Quelle plateforme pour la facture électronique choisir ?

Portail public de facturation, plateforme de dématérialisation partenaire et opérateur de dématérialisation, voilà les trois acteurs de la réforme de la facturation électronique en France. Ils vous deviennent familiers. Mais savez-vous lequel ou lesquels retenir et pourquoi ? Détaillons les avantages et inconvénients des différentes options en matière de plateforme pour la facture électronique.

Anticiper et choisir sa plateforme pour la facture électronique, c’est important malgré le report du calendrier

Le changement du calendrier de la facture électronique entre entreprises est officiel depuis fin juillet 2023. Lors du 78e congrès de l’Ordre des experts-comptables, le ministre de l’Économie et des Finances a toutefois dessiné les grandes lignes du nouveau calendrier pour la France.

Le report du calendrier ne change pas la nécessité de lancer rapidement le projet de la facturation électronique

Même si le processus deviendra obligatoire probablement seulement en 2026, tant pour la facturation en émission qu’en réception, l’attente ou la tergiversation constitue une mauvaise idée. La dématérialisation croissante des flux clients comme fournisseurs contribue à simplifier le suivi administratif des entreprises. Elle améliore la visibilité des dirigeants sur leur business. Or, tout ce qui fait gagner les clients, fait gagner les cabinets. Les experts-comptables ont donc tout intérêt à prendre le train de la facture électronique sans délai. 

Les grandes options en matière de plateforme pour les factures électroniques

Les entreprises peuvent choisir une ou plusieurs plateformes pour la gestion de la facture électronique. Voici les intermédiaires autorisés :

• le portail public de facturation (PPF), avec l’obligation de transmettre des factures dans un des trois formats admis fiscalement (UBL, CII et Factur-X) ;
• une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), immatriculée par la DGFIP ;
• un opérateur de dématérialisation (OD) qui échange avec le PPF ou avec les PDP.

Quel que soit le système retenu, notez que certaines transactions s’effectueront obligatoirement par un passage par le PPF. En effet, c’est le seul à pouvoir :

• communiquer les données de facturation et d’e-reporting à l’administration fiscale ; 
• piloter l’annuaire national des entreprises qui sert au routage des factures entre fournisseurs et clients dans toute la France.

Comment choisir : zoom sur l’option PDP et l’option OD relié au PPF

Voici en synthèse les atouts et inconvénients des deux solutions envisageables pour la plupart des clients d’un cabinet d’expertise-comptable. Nous ne détaillons pas le choix du seul portail public de facturation. C’est un processus gratuit adapté uniquement aux entreprises qui présentent un très faible volume de factures et de paiements.

Choix d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)

Ce type de plateforme offrira plus de services que le PPF. Les plateformes de dématérialisation partenaires pourront convertir les factures électroniques des entreprises dont le format diffère de ceux admis par la DGFIP. Notez que ce processus concerne surtout les entreprises qui pratiquent déjà des échanges de données informatisés (EDI), afin de répondre aux demandes de leurs clients ou fournisseurs.

Les PDP devront proposer une interconnexion avec les autres PDP afin d’assurer la fluidité des échanges d’information. Ce sont des prestataires dont l’immatriculation exigera un audit périodique de certification. Ceci peut compromettre la pérennité de la solution en cas de non-renouvellement.

Les PDP pourront offrir des services plus complets que le socle obligatoire imposé par la réforme. Dans tous les cas, c’est une prestation payante, contrairement à celle de la plateforme publique, le PPF.

Choix d’un opérateur de dématérialisation (OD) qui s’intègre par API au portail public de facturation (PPF)

Un opérateur de dématérialisation peut réaliser l’intégration directe des données de facturation électronique et d’e-reporting dans la plateforme publique, le PPF. Ce portail appelé PPF peut ensuite effectuer seul le routage des factures vers les clients et communiquer avec toutes les PDP. Aussi, tous les échanges entre les entreprises sont accessibles après cette intégration informatique des données dans le portail public.

En outre, en offrant ce système, l’opérateur de dématérialisation automatise le processus, par rapport à une saisie manuelle des factures dans le PPF. Il sécurise les flux sur la durée, vu qu’aucune immatriculation DGFIP n’est requise.

En revanche, avec ce combo OD+PPF, les entreprises ne peuvent pas émettre leurs factures électroniques dans des formats différents de CII, UBL et Factur-X. En effet, tant l’OD que le PPF ne peuvent pas les convertir. Notez que l’opérateur de dématérialisation n’a pas le droit de déclarer lui-même l’entreprise dans l’annuaire géré par le PPF. C’est à chaque client de s’y authentifier lui-même. Pas de quoi s’allarmer pour autant : après identification, l’opération n’aura pas a être répétée.

Il est bon mettre en avant la flexibilité d’un OD : il peut choisir de s’intégrer avec le PPF, mais également avec une ou plusieurs PDPs. L’avantage ? Si un OD est lié à une PDP, elle sera alors en mesure de pouvoir traiter des formats sortant du cadre de la réforme. Une option qui semble alors correspondre à un grand nombre d’entreprises.

Pour en savoir plus sur les options envisageables, consultez notre tableau comparatif. Il expose en détail chacun des avantages et des inconvénients de chaque solution. Vous pouvez adopter un mix des différentes plateformes, en fonction des besoins des partenaires commerciaux, du type d’opérations, du volume de facturation, etc. Par exemple, un OD relié par API au PPF peut aussi s’intégrer à une ou plusieurs PDP.