Tenue comptable : les bonnes pratiques des cabinets
La collecte des données comptables et leur saisie sont les deux parties du processus de traitement comptable les plus chronophages.
À eux seuls, ils peuvent représenter plus de la moitié du temps passé sur un dossier.
Conscients de la nécessité d'adapter leur organisation, les cabinets d'expertise comptable sont de plus en plus nombreux à souhaiter s'orienter vers la digitalisation.
L'objectif de la démarche est de réinventer la tenue comptable pour la transformer en opportunité pour le cabinet.
Rentabiliser la tenue comptable via l'optimisation des processus doit permettre d'améliorer son offre de services ainsi que la valeur ajoutée perçue par les clients.
Retour sur les bonnes pratiques des cabinets d'expertise comptable grâce à l'étude intitulée « Quelles pratiques en matière de tenue comptable en 2019 » réalisée par le magazine La Profession Comptable, en partenariat avec Receipt Bank.
L'imputation automatique des factures d'achat et de vente : principal axe de progrès
Les pratiques des cabinets d'expertise comptable en matière de récupération des pièces justificatives et d'automatisation de la saisie ne sont pas identiques.
Ainsi, si 83% des cabinets interrogés collectent automatiquement les données bancaires pour plus de 80% de leurs dossiers. Ces chiffres tombent à 21 et 27% dès que l'on parle des factures d'achat et de vente.
Parallèlement, 62% des cabinets récupèrent encore l'essentiel des documents comptables au format papier. L'utilisation d'une application mobile, d'un outil de scannérisation ou de l'e-mail semblent rester à la marge au sein des cabinets interrogés.
C'est pourtant un enjeu majeur pour rentabiliser la tenue comptable et renouer avec la valeur ajoutée perçue par le client.
Car les nouveaux outils et nouveaux processus qui « inondent l'univers des cabinets et évoluent rapidement apportent souvent réactivité et modernité dans les processus de collecte et de traitement des pièces comptables » précise Stéphane Raynaud, directeur de la publication La Profession Comptable.
Ils doivent permettre d'améliorer la performance du cabinet et d'apporter plus de valeur au client.
Enfin, ces nouveaux outils sont aussi le principal axe de progrès à moyen terme. Ils doivent permettre aux cabinets de rester compétitifs et d'innover pour leur avenir.
Optimiser l'organisation du cabinet : un enjeu majeur aujourd'hui
Parmi les bonnes pratiques les plus souvent rencontrées au sein des cabinets d'expertise comptable interrogés, se trouvent l'imputation automatique des factures d'achat et de vente mais également l'archivage sécurisé pour le compte du client.
Ces bonnes pratiques nécessitent une réorganisation des processus de collecte et de saisie des pièces comptables rendue indispensable par les évolutions technologiques et les exigences des clients.
La collecte des pièces comptables se fera alors idéalement grâce aux moyens suivants :
- utilisation d'une application mobile
- outil de scannérisation avec un archivage sécurisé conforme au RGPD
- via des imports des données des factures de vente.
Mais avant de commencer, le cabinet doit prendre conscience du temps passé à la récupération des pièces comptables, aux relances régulières des clients et à la saisie comptable elle-même. Ces temps ne sont pas toujours connus avec précision dans tous les cabinets.
Ensuite, il s'agira de convaincre les collaborateurs et les clients de l'intérêt de l'utilisation de ces nouveaux outils. Il faudra faire preuve de pédagogie et en les accompagnant dans ces changements. L'expérience prouve que c'est possible pour près de 80% des clients.
Pour y parvenir, le cabinet d'expertise comptable doit « agir pour :
- mieux connaître les temps consacrés aux différentes tâches ;
- proposer ces nouveaux services digitaux aux clients ;
- organiser les processus de récupération des pièces comptables ».
L'utilisation d'un coffre-fort numérique, conforme au RGPD, pour sécuriser les données numériques des clients redonnera de la valeur ajoutée à l'offre de services du cabinet. Il faudra cependant savoir la marketer et la proposer aux clients.
Ce n'est qu'à ces conditions que « la tenue comptable pourra renaître sous une autre forme et devenir un véritable potentiel à exploiter par les cabinets ».
À vous de jouer !
