Chaque année, vous sortez de la période fiscale avec la conviction qu’il faut changer la manière de travailler dans le cabinet et chez vos clients. Cette impression de subir et de courir après les heures vous pèse. Elle démotive les collaborateurs.
À l’heure où l’attractivité de l’expertise comptable reste complexe et la fidélisation des salariés essentielle, pensez à analyser les sources de perte de temps dans votre organisation. Viendra ensuite le moment de les supprimer ou de les réduire. Nous avons identifié 6 facteurs qui pénalisent les collaborateurs et les experts-comptables. Passez en revue cette check-list pour la période fiscale 2024 dans votre cabinet.
1 – Reprendre le compte-rendu de la période fiscale 2023 pour en tirer des enseignements
C’est souvent quelque chose que les professionnels de la comptabilité négligent : tirer les enseignements du vécu de la période fiscale antérieure. Pourtant, prendre le temps d’échanger avec les collaborateurs juste après la clôture des derniers bilans comptables et l’envoi des déclarations d’impôt s’avère intéressant. C’est le meilleur moment pour noter tout ce qui semble raté, améliorable, voire bloquant. Si vous avez réalisé ce travail en 2023, reprenez vos conclusions pour structurer les tâches pour la période fiscale 2024.
2 – Fluidifier la réception de factures avant et pendant la période fiscale 2024
Beaucoup de collaborateurs se plaignent de la difficulté à récupérer les informations pour finaliser les dossiers de clôture comptable et ensuite les déclarations fiscales. C’est pourtant une source de gain de temps considérable, en cours d’année comme pendant la période fiscale. Vous réduisez les relances multiples. Vous évitez d’ouvrir et de refermer un dossier comptable, faute d’éléments.
Réduire la quantité de clients qui tardent à transmettre leurs factures : atouts de la dématérialisation
Avez-vous identifié les clients récalcitrants qui traditionnellement traînent à transmettre les factures ? Ils attendent le dernier moment, juste avant la date limite prévue dans le calendrier fiscal pour le dépôt de leur déclaration d’impôt. Plusieurs actions s’envisagent, mais la plus efficace consiste à adopter un outil de dématérialisation. Vous gagnez du temps dans la collecte des informations. Les entreprises aussi tirent profit de ces nouvelles technologies. Il vous reste à les convaincre avec les bons arguments. Ensuite, vous optimisez vos dossiers comptables.
Inciter les clients à générer un flux constant de factures à comptabiliser toute l’année
En outre, la dématérialisation des factures et l’automatisation comptable induite ont un double effet sur la période fiscale. Si les entreprises déposent leurs factures sur une plateforme au fil de l’eau, la comptabilité est à jour. Le cabinet d’expertise comptable attaque la clôture du bilan sous de bons auspices. C’est alors une réduction du temps à consacrer à ces dossiers. En outre, les collaborateurs ne courent plus toute l’année après les pièces comptables, juste à la date limite, pour la déclaration et le paiement de la TVA, un acompte d’impôts, un avis relatif à une taxe, etc.
3 – Éviter le stress d’une clôture de la période fiscale 2024 bouclée à la limite de la date autorisée
Le stress ne contribue pas à rendre le travail efficace. Il peut même paralyser le collaborateur. Ce dernier voit le temps s’écouler et la date limite arriver pour calculer l’impôt et déposer la déclaration. En outre, la surcharge de travail ajoute de la pression. C’est un cercle vicieux. Avec nos conseils pour boucler sa période fiscale en urgence, vous réduisez le niveau de stress des équipes. C’est un point managérial à travailler pour éviter de perdre inutilement de l’énergie cette année.
Cet exercice suppose une amélioration de la planification des ressources et des dossiers à traiter. Procédez par ordre de priorité et date de clôture par date de clôture. Le rétroplanning de la période fiscale c’est bien. Encore faut-il le suivre, une fois établi, et sans attendre la limite maximale ! Organisez méthodiquement ce contrôle de l’avancement des tâches au sein des équipes. Prévoyez des points réguliers avec chacun. Privilégiez notamment ceux qui traditionnellement traitent des dossiers compliqués.
4 – S’organiser pour réduire les horaires excessifs des collaborateurs pendant la période fiscale
Finir des dossiers tard le soir, voire le week-end ne doit plus constituer la règle dans les cabinets d’expertise comptable. Les nouvelles générations, mais pas seulement, acceptent l’accroissement de la charge de travail pendant la période fiscale, mais pas dans de telles proportions.
Vous souhaitez disposer d’équipes efficaces et opérationnelles tout au long de la période fiscale et respectant les échéances ? Aidez-les à gagner du temps tous les jours pour éviter ces situations. Cet exercice réduit aussi l’absentéisme, les arrêts maladie et les démissions. Identifiez pourquoi le cabinet a rencontré ce type de difficultés lors de la période fiscale 2023. Traitez les sources de déperdition d’énergie par ordre d’importance, avec la règle des 20/80.
5 – Étudier les dates de clôture des entreprises et suggérer des changements pour mieux étaler le plan de charge
Vous avez constaté à l’issue de la dernière période fiscale que la quantité de dossiers qui présentent des exercices clos au 31 décembre s’avère trop importante ? Avez-vous procédé à une analyse méthodique des activités qui mériteraient un changement de date de clôture ? Une fois ce travail réalisé, c’est votre rôle, en tant qu’expert-comptable, de convaincre les clients. Cette action contribue à désengorger la période fiscale, si vous l’avez anticipée.
C’est intéressant, y compris pour les indépendants soumis à l’impôt sur les revenus. Vous déconnectez la clôture du bilan comptable de l’imposition des résultats. En effet, le dépôt de la liasse fiscale et la déclaration de revenus en tant que personne physique continuent de s’effectuer en mai (N+1).
6 – Organiser une réflexion interne au cabinet pour définir les règles de clôture des dossiers
Les gains de temps pour la période fiscale se situent aussi dans les méthodes de travail et de révision des dossiers comptables. N’hésitez pas à remettre en question des pratiques, certes vertueuses, de vos collaborateurs, mais qui pénalisent le cabinet dans sa productivité.
Règles de simplifications comptables
Prenons un exemple : un ticket de péage qui manque pour des dépenses par carte bancaire doit-il entraîner X relances du client ? En tant qu’expert-comptable, analysez les cas récurrents qui embêtent tout le monde et génèrent de la perte de temps.
Fixez les règles pour vos collaborateurs en évaluant le risque fiscal, notamment sur le plan de la TVA et de la déductibilité de la charge. Décidez à partir de quel montant sans justificatif, l’écriture se passe par le compte de l’exploitant ou le compte courant d’associé. Partagez-les avec les clients en toute transparence. Dans tous les cas, le cabinet ne prend évidemment pas de risque à la place du chef d’entreprise.
Gestion des points en suspens et fluidification des échanges client-entreprise
Pour les dossiers qui présentent de nombreux points en suspens sans réponses ou sans solutions, structurez un arbre de décision pour vos collaborateurs. Identification des aspects à trancher, relances des clients, interrogation des experts-comptables, etc. à chaque cas, la procédure interne doit comporter une solution. Adoptez un outil spécialement conçu pour la gestion des points en suspens entre le cabinet et le client. Ce type de plateforme SaaS gère les mails et fluidifie la relation avec les entreprises.Tous ces tips donnent de l’air aux cabinets d’expertise comptable pendant la période fiscale. Ils facilitent le respect des échéances de l’administration, tant pour l’imposition des revenus dans les mains des contribuables personnes physiques que pour celle des sociétés soumises à l’IS. La dématérialisation des flux et l’automatisation comptable induite révolutionnent les méthodes de travail et la relation avec les entreprises. Aussi, nous vous suggérons de télécharger notre e-book qui détaille les 5 étapes pour digitaliser son cabinet.