Qu'est-ce qu'une note de frais et comment fonctionne-t-elle ?

La comptabilisation des notes de frais permet de suivre les dépenses professionnelles des salariés et leur remboursement par l’entreprise. Elle est encadrée par un grand nombre de règles comptables, juridiques et fiscales. Comment traiter une note de frais ? Quelles sont les règles à respecter ? Quel est le risque en cas de non-respect de ces règles ? On fait le point dans cet article.

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Que comporte une note de frais ? 

La note de frais est un document essentiel dans la gestion des dépenses d'une entreprise. Elle permet aux salariés de se faire rembourser les frais engagés dans le cadre de leur activité professionnelle. Cette pratique vise à garantir que les employés ne supportent pas personnellement les dépenses liées à leur travail. 

Une note de frais comprend plusieurs éléments importants pour assurer sa validité et son traitement efficace. Tout d'abord, elle doit contenir : 

• Informations du salarié : la note de frais commence généralement par les coordonnées du salarié, y compris son nom, son numéro d'identification ou son numéro d'employé, ainsi que son département ou service.
• Date et période : cet élément précise la période à laquelle les dépenses ont été effectuées, généralement sur une base mensuelle ou hebdomadaire.
• Description des dépenses : chaque dépense est détaillée, incluant le motif de la dépense, la date à laquelle elle a été engagée, le montant dépensé et le mode de paiement utilisé (espèces, carte bancaire, etc.).
• Types de dépenses : les dépenses peuvent être classées en différentes catégories telles que les frais de déplacement, les frais de repas, les frais d'hébergement, les frais de communication, etc.
• Justificatifs : les justificatifs originaux, tels que les factures, les tickets de caisse ou les reçus, doivent être joints à la note de frais pour prouver l'authenticité et la légitimité des dépenses.
• Signature : la note de frais doit être signée par le salarié pour attester de l'exactitude des informations fournies et pour confirmer qu'il est responsable des dépenses engagées.

Dans le cas des avances sur frais, il faut ajouter une partie à la note de frais indique le solde restant de l'avance sur frais après déduction des dépenses engagées. Si le montant des dépenses est inférieur à l'avance sur frais accordée, le solde est remboursable à l'employeur.

Les dépenses compatibles aux notes de frais

Les dépenses éligibles aux notes de frais sont variées et englobent un large éventail de frais professionnels que les employés peuvent rencontrer dans l'exercice de leurs fonctions. Voici une liste détaillée des principales dépenses compatibles aux notes de frais :

• Les frais de transport en commun : les tickets de métro, de train, de bus ou de tramway utilisés pour les déplacements professionnels.
• Les frais de carburant : pour les déplacements en voiture personnelle, les employés peuvent se faire rembourser les frais liés à l'essence ou au diesel.
• Les frais de location de véhicule : si l'entreprise requiert un véhicule de location pour un déplacement professionnel, ces frais peuvent être inclus dans la note de frais.
• Les frais de taxi ou de VTC : pour les déplacements professionnels nécessitant un service de transport individuel.
• Les frais de repas : que ce soit lors de déjeuners d'affaires, de voyages professionnels ou de réunions de travail, les repas peuvent être inclus dans la note de frais.
• Les frais de collations : les dépenses pour des boissons, des snacks ou des repas légers lors de déplacements professionnels sont également éligibles.
• Les frais d'hôtel : pour les voyages d'affaires nécessitant une nuitée à l'hôtel, les frais d'hébergement peuvent être inclus dans la note de frais.
• Les frais d'hébergement chez un particulier : dans le cas où l'employé séjourne chez un particulier lors d'un déplacement professionnel, les frais peuvent être remboursés.
• Les frais de communication : les dépenses liées aux appels téléphoniques professionnels, aux connexions Internet ou aux frais de fax peuvent être inclus.
• Les frais de matériel professionnel : l'achat de fournitures de bureau ou d'équipements nécessaires à l'exercice des fonctions professionnelles peut être remboursé.
• Les frais divers : les dépenses imprévues ou spécifiques liées à une activité professionnelle peuvent être incluses dans la note de frais, sous réserve de justification.

Le traitement des notes de frais

Chaque dépense nécessite un enregistrement comptable et la note de frais en fait partie. La première chose à faire est donc de comptabiliser la note de frais dans le journal des achats ou dans celui des opérations diverses. 

Une fois la note de frais enregistrée, il faut débiter ce que l’on appelle le « compte de charge » (classe 6) en fonction de la nature des frais engagés. Voici les 3 comptes les plus couramment utilisés : 

• Pour les déplacements professionnels, vous devrez imputer le compte 6251
• Les dépenses engagées au titre d’un hébergement seront comptabilisées dans le compte 6256
• Et vous pourrez utiliser le compte 6257 pour enregistrer les frais de repas

Lorsque vous aurez comptabilisé votre notre de frais sur le compte de charge correspondant au type de dépense, penchez-vous sur la TVA. Elle peut être déduite de certains frais remboursés. Si c’est le cas, inscrivez le montant hors taxe dans le compte de TVA déductible (44566).

Pour finir, créditez le compte 421 du salarié qui correspond à la catégorie « Personnel - rémunérations dues ». L’enregistrement d’une note de frais nécessite un minimum de connaissances en comptabilité et en fiscalité. Ne prenez pas le risque de faire une erreur qui pourrait vous coûter cher. Utilisez un logiciel pour expert comptable adapté et faites appel à un expert-comptable pour sécuriser cette opération.

Comment s'opère le remboursement des notes de frais ? 

Le processus de remboursement des notes de frais est une étape cruciale tant pour les salariés que pour l'entreprise. Pour commencer, les salariés collectent tous les justificatifs de dépenses liés à leurs activités professionnelles, comme les factures, les tickets de caisse ou les reçus. Ils remplissent ensuite une note de frais, généralement sous forme électronique ou papier, en y détaillant chaque dépense avec le montant, la date, le motif et le mode de paiement utilisé. Les politiques de l'entreprise définissent les règles spécifiques entourant les notes de frais, y compris les limites de montant par catégorie de dépenses et les procédures de validation.

Une fois soumises, les notes de frais sont examinées par le service compétent de l'entreprise, souvent le service des ressources humaines ou le service financier. Les dépenses sont vérifiées pour s'assurer qu'elles respectent les politiques de l'entreprise et sont conformes aux règles fiscales en vigueur. Tout manquement aux politiques de l'entreprise ou toute anomalie dans les dépenses peut nécessiter un retour vers le salarié pour des explications supplémentaires ou des corrections.

Dès que les notes de frais sont validées, les montants sont enregistrés dans le système de gestion financière de l'entreprise pour traitement. Les salariés peuvent être remboursés de différentes manières, selon les pratiques de l'entreprise. Cela peut inclure un remboursement direct sur leur compte bancaire, un versement sur leur carte prépayée d'entreprise ou l'émission d'un chèque. Les délais de remboursement varient d'une entreprise à l'autre, mais il est généralement attendu que les salariés reçoivent leur remboursement dans un délai raisonnable après la soumission de leur note de frais.
Enfin, l'entreprise conserve des archives de toutes les notes de frais soumises et des remboursements effectués à des fins de reporting et de conformité. Ces données peuvent être utilisées pour analyser les tendances de dépenses, identifier les domaines de gaspillage potentiel et informer les futures politiques de l'entreprise en matière de notes de frais.

Note de frais : les règles à respecter

Une note de frais en bonne et due forme doit contenir les mentions suivantes : la date, le nom et prénom du salarié, l’adresse de l’entreprise, la date et la nature de la dépense, le montant en précisant la TVA et pour finir, la signature de l’employeur et du salarié.

Il existe deux types de remboursement : frais réels ou forfait. Le remboursement des frais réels consiste à rembourser la somme exacte dépensée. Pour justifier la dépense, une facture doit obligatoirement être fournie. Le remboursement forfaitaire, quant à lui, se caractérise par le versement d’un montant identique, chaque mois, pour couvrir les dépenses du collaborateur (indemnités kilométriques, par exemple). Il s’applique généralement aux populations nomades comme les managers ou les commerciaux.

Chaque note de frais doit obligatoirement être accompagnée d’un justificatif, sauf si les remboursements se font sur la base d’une indemnité forfaitaire. Toutes les mentions doivent figurer sur la note de frais pour qu’elle soit valide. Une note de frais incomplète ou sans justificatif ne pourra pas être remboursée.

Le risque en cas de non-respect des règles

Voici les 5 principaux motifs de redressement fiscal en ce qui concerne la gestion des notes de frais : 

1. L’absence de justificatif conforme pour le remboursement des frais au réel 
2. Le non-respect des plafonds d’exonération de charges sociales pour l’indemnisation forfaitaire
3. Ne pas choisir le bon mode d’indemnisation
4. Incohérence et dépassement des montants pris en charge 
5. Le non-paiement des cotisations

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter les taux et barèmes applicables aux notes de frais. C’est également la mission de l'expert-comptable de prendre en charge cet aspect de votre gestion d’entreprise pour vous permettre de gagner du temps et surtout d’éviter les erreurs !

Comment se prémunir contre les erreurs et les oublis ?

Contrairement aux avantages en nature, les frais professionnels ne constituent pas une dépense imposable et sont exonérés de charges sociales. Pourquoi c’est important ? Parce que l’URSSAF (organisme en charge du recouvrement des cotisations sociales) est régulièrement chargé de contrôler l’exactitude des notes de frais et s’assure qu’aucune fraude n’a été commise. Les frais professionnels sont la cause de 36% des redressements de l’administration fiscale.

Sauf que chaque année, 30% des salariés renoncent au remboursement de leurs frais car ils ont perdu leurs justificatifs. Dans ce cas, il existe des alternatives (demander un duplicata, présenter un relevé bancaire, rédiger une attestation sur l’honneur...) mais ces solutions sont soumises à condition et ne réduisent malheureusement pas à néant le risque d’être sanctionné. 

Autrement, vous pouvez décider d’appliquer la politique de la tolérance zéro qui consiste à ne rembourser aucune note de frais sans justificatif. Plus radicale et parfois frustrante pour le salarié de bonne foi, cette option est néanmoins la plus simple à mettre en œuvre et la plus sécurisante face à un risque de redressement fiscal. 

Mais pour éviter tous ces tracas et lutter contre le fléau de l’oubli ou de la perte de justificatifs, le moyen le plus sûr reste encore de dématérialiser et d’automatiser toute la gestion des notes de frais. Des applications comme Dext vous permettent de prendre en photo votre justificatif et… c’est tout !

Notre logiciel de comptabilité pour entreprise est un moyen simple et efficace pour gérer vos notes de frais puisque vos salariés peuvent se faire rembourser d’une part, tandis que vous vous épargnez un redressement onéreux d’autre part. Ces avantages vous permettent de gagner un temps précieux : les honoraires comptables sont largement amortis en termes de productivité et de valeur délivrée.

Article écrit par Pauline Chapel.