard sur la digitalisation ?
Pour réussir, le tournant digital du cabinet doit être perçu positivement par toutes ses parties prenantes - expert-comptable, collaborateur et client - en tenant compte des ambitions et préoccupations de chacun. Comment les faire converger grâce à la digitalisation ?
Un changement quel qu’il soit suscite toujours une réaction qui peut être positive, négative ou neutre. L’arrivée d’un concurrent sur le marché, la mise en place d’un nouvel outil peuvent être perçues comme une menace ou comme une opportunité. Cette perception va conditionner nos comportements : agir pour la réussite du changement, réagir parce qu’on n’a pas d’autre choix... ou procrastiner.
Pour réussir, un projet d’adoption des nouveaux outils doit replacer au coeur du cabinet son trio gagnant : expert-comptable, collaborateur, client. Il doit être positif pour tous, en prenant en compte leurs différents objectifs et surtout réactions face au changement.
L’expert-comptable : conquête, conseil, confort
Imaginons un expert-comptable dont l’objectif principal est de développer le cabinet en attirant de nouveaux clients. S’il est sceptique ou indifférent au changement, il ne voudra pas perdre de temps à se former sur une nouvelle solution. S’il est enthousiaste, il verra l’opportunité de passer moins de temps sur des tâches chronophages. Il en profitera alors pour différencier son offre et se concentrer sur l’accueil de nouveaux clients. Le gain de temps généré par la digitalisation de la tenue peut aussi servir d’autres objectifs, comme le développement de prestations innovantes ou un meilleur confort de travail. À condition, là encore, que l’expert-comptable soit réceptif.
Le collaborateur : salaire, compétences, qualité de vie...
Prenons à présent le cas d’un collaborateur qui veut une hausse de salaire. Comment la transition digitale du cabinet peut-elle le servir ? Tout dépend du regard qu’il porte sur les nouvelles technologies. S’il est méfiant, il en concluera qu’une solution d’automatisation de la tenue lui fera perdre ses heures supplémentaires. A contrario, s’il voit le « verre à moitié plein », il comprendra qu’il pourra être mieux payé en gérant plus de dossiers clients sans passer plus de temps au bureau.
Un collaborateur qui souhaite travailler moins tard le soir pourra peut-être craindre de perdre son emploi. Mais il pourra également se réjouir de pouvoir partir plus tôt parce que le temps de tenue a été réduit de moitié.
Quoi qu’il en soit, vous gagnerez à identifier un collaborateur moteur de la digitalisation au sein du cabinet. « Ce collaborateur a réussi à convertir les autres en travaillant par l’exemple, en montrant le temps qu’il avait gagné », expliqueMatthieu Vialay, du cabinet Vialay Associés.
Le client : simplicité, conseil, conformité…
Communiquer positivement sur la transition digitale du cabinet s’avérera plus compliqué avec les clients historiques que les nouveaux clients. Si vous demandez à vos clients actuels de changer la façon dont ils vous transmettent leurs factures, vous rencontrerez la réticence de certains mais serez peut-être surpris par la réaction des autres. Selon une étude de Receipt Bank, 50 % des clients attendent que le cabinet prenne le virage numérique. 20 % sont réfractaires et 30 % ont besoin d’accompagnement et d’explications. Matthieu Vialay a digitalisé son cabinet en 2015 : « J’ai automatisé mes processus pour gagner du temps mais aussi pour donner une image digitale de mon cabinet à mes clients. Il y avait une forte demande à ce niveau-là, donc ce changement a globalement été très bien accueilli ».
C’est l’occasion d’en démontrer tous les bienfaits au niveau de la simplicité de l’outil proposé (application mobile intuitive par exemple). Mais également de mettre en avant la qualité du service offert (plus de conseil, moins de relance) et du respect des exigences réglementaires (fiabilité accrue des données, conformité).
Concilier des objectifs éloignés
La transition digitale permet de répondre aux aspirations de chacun au sein du cabinet. Mais est-il possible de faire converger des souhaits en apparence contradictoires ? Par exemple, un expert-comptable en quête de croissance et un collaborateur qui veut travailler moins ? Oui : grâce à la tenue automatisée, vous pouvez gérer plus de dossiers en moins de temps. Vous générez donc des revenus supplémentaires sans passer plus d’heures au bureau.
De même, la digitalisation permet de contourner le refus de certains clients de « jouer le jeu » en numérisant les factures. Vous pourrez toujours digitaliser les pièces en cabinet et gagner un temps précieux sur la tenue grâce à la saisie automatique des données.
Communiquer
Dans tous les cas, la réussite d’un changement repose sur 3 étapes-clés. Veillez tout d’abord à à identifier les différents profils dans le cabinet, à comprendre vos propres motivations et incertitudes tout en observant votre entourage. Ensuite, exprimez clairement vos objectifs personnels et soyez à l’écoute de ceux des autres. Essayez d’accepter les aspirations de chacun, sans jugement. C’est ainsi que vous réussirez à accorder les envies, même celles qui paraissent éloignées. Enfin, positionnez-vous comme le moteur du projet (si besoin, en vous libérant du temps). Vous pouvez également identifier en interne un référent chargé de mener la transition numérique du cabinet jusqu’au bout en y engageant toutes les parties prenantes.
