Projet facturation électronique : la feuille de route de Dext

Projet facturation électronique : Une infographie pour visualiser la feuille de route et le besoin de changement

Cette infographie proposée par Dext vous aide à structurer votre projet facturation électronique. Elle vous montre les étapes à suivre de façon chronologique. Elle comporte aussi une frise temporelle de mai 2025 à fin 2026. C’est le moment de bâtir votre plan d’action pour la facture électronique de 2026 !

La transformation digitale et les 8 étapes du changement de Kotter

La réussite d’un tel projet autour de la facture électronique exige une conduite du changement de grande ampleur, pour vos collaborateurs et vos clients. Notre infographie présente le modèle de John Paul Kotter, développé en 1996 dans son livre Leading Change. Il comporte 8 étapes pour tout manager qui affronte la gestion de la transformation digitale.

S’organiser en mode projet, un préalable indispensable à la conduite du changement

La réussite d’un tel processus décrit par le modèle de Kotter dépend de la capacité à piloter et à insuffler le changement. Le déploiement de la facture électronique en cabinet exige la mise en place d’une équipe projet par l’expert-comptable (le sponsor du projet).

Veillez à la pluralité des profils. Intégrez des représentants de toute l’activité du cabinet, et pas seulement la production comptable. Choisissez avec soin le chef de projet, qui structure son équipe avec quelques key users, volontaires et enthousiastes. Définissez les modes de suivi des travaux. Fixez la périodicité des points d’étape.

Segmenter la clientèle du cabinet pour mieux identifier les besoins par segment

Cette classification des clients du cabinet sous l’angle « projet facturation électronique » sert ensuite à bâtir la stratégie de déploiement pour chaque segment. Toutes les entreprises ne présentent pas les mêmes besoins. Tous les dirigeants ne sont pas réceptifs de la même manière en matière de transformation digitale. Référez-vous à notre article sur la segmentation client pour découvrir les méthodes et étapes.

Plus particulièrement, pour la facturation électronique, analysez le mode de fonctionnement de chaque entreprise sur le plan de la réception et de l’émission des factures. Prenez en compte la volumétrie et le niveau d’autonomie de l’entrepreneur. Étudiez les caractéristiques des flux de factures. Examinez les cas d’usage au regard de la TVA, pour des transactions ou des activités spécifiques.

Choisir les bons outils pour le projet de facturation électronique

Pour chacun des segments de clientèle, vous construisez ensuite le projet facture électronique, avec des outils et des délais spécifiques. Un travail préalable de veille et d’analyse s'impose.

Des actions pratiques à mettre en œuvre

• Déterminer les fonctionnalités nécessaires autour de la facture électronique, en fonction de la clientèle et des spécificités du cabinet.
• Mettre en place une veille pour les logiciels de comptabilité et de pré-comptabilité.
• Bâtir son cahier des charges et sa grille de priorisation pour le choix d’outils de facturation électronique (appel d’offres).
• Avec les réponses des éditeurs, comparer, tester et sélectionner ses outils pour déployer la facturation électronique dans chaque entreprise.

Des choix stratégiques pour le cabinet

Commencez par les entreprises qui ne disposent pas de solution informatique pour émettre leurs factures et qui utilisent le tableur ou le traitement de texte. Pour ceux déjà équipés de solutions de pré-comptabilité, analysez ce que ces outils deviennent dans le cadre de la réforme.

Définissez aussi la stratégie du cabinet. Combien d’outils acceptez-vous au sein du cabinet ? Quant aux prospects, souhaitez-vous vous adapter à leurs outils de dématérialisation, ou allez-vous leur imposer les vôtres ?

Former et rassurer les collaborateurs aux nouveaux outils et process de facturation électronique

Les collaborateurs du cabinet savent que les obligations évoluent, sur le plan de la facturation électronique, de la gestion de la TVA et des envois d’informations à la DGFIP. Mais, pour eux, certaines incertitudes demeurent sur la manière dont le système informatique du cabinet va gérer ces données d’e-invoicing comme d’e-reporting, ainsi que les relations avec l'administration fiscale.

Apportez-leur un verbatim commun sur la réforme fiscale en France : plateformes PDP, annuaire PPF, statuts de factures, déclaration de TVA pré-remplie, Peppol France, etc. Organisez les formations indispensables à la prise en main des nouveaux outils. En effet, ce sont eux qui vont épauler les clients au quotidien, dans le traitement des documents et factures électroniques.

Les collaborateurs ont besoin de comprendre la stratégie du cabinet, tant pour la gestion du projet FE que pour la suite, avec l’évolution des missions. Rassurez-les sur leur place dans le processus de déploiement de la facture électronique ainsi qu’après, en vitesse de croisière.

Communiquer autour de la facture électronique : informer et former la clientèle du cabinet

Une fois franchies ces étapes, le moment vient de transmettre les informations essentielles à vos clients. Ils vous font confiance pour la mise en place des processus et le respect de l’obligation de facturation dans les formats imposés.

Même si tous vos services autour de la facture électronique ne sont pas opérationnels, montrez aux entreprises que vous avancez et qu’il y a bien un pilote dans l’avion. Vous devez devenir un réflexe pour eux, dès lors qu’ils s'interrogent sur les opérations et processus de facturation électronique.

Nous avions publié en 2024 un article sur la communication clients relative à la facture électronique. Mettez ainsi en place plusieurs canaux afin de leur transmettre régulièrement les informations importantes :

• campagnes emailing ;
• newsletters ;
• site web ;
• publications sur les réseaux sociaux ;
• organisation de webinaires ;
• échanges physiques, etc.

Définir son propre calendrier de déploiement du projet facture électronique

Une telle conduite du changement double, dans le cabinet comme dans les entreprises, exige de définir un rétroplanning. En mai 2025, il reste 15 mois maximum d’ici septembre 2026, si vous occultez le mois d’août. En outre, cette date ne constitue pas un objectif, mais uniquement l’échéance maximale.

Vous ne pourrez pas alimenter l’annuaire du portail public de facturation en une seule fois et au dernier moment. Organisez le calendrier de la facture électronique de telle sorte que les clients franchissent le cap progressivement, afin d’éviter le stress du dernier moment. Dès lors que le client a défini son ou ses adresses électroniques et choisi sa plateforme PDP, les tests de flux complets deviendront possibles au printemps 2026, y compris les données du e-reporting.

Nous l’avons écrit à plusieurs reprises depuis début 2024. Un tel projet de mise en place de la facture électronique demande de l’anticipation. Autant vous aviez encore le temps l'année passée, autant, vous entrez désormais dans la dernière ligne droite. Dext vous propose de nombreux supports pour l’organisation de ce processus de transformation digitale. Nous vous offrons une feuille de route sous forme d’infographie. Elle constitue aussi un excellent pense-bête à poser sur votre bureau, afin d’avoir ce fil rouge en permanence sous les yeux.