Choisir les bons outils digitaux pour votre cabinet est un challenge en soi, mais ce n’est qu’un premier pas vers la digitalisation de votre entreprise. Après avoir sélectionné l’outil qui vous convient, il faudra surmonter la réticence à l’intégration d’une nouvelle solution. Pour vous aider à y parvenir, voici quelques conseils à garder à l’esprit…
Le rôle de l’expert-comptable
Bien que les avantages potentiels de l’intégration d’un nouvel outil soient clairs, la perspective d’adopter une nouvelle solution peut être intimidante. Le processus d’intégrer l’outil de votre choix dans votre cabinet ne consiste pas simplement à le présenter à l’équipe. L’une des plus grandes inquiétudes des collaborateurs est la crainte de voir leur poste remplacé par l’automatisation de la saisie ; l’adoption d’une nouvelle solution implique donc également de répondre aux craintes de vos collaborateurs.
Lors de l’intégration d’un nouvel outil digital, le premier obstacle que les experts-comptables doivent surmonter sont leurs propres inquiétudes. Récemment, au cours d’un de nos webinaires, l’expert-comptable Steeven Pariente a souligné le fait qu’il a dû personnellement surmonter sa propre réticence à remettre en question l’ensemble de l’organisation de son cabinet. Sachant que les nouvelles technologies comptables sont souvent conçues pour simplifier toute une série de processus, de la récupération de pièces à la production de bilans, il a souligné l’importance d’être prêt à investir le temps, et l’argent, pour intégrer le bon outil.
Il est tout aussi important que les experts-comptables acceptent les conséquences inévitables de l’intégration du nouvel outil. Aucune intégration ne se fera sans certaines difficultés ; peut-être qu’au cours des premiers jours, votre équipe aura du mal à trouver certains documents, ou que certains clients seront difficiles à convaincre, il y aura toujours certains défis. Mais l’aspect le plus important est l’état d’esprit des utilisateurs visés. Pour s’assurer que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, il incombe à l’expert-comptable de prendre en considération les besoins et les aspirations de chaque membre de l’équipe et d’être capable d’expliquer clairement comment la nouvelle solution les aidera à atteindre de nouveaux objectifs.
Un des facteurs importants de la résistance au changement, et tout à fait naturel, est l’inconnue. Pour y faire face, une solution efficace consiste en la préparation d’un “business case” : identifiez les différents challenges que rencontre votre cabinet et quantifiez chaque tâche qui y est associée. En chiffrant le temps passé et l’argent rapporté par chaque action, vous serez à même de comparer les bénéfices que peut apporter un nouvel outil avec vos processus habituels. Une fois les avantages potentiels exposés de manière concrète, l’ensemble de votre équipe abordera alors le projet dans un état d’esprit constructif et vous éliminez un des freins majeurs du changement qu’est la peur de l’inconnue.
Accompagnez vos collaborateurs
Du côté des collaborateurs, ils ont eux aussi leurs propres réserves légitimes lorsqu’il s’agit d’intégrer un nouvel outil. Les cabinets d’expertise comptable utilisent souvent les mêmes outils pendant des années et ne changent de technologie que lorsqu’ils prennent du retard sur la concurrence ou décident de modifier leur modèle économique. Pour cette raison, les collaborateurs craignent souvent une certaine perte de confort et d’habitudes de travail, notamment parce qu’ils n’ont souvent pas été formés à l’utilisation des outils digitaux. Il est important que les experts-comptables jouent un rôle de premier plan dans la promotion de la nouvelle solution.
Ils ont besoin d’un pilote dans l’avion, quelqu’un qui a pris le temps de faire des recherches sur l’outil et de comprendre ses fonctionnalités à 100%. C’est là que rentre en jeu le référent digital : sa fonction est de déployer le nouvel outil en passant par la phase de test à celle d’explication aux collaborateurs. Ces derniers ont besoin de quelqu’un dans l’équipe qui soit prêt à passer le temps nécessaire pour leur expliquer comment l’outil fonctionne pour chaque processus et, peut-être le plus important, en quoi il est plus efficace que les processus habituels. Il convient d’insister sur la différence tangible que l’automatisation de la saisie des données apportera à leur vie quotidienne au travail, ou sur la manière dont la gestion des tâches à l’aide d’un système de gestion interne permettra d’équilibrer la charge de travail. Expliquer les avantages futurs qu’offrent les outils digitaux, comme les formations supplémentaires et le développement personnel, sont autant d’éléments que vous pouvez mettre en avant afin de rendre vos collaborateurs plus enclins au changement.
Choisir les bons outils
Si vous êtes à la recherche du bon outil qui contribuera au développement de votre cabinet, un bon point de départ consiste à déterminer les besoins et les aspirations, tant de votre cabinet que des membres de votre équipe. Organisez une réunion ou réalisez un simple sondage pour connaître les difficultés que vos employés rencontrent au quotidien et la façon dont ils envisagent qu’un outil pourrait les résoudre. En impliquant votre équipe dès le départ, vous serez non seulement en mesure d’évaluer les outils en fonction de leurs fonctionnalités, mais votre équipe abordera également l’intégration de l’outil choisi dans un état d’esprit plus positif.
Ces dernières années, le marché des outils comptables s’est développé à pas de géant. Notre outil, Dext Prepare, aide aujourd’hui plus d’un million d’experts-comptables, de collaborateurs et leurs clients à simplifier la tenue comptable en leur offrant un moyen de récupérer les données des reçus d’achat en prenant des photos de leurs reçus et factures à partir de notre application mobile. Un autre outil que nous vous conseillons est MyCompanyFiles – il vous permet de fluidifier les échanges avec vos clients en créant votre propre intranet et application mobile afin de centraliser chaque document sur une même plateforme. L’interconnectivité entre les outils digitaux est aussi un facteur déterminant à considérer lorsque vous recherchez la bonne solution pour votre cabinet. Dext se connecte avec MyCompanyFiles, ainsi qu’avec de nombreux autres outils, de sorte que vous puissiez créer votre boîte à outils interconnectée qui automatise autant que possible vos processus.
Aujourd’hui, le succès de votre cabinet dépend de l’adoption des bons outils digitaux. De nombreux cabinets commencent à tirer parti de l’interconnexion des outils les plus récents en créant leur propre boîte à outils numériques qui leur permet d’automatiser au maximum leurs processus et de consacrer plus de temps à offrir à leurs clients des services à valeur ajoutée. Ayant désormais compris comment appréhender la résistance au changement, une seule question demeure : votre cabinet dispose-t-il des outils nécessaires pour répondre aux besoins futurs de vos clients tout en atteignant les objectifs de votre cabinet ?