Avec le mois d’avril, tous les cabinets d’expertise comptable voient arriver la fin de la période fiscale. Pour qu’elle se passe au mieux et ne devienne pas une source de stress excessif chez vos collaborateurs, pensez à peaufiner l’organisation des dernières semaines. Elle vient compléter judicieusement toutes les actions mises en place dès décembre, rétroplanning de tous les clients ou processus de pré-clôture voire de fast close.
1 – Éviter une fin de période fiscale compliquée grâce au rétroplanning de fin d’année
Tout cabinet d’expertise comptable anticipe la période fiscale en mettant en place diverses actions en décembre de l’année précédente. Chaque structure adapte ses méthodes de travail, d’organisation et de communication avec les entreprises clientes. Le kit de survie pour collaborateurs en fait partie.
En général, il convient d’établir un rétroplanning de toutes les clôtures des comptes qui se succèdent jusqu’à fin avril. Un contrôle régulier de l’avancement limite les difficultés en fin de période fiscale. Il permet d’identifier les retards. Il conduit à signaler notamment les éléments manquants dans les dossiers des entreprises clientes qui sont hors délai.
2 – Préparer un plan d’action spécifique pour la fin de la période fiscale
Pour la fin de la période fiscale, notre conseil consiste à construire un plan d’action spécifique pour les derniers dossiers clients en cours ou restant à traiter. Mettez en évidence les cas de clôtures en retard par rapport au rétroplanning initial ainsi que les tâches à finaliser et les motifs.
Vérifiez les ressources disponibles pour ce travail à terminer. Quantifiez la durée. Notez les actions pratiques à réaliser en urgence. Il peut s’agir de relances clients, de points en suspens à débloquer pour les déclarations fiscales, etc.
3 – Relancer les clients en vue de respecter les échéances des clôtures comptables
Juste après, il convient de communiquer sans tarder avec les clients pour récupérer les documents justificatifs ou factures qui manquent malgré la digitalisation. Tous les experts-comptables le savent. Les interlocuteurs en entreprise n’ont pas le calendrier fiscal en tête, même s’ils leur ont déjà transmis la date butoir pour le dépôt de leur déclaration fiscale.
Des outils existent désormais pour automatiser cet exercice de relance par mail, SMS, etc. Le temps semble court en cette fin de période fiscale pour déployer ces techniques de RPA (automatisation par des robots). Souvenez-vous-en pour l’année prochaine.
Certains points en comptabilité ou options fiscales pour calculer l’impôt exigent une décision des clients avant le dépôt de la déclaration de résultats. Dans ce cas, l’expert-comptable ou le chef de mission les contactent immédiatement.
4 – Surveiller et réorganiser le calendrier global d’avancement
L’activité de cette fin de période fiscale pour les experts-comptables et chefs de mission comporte un aspect gestion des actions en cours et management plus rapproché. Faites régulièrement le point du plan d’action défini pour avril et identifiez les problèmes au jour le jour sans ajouter de pression contre-productive aux collaborateurs.
Encadrez notamment ceux qui semblent en difficulté et ceux qui sont chargés de la gestion de dossiers clients en retard à chaque exercice comptable. Intervenez personnellement auprès des dirigeants de ces sociétés si nécessaire.
La fin de la période fiscale représente le bon moment pour analyser à chaud les réussites de l’année comme les difficultés rencontrées. Vous identifiez par exemple les outils d’automatisation à ajouter au cabinet. Ainsi, vous désengorgerez encore mieux la prochaine période fiscale, en plus de la dématérialisation en place ou en cours de déploiement. En outre, 2024 constitue la dernière période fiscale de ce type en France car la facturation électronique entrante arrive dans toutes les entreprises au 1er juillet 2024. Elle constituera donc une période de test pour les process du cabinet en matière de facture électronique. Notez que des outils comme Dext offrent la possibilité de travailler en situation réelle dès lors qu’ils sont mis en place courant 2023. Ainsi, cette période fiscale 2024 sera un bon indicateur de succès des processus déployé par votre cabinet.