Chaque année, la période fiscale apporte son lot d’incertitudes et de stress dans les cabinets. Pourtant, le calendrier fiscal et ses échéances restent incontournables, pour tous les clients, quels que soient leur organisation et leur profil. En adoptant des solutions concrètes, pour la gestion du planning, du management, de la communication et de l’automatisation, vous améliorez vos processus et gagnez en sérénité. Nous vous proposons dans cet article 10 astuces pratiques à déployer sans attendre.
1 – Tirer profit de l’expérience acquise au cours des périodes fiscales précédentes
Rien de mieux que le retour d’expérience. Souvent, la période fiscale se termine et les experts-comptables comme les collaborateurs aspirent à passer à autre chose. Pourtant, c’est à chaud que la prise de recul semble la plus profitable. Un petit conseil, si vous n’avez pas analysé les réussites et échecs de l’année écoulée, ne ratez pas ce rendez-vous à la fin de la période fiscale actuelle ! Vous pourrez exploiter judicieusement ce travail pour (N+1).
2 – Le rétroplanning, un outil de la période fiscale à exploiter avant la fin de l’année si possible
La période fiscale exige de l’anticipation. Comme pour tout projet plurimensuel, “rien ne sert de courir, il faut partir à point”, dixit Jean de La Fontaine. Pour le calendrier fiscal 2024, organisez la gestion des dossiers par avance. Chaque année, certaines actions démarrent dès novembre et décembre :
- établissement d’un planning pour l’ensemble des clients, date de clôture par date de clôture ;
- affectation des ressources à chaque client et identification des échéances et des étapes clés à respecter ;
- suivi de l’avancement du planning au cours de la période fiscale.
3 – Mettre le focus sur les entreprises clientes qui présentent des complications ou des retards
Repousser la poussière sous le tapis n’a jamais aidé à atteindre plus sûrement et plus sereinement les objectifs affichés au rétroplanning. Tout expert-comptable connaît les clients qui complexifient la clôture comptable et la déclaration fiscale à la bonne date.
Méfiez-vous de la loi de Pareto pour la période fiscale. Même si 20 % des dossiers représentent 80 % des difficultés et points en suspens, traitez-les vite. Identifiez régulièrement l’avancée du travail pour ces entreprises. Ces clients exigent plus de pédagogie, de relances et de communication. Prenez-le en compte très tôt dans l’organisation du travail.
4 – Mettre en place des moyens de communication cabinet-entreprise performants
Cela n’a jamais été aussi simple de communiquer avec les clients de façon fluide. C’est également le cas pour les échanges au sein du cabinet d’expertise comptable. Équipez-vous des outils qui facilitent le partage d’information et de données, les relances, le dépôt des pièces comptables par les clients, etc. Plateformes, logiciels de dématérialisation, outils hébergés sur le cloud, chabot, messagerie en ligne, intranet, voilà des solutions qui contribuent à optimiser les conditions de travail.
5 – S’assurer que les collaborateurs disposent des bonnes informations comptables et fiscales
Un travail rapide et efficace sur le plan de la comptabilité de fin d’année comme de la fiscalité suppose de bien connaître les règles et mesures applicables. Le métier de l’expertise comptable demande de la veille permanente. Assurez-vous que chacun maîtrise les dispositions essentielles de la loi de finances 2024. Organisez la transmission du savoir. Mettez l’accent sur les points clés qui changent. De façon plus générale, la gestion des connaissances constitue un enjeu majeur en cabinet.
6 – Offrir aux salariés du cabinet les bons outils pour accélérer la préparation du bilan comptable
Le stress et les pics de charge en cabinet comptable ne devraient plus faire partie du quotidien des collaborateurs pendant la période fiscale. Les outils qui apportent du confort de travail toute l’année s’avèrent particulièrement efficaces lors de la clôture aussi. Vous ne les avez pas encore adoptés ? C’est probablement un projet prioritaire à mener avant la prochaine période fiscale. Vous économisez du temps indéniablement.
Nous pensons surtout aux solutions de dématérialisation des documents et factures. Par exemple, un outil de pré-comptabilisation comme Dext constitue un préalable pour toutes les entreprises et cabinets afin de se préparer à la facturation électronique. Quant aux autres processus d’automatisation comptable, ils aident aussi à gagner du temps. Citons en plus de la digitalisation, l’IA, la robotisation du type RPA et le no-code.
7 – Soigner le management des collaborateurs pendant la période fiscale
S’il existe un moment dans l’année où l’expert-comptable doit plus encadrer les équipes du cabinet, c’est bien la période fiscale. Portez plus d’attention aux collaborateurs qui naturellement s’expriment peu, les introvertis. Accompagnez plus fortement les personnes chargées de la gestion d’un portefeuille client complexe ou de dossiers qui génèrent traditionnellement du retard.
Organisez un processus d’escalade des problèmes au sein du cabinet. Par exemple, plus les échéances se rapprochent, et au bout de x relances du client sans suite, intervenez personnellement. Planifiez aussi des moments privilégiés pour répondre aux questions techniques ou pour aider les collaborateurs à régler les points en suspens.
8 – Disposer d’un plan B pour la gestion des ressources humaines dans le cabinet
Le cabinet d’expertise comptable, c’est aussi une entreprise à manager sur le plan des ressources humaines. Évidemment, chacun connaît la difficulté, voire l’impossibilité de recruter un comptable pendant le pic d’activité que constitue la période fiscale. Pourtant, les arrêts maladie comme les démissions peuvent aussi se produire à cette date de l’année. En réfléchissant à un plan de secours par avance, vous gagnez en sérénité.
Le mieux reste toutefois de ne pas devoir le mettre en œuvre ! En offrant de bonnes conditions de travail, des outils modernes et une communication au top, vous contribuez à fidéliser les collaborateurs. Vous les aidez à passer sereinement ce moment de l’année encore redouté.
9 – Accroître la dématérialisation des entreprises afin de disposer d’une comptabilité tenue au fil de l’eau
Plus les clients vous aident à tenir leur comptabilité à jour chaque mois, plus vous allez vite pour clôturer le bilan et établir la déclaration fiscale. En les incitant à franchir le pas de la dématérialisation, vous gagnez du temps toute l’année. Vous surveillez mieux leurs résultats comptables et leurs indicateurs de gestion. Vous disposez d’une organisation plus fluide et réglez les points en suspens au fil de l’eau. Ce sont autant d’actions qui facilitent et réduisent le travail pendant la période fiscale.
10 – Exploiter au maximum la pré-clôture de la comptabilité pour alléger la période fiscale
Dans la plupart des entreprises, de nombreuses tâches peuvent se réaliser bien avant le début de la période fiscale. Une révision des comptes à fin novembre pour un exercice clos au 31 décembre permet de détecter les anomalies, suspens et points de vigilance. Certains cycles de la comptabilité peuvent aussi se traiter partiellement avant la date de clôture.La période fiscale reste un enjeu pour tous les cabinets d’expertise comptable. Parvenir à déposer à la bonne date toutes les liasses fiscales pour l’impôt sur le revenu ou l’impôt société, ainsi que les déclarations de TVA, relève parfois du parcours du combattant. Dext contribue à la réduction des difficultés et au gain de temps, grâce à son logiciel d’automatisation de la tenue comptable. Pour mieux vous projeter et visualiser les apports pour votre organisation, inscrivez-vous pour un essai gratuit de notre plateforme.