Automatisation des tâches administratives : urgences et outils

Automatisation des tâches administratives : le contexte de l’enquête de Dext auprès de 500 PME

Dans un contexte politico-économique préoccupant en France, seulement 1 % des petites entreprises avouent exploiter pleinement l’automatisation de la facturation et de la gestion comptable. Or, les étapes qui les attendent en 2026 et 2027 demandent de l’anticipation, pour éviter de subir. Nous pouvons nous inquiéter de la situation quand la majorité des dirigeants interrogés par Dext disent ne pas se sentir prêts.

L'arrivée de la facture électronique : le risque de subir la réforme plutôt que de l’exploiter

L'avènement de la facture électronique constitue une étape majeure dans la transformation digitale des entreprises. Pourtant, les écueils pour automatiser les tâches sont nombreux, selon l'enquête de Dext auprès de 500 entreprises. Voici quelques chiffres qui parlent d’eux-mêmes :

• 27 % craignent la capacité de leur système informatique à s’adapter ;
• 26 % ont peur du coût d’une plateforme agréée ;
• 22 % trouvent les exigences réglementaires complexes ;
• 22 % éprouvent des difficultés à choisir la plateforme agréée pour leur entreprise.

L’automatisation des tâches avec la facture électronique : des entreprises en souffrance

Toutes ces difficultés mises en avant par les chefs d’entreprise pour la facture électronique démontrent l’importance de disposer d’un accompagnement sur le projet. Sans cette aide extérieure pour la digitalisation et l’automatisation des tâches, la réforme restera dans les têtes comme une contrainte de plus.

Gestion automatisée des données : des enjeux sur les coûts administratifs mal perçus

L’année écoulée a montré l’importance d’accompagner les entreprises avec une pression sur la trésorerie souvent tendue, des droits de douane en hausse pour les importations, des coûts énergétiques toujours difficiles à absorber, etc. S’y ajoute l'incertitude sur le plan de la fiscalité.

Parmi toutes les évolutions auxquelles un chef d’entreprise doit s’adapter ces dernières années, le potentiel réel de l'automatisation administrative reste sous-estimé. En effet, l’enquête de Dext fait ressortir le paradoxe suivant :

• Les entrepreneurs mettent en avant leurs difficultés face aux obligations administratives toujours grandissantes. Presque un sur deux estime, un peu démoralisé, que ceci constitue même un frein à la croissance de leur entreprise.
• Pourtant, deux professionnels sur trois se disent prêts à franchir le pas de l’automatisation avec un outil ou un assistant IA. Or, seulement 1 % des entreprises l’a réalisé dans les faits.

Renouer la confiance et planifier pour anticiper

Comment trouver le temps pour automatiser ses processus administratifs avec des robots et l’intelligence artificielle ? Quels logiciels retenir et avec quelles fonctionnalités ? Voilà des questionnements auxquels l’expert-comptable se doit de répondre de façon proactive, en tant que partenaire de confiance.

Selon l’étude de Dext, une des raisons majeures des difficultés des entreprises réside dans le manque de prévisions. C’est vrai, qu’il s’agisse de la trésorerie ou des résultats d’exploitation. Alors que l’expert-comptable se targue de détenir une relation de confiance avec chaque chef d’entreprise, un chiffre dans l’étude étonne. 53 % des répondants à l'enquête seulement ont foi dans leur cabinet pour exploiter les données issues des factures électroniques et les conseiller utilement.

Voici un autre paradoxe à combattre sur le terrain, à l’aube de la facture électronique obligatoire. Car, elle devrait pourtant rendre les informations financières et la data plus exploitables que jamais dans les cabinets.

Comment les experts-comptables peuvent-ils aider les TPE et PME à automatiser leurs processus administratifs ?

Non seulement l’expert-comptable occupe la position idéale pour accompagner les entrepreneurs dans cette transition digitale, mais il doit travailler à regagner cette confiance. Les outils et la technologie, dont l’automatisation et l’intelligence artificielle, constituent d’ailleurs une aide précieuse pour un tel projet.

Comprendre les freins à une gestion administrative automatisée

Les difficultés ressenties par les entreprises sur le plan de la gestion des tâches administratives cachent souvent des problèmes plus structurels. La fragilisation des petites entités depuis la sortie de la pandémie de la COVID-19 s’accentue sur le plan de la trésorerie. Les retards de paiement moyens s’allongent, le travail de relance se complexifie, tout comme le nombre de défaillances d’entreprises.

Ces situations conduisent les professionnels à prendre des décisions douloureuses, comme la réduction des effectifs, le gel d’un recrutement, etc., soit autant d’actions qui freinent la croissance. Dans le même temps, ils peinent à supprimer le fardeau que constituent les tâches administratives non automatisées.

Mettre en avant les outils et leurs bénéfices rapides pour dématérialiser et automatiser

C’est justement dans le domaine des processus administratifs que l’expert-comptable peut mettre à profit ses compétences afin d’automatiser le traitement des tâches. Il libère les petites entreprises de systèmes manuels chronophages et sans efficacité. Il leur permet de sélectionner des robots logiciels pour rationaliser l’activité administrative. Plutôt que de voir ses clients subir la facturation électronique obligatoire dans l’urgence et le stress, mieux vaut les aider à franchir le pas et à en exploiter ses avantages. Ainsi, ils transforment ce projet administratif en une opportunité stratégique.

Adopter Dext dans votre cabinet : un projet pour aider les chefs d’entreprise à se libérer de l’administratif

La plateforme Dext accompagne le quotidien de plus de 3 000 cabinets et 250 000 entreprises françaises. Selon les calculs réalisés par un utilisateur de notre comptabilité automatisée en cabinet, le temps de saisie moyen pour un dossier est passé de 2 h 40 à 49 minutes. Cette optimisation de l’efficacité comptable, avec la faculté de traiter trois fois plus de documents et factures dans le même temps, constitue une vraie libération.

Ce sont autant de minutes pour analyser les données de chaque entreprise en portefeuille, les restituer sous forme de tableaux de bord, alerter les dirigeants, envoyer des relances pour recouvrer les factures, etc. Ces gains de productivité obtenus par la suppression des tâches manuelles et répétitives, réinvestis avec intelligence, améliorent la visibilité et la capacité à décider.

En outre, ce temps gagné aussi par votre client, l’entrepreneur, le libère dans son organisation, pour travailler sur des projets plus ambitieux et stratégiques. Il se concentre sur l’essentiel, sa stratégie, son activité, son projet entrepreneurial. Pour découvrir notamment des témoignages d’entrepreneurs qui utilisent Dext, téléchargez l’étude complète intitulée « réduire le coût de la taxe administrative : un potentiel ignoré par les entreprises ».