Archivage de la facture électronique et sécurité : comment ça marche ?
Pour bénéficier de l’appellation de facture électronique, le document doit suivre un parcours électronique de sa conception à son stockage. Voyons si archivage de la facture électronique et sécurité font bon ménage. Pourquoi est-ce un réel progrès pour les entreprises ? Pourquoi ce mode de conservation constitue-t-il un processus fiable ? Comment l’administration française analyse-t-elle sa conformité avec le RGPD ? On vous explique tout dans cet article.
1 – Les avantages immédiats de la facture archivée électroniquement
Retrouver une facture électronique archivée en quelques clics, sans bouger de son bureau constitue un progrès indéniable. Regardons pourquoi vous allez apprécier l’archivage de la facture électronique.
1.1 – L’absence de papier, un avantage significatif
Classer le papier, l’archiver, le chercher sans y parvenir, c’est arrivé à tous. N’oublions pas que vous contribuez aussi à égarer les factures papier. C’est le cas quand vous ressortez une pièce comptable de sa boîte d’archive au sous-sol et que vous omettez de la ranger ensuite.
Avec la facture électronique, le stockage permet une conservation simple et sans failles. Vous ne craignez plus de perdre le document ! Le retrouver dans la base de données informatisée constitue un jeu d’enfant. En outre, sa conservation vous est garantie sur la durée. Avec l’archivage électronique, vous n’êtes jamais confronté à une facture devenue illisible avec le temps.
1.2 – Un stockage sécurisé car non physique
Le Cloud stocke vos factures électroniques pendant une durée minimale de 6 ans conformément à la réglementation fiscale française. Vous ne risquez pas ainsi d’égarer des boîtes d’archives papier par exemple.
Selon l’article L102 C du LPF (livre des procédures fiscales), le prestataire choisi doit obligatoirement disposer de serveurs de stockage situés soit :
- sur le territoire français ;
- dans un État membre de l’Union européenne ;
- dans un pays lié à la France par une convention prévoyant une assistance mutuelle du même type que celle en vigueur en Europe ;
- dans un pays ayant signé une convention autorisant un accès en ligne immédiat afin de télécharger et d’utiliser les données.
2 – Archivage de la facture électronique : une sécurité renforcée
Archivage de la facture électronique rime aussi avec sécurité pour l’entreprise. Examinons comment ce mode de stockage procure plus de sérénité si vous prenez soin de gérer sérieusement les accès. Même au regard du RGPD, regardons pourquoi la facture électronique respecte bien les principes de confidentialité.
2.1 – Un archivage moins risqué face aux aléas et accidents
Devoir expliquer lors d’un contrôle fiscal, que certaines factures ont disparu dans un dégât des eaux au sous-sol de l’immeuble ou dans un incendie, n’est jamais très confortable. De même, vous évitez le risque de perte ou de vol de documents. Le prestataire qui héberge vos factures électroniques vous garantit un stockage durable et sécurisé.
2.2 – Risque de piratage des données archivées : comment s’en prémunir ?
Aucun système informatique n’est à l’abri de tentatives de piratage. Chaque entreprise doit s’attacher à définir une politique stricte de gestion des accès et des mots de passe. Cet enjeu devient crucial vu toutes les applications hébergées sur le Cloud en mode Saas.
Prenez en compte cet élément de sécurisation lorsque vous choisissez votre plateforme responsable de la gestion de vos factures électroniques. Elle doit présenter des procédures claires et fiables pour réduire au maximum le risque de piratage.
2.3 – Pourquoi l’archivage de la facture électronique respecte-t-il le RGPD ?
Le RGPD (règlement général sur la protection des données en Europe) est un règlement européen destiné à renforcer le contrôle par les citoyens de l’utilisation des données qui les concernent. L’objectif est d’unifier les règles européennes en cadrant le fonctionnement pour tous les professionnels qui sont amenés à manipuler des données personnelles.
Vous craignez pour la protection des données personnelles avec la facture électronique ? Pour les particuliers, le système d’e-reporting vous ôte le doute. En effet les informations B to C transmises à l’administration fiscale ne sont ni individualisées, ni nominatives.
Pour l’e-invoicing, donc la facturation entre entreprises françaises, les éléments communiqués à l’administration fiscale correspondent à ceux qui figurent déjà sur les factures papier ou dématérialisées. Enfin, les plateformes de dématérialisation sont soumises au secret professionnel. Elles doivent obtenir un agrément valable 3 ans à condition notamment de respecter le RGPD.
L’archivage de la facture électronique signifie donc plus de sécurité dans la conservation de vos documents. Vous facilitez aussi le travail de ceux qui ont besoin de consulter les pièces comptables archivées. Ne négligez pas toutefois de gérer méticuleusement les accès à la plateforme que vous avez choisie.