4 conseils pour boucler sa période fiscale en urgence
Avec le mois d’avril, tous les cabinets d’expertise comptable voient arriver la fin de la période fiscale. Pour qu’elle se passe au mieux et ne devienne pas une source de stress excessif chez vos collaborateurs, pensez à peaufiner l’organisation des dernières semaines. Elle vient compléter judicieusement toutes les actions mises en place dès décembre, rétroplanning de tous les clients ou processus de pré-clôture voire de fast close.
1 - Éviter une fin de période fiscale compliquée grâce au rétroplanning de fin d’année
Tout cabinet d’expertise comptable anticipe la période fiscale en mettant en place diverses actions en décembre de l’année précédente. Chaque structure adapte ses méthodes de travail, d’organisation et de communication avec les entreprises clientes. Le kit de survie pour collaborateurs en fait partie.
En général, il convient d’établir un rétroplanning de toutes les clôtures des comptes qui se succèdent jusqu’à fin avril. Un contrôle régulier de l’avancement limite les difficultés en fin de période fiscale. Il permet d’identifier les retards. Il conduit à signaler notamment les éléments manquants dans les dossiers des entreprises clientes qui sont hors délai.
L'utilisation d'outils de gestion comptable efficaces est donc essentielle pour boucler la période fiscale en urgence. Les cabinets d'expertise comptable doivent tirer parti des fonctionnalités avancées de leurs logiciels pour automatiser autant que possible les tâches répétitives. Cela inclut la saisie automatique des données, la génération de rapports fiscaux et la gestion des déclarations.
En maximisant l'efficacité de ces outils, les experts-comptables peuvent gagner un temps précieux et réduire le risque d'erreurs lors de la clôture des comptes.
2 - Préparer un plan d’action spécifique pour la fin de la période fiscale
Pour la fin de la période fiscale, notre conseil consiste à construire un plan d’action spécifique pour les derniers dossiers clients en cours ou restant à traiter. Mettez en évidence les cas de clôtures en retard par rapport au rétroplanning initial ainsi que les tâches à finaliser et les motifs.
Vérifiez les ressources disponibles pour ce travail à terminer. Quantifiez la durée. Notez les actions pratiques à réaliser en urgence. Il peut s’agir de relances clients, de points en suspens à débloquer pour les déclarations fiscales, etc.
En période fiscale urgente, la collaboration et la communication avec les clients sont cruciales. Assurez-vous de maintenir des canaux de communication ouverts et efficaces avec vos clients afin de collecter rapidement toutes les informations nécessaires pour finaliser les déclarations fiscales. Encouragez-les à répondre rapidement à vos demandes de documents et de données. Organisez des réunions de suivi régulières pour faire le point sur l'avancement des travaux et pour résoudre rapidement les éventuels problèmes ou obstacles.
Une collaboration étroite avec les clients permettra de minimiser les retards et les erreurs pendant la période fiscale.
3 - Relancer les clients en vue de respecter les échéances des clôtures comptables
Juste après, il convient de communiquer sans tarder avec les clients pour récupérer les documents justificatifs ou factures qui manquent malgré la digitalisation. Tous les experts-comptables le savent. Les interlocuteurs en entreprise n’ont pas le calendrier fiscal en tête, même s’ils leur ont déjà transmis la date butoir pour le dépôt de leur déclaration fiscale.
Des outils existent désormais pour automatiser cet exercice de relance par mail, SMS, etc. Le temps semble court en cette fin de période fiscale pour déployer ces techniques de RPA (automatisation par des robots). Souvenez-vous-en pour l’année prochaine.
Certains points en comptabilité ou options fiscales pour calculer l’impôt exigent une décision des clients avant le dépôt de la déclaration de résultats. Dans ce cas, l’expert-comptable ou le chef de mission les contactent immédiatement.
Face à l'urgence de la période fiscale, l'automatisation peut s'avérer être un atout précieux pour gagner du temps. Explorez les possibilités d'utiliser des outils d'automatisation pour relancer vos clients et collecter les documents manquants de manière efficace et rapide. Des logiciels de gestion de la relation client (CRM) ou de suivi des tâches peuvent être utilisés pour planifier et automatiser les rappels et les relances.
De plus, les solutions de numérisation et d'archivage des documents peuvent faciliter la collecte et le stockage des pièces justificatives de manière organisée et accessible. Investir dans ces solutions peut vous aider à optimiser vos processus et à respecter les échéances de clôture comptable, même en cas d'urgence.
4 - Surveiller et réorganiser le calendrier global d’avancement
La gestion du temps et des ressources est cruciale durant la période fiscale. Assurez-vous de surveiller de près le calendrier d'avancement global et d'identifier les éventuels retards ou problèmes dès qu'ils surviennent. Cela permet de réagir rapidement et de réorganiser les priorités si nécessaire.
L’activité de cette fin de période fiscale pour les experts-comptables et chefs de mission comporte un aspect gestion des actions en cours et management plus rapproché. Faites régulièrement le point du plan d’action défini pour avril et identifiez les problèmes au jour le jour sans ajouter de pression contre-productive aux collaborateurs.
Encadrez notamment ceux qui semblent en difficulté et ceux qui sont chargés de la gestion de dossiers clients en retard à chaque exercice comptable. Intervenez personnellement auprès des dirigeants de ces sociétés si nécessaire. En parallèle, profitez de cette période pour évaluer les succès et les défis rencontrés au cours de l'année écoulée.
Identifiez les outils d'automatisation qui ont été efficaces et envisagez d'en intégrer de nouveaux pour renforcer encore davantage l'efficacité de votre cabinet lors des prochaines périodes fiscales.
La fin de la période fiscale représente le bon moment pour analyser à chaud les réussites de l’année comme les difficultés rencontrées. Ainsi, vous désengorgerez encore mieux la prochaine période fiscale, en plus de la dématérialisation en place ou en cours de déploiement. Utilisez cette période fiscale comme une opportunité pour tester et optimiser vos méthodes de travail en prévision de ce changement.
En outre, 2024 constitue l'une des dernières périodes fiscale de ce type en France car la facturation électronique entrera en vigueur dès septembre 2026. Elle constitue donc une période de test pour les process du cabinet en matière de facture électronique. Ainsi, cette période fiscale 2024 sera un bon indicateur du succès des processus déployés par votre cabinet.
Quels sont les enjeux liés à la période fiscale ?
La période fiscale représente une période cruciale pour les entreprises et les sociétés, car elle implique une série d'enjeux majeurs liés à la comptabilité, à la gestion fiscale et à la conformité réglementaire. Au cours de cette période, les entreprises doivent s'atteler à plusieurs tâches essentielles pour respecter les échéances fiscales et éviter d'éventuelles sanctions de la part de l'administration fiscale.
Clôture de l’exercice comptable
Tout d'abord, la période fiscale exige une gestion rigoureuse de la comptabilité et des comptes de l'entreprise. Les comptables et experts-comptables doivent s'assurer que toutes les données financières sont correctement enregistrées, vérifiées et analysées pour établir les déclarations fiscales et les rapports nécessaires. Cela inclut la préparation et la présentation du bilan comptable, des comptes de résultat, des liasses fiscales et d'autres documents comptables essentiels.
L'un des principaux enjeux de la période fiscale est la clôture comptable. Les entreprises doivent clôturer leurs comptes à une date précise, conformément aux réglementations fiscales en vigueur. Cette clôture nécessite souvent une collaboration étroite entre les comptables, les experts-comptables et les dirigeants d'entreprise pour garantir l'exactitude et l'exhaustivité des informations financières.
Dépôt des déclarations fiscales
Un autre enjeu majeur est la préparation et le dépôt des déclarations fiscales. Les entreprises doivent soumettre diverses déclarations fiscales, comme la déclaration de TVA, la déclaration d'impôt sur les sociétés (IS) ou l'impôt sur le revenu des entreprises (BIC/BNC), dans les délais impartis par l'administration fiscale. Le non-respect de ces échéances peut entraîner des pénalités financières et des complications juridiques pour l'entreprise.
Respect des réglementations fiscales
Les entreprises doivent également anticiper les changements de réglementation fiscale qui pourraient affecter leur activité. Les lois fiscales et les réglementations sont sujettes à des modifications fréquentes. Cela oblige les entreprises à rester informées des évolutions législatives et à ajuster leur stratégie fiscale en conséquence. Les experts-comptables et les cabinets d'expertise peuvent jouer un rôle crucial en fournissant des conseils fiscaux et en aidant les entreprises à naviguer dans ce paysage fiscal complexe.
La période fiscale met également en lumière l'importance des logiciels de comptabilité et des outils de gestion fiscale. Les entreprises doivent utiliser un logiciel pour expert-comptable pour enregistrer leurs transactions financières, générer des rapports précis et simplifier le processus de déclaration fiscale. Les logiciels de comptabilité permettent aux entreprises d'automatiser de nombreuses tâches comptables, ce qui peut contribuer à accroître leur efficacité et leur conformité fiscale.
En résumé, la période fiscale représente une période critique pour les entreprises, qui doivent faire face à une série d'enjeux liés à la comptabilité, à la gestion fiscale et à la conformité réglementaire. En anticipant ces défis et en adoptant une approche proactive, les entreprises peuvent optimiser leur processus fiscal et garantir leur conformité avec les obligations fiscales. Vous rentabiliserez très rapidement les honoraires comptables en termes de gain de temps et de productivité !
