La facture électronique : bâtir la feuille de route du cabinet

#1 - S’organiser en mode projet autour de la facture électronique

Nous avons pris la température auprès des participants à l’émission : où en sont-ils ? 80 % des cabinets qui ont répondu n’ont pas encore défini clairement les contours du projet à mi-mars 2025. Un tiers annonce être toujours en recherche d’informations sur la facturation électronique.

Comme rétorque Stéphane Mariette, le temps est venu d’accélérer ! Il explique comment Émargence a mis en place le pilotage du projet au sein du cabinet. Lors d’un séminaire des associés fondateurs en 2023, Stéphane est nommé chef du projet sur la facture électronique. Puis, il constitue une équipe variée, en intégrant des personnes des différents métiers, et pas seulement de l’expertise comptable. Ce groupe présente le projet à tout le cabinet, à l'occasion d’un séminaire annuel. Ainsi, tout le monde dispose d’un vernis minimum sur la facturation électronique.

Émargence veille à ce que toute la hiérarchie soit représentée dans le projet, les collaborateurs, chefs de mission et experts-comptables. Tous les membres du groupe de travail sont des volontaires. Ce fonctionnement permet d’être au plus proche du terrain et des clients et aussi d’embarquer tout le monde. Ce groupe a fixé les objectifs et le calendrier.

Morgane Hubert explique qu’elle aime tout ce qui a trait à la digitalisation et qu’elle a intégré le projet pour vivre “une chouette expérience”. Le groupe “facture électronique” se réunit systématiquement chaque semaine. Y viennent les membres qui peuvent, sachant qu’ils reçoivent toujours un compte-rendu écrit.

#2 - L’étape de la segmentation de la clientèle pour la facturation électronique

L’objectif était selon Morgane d’analyser les typologies de clients pour définir ensuite l’offre du cabinet autour de la facture électronique. La démarche pour la segmentation client a consisté à étudier comment s’opèrent la réception, l’émission et le traitement des factures dans chaque entreprise.

Le cabinet Émargence a retenu trois catégories de clients :

• ceux qui sont encore 100 % papier et réalisent la facturation sur Word ou Excel ;
• ceux qui savent recevoir des factures digitalisées, mais pas en émettre (sont sur Word ou Excel) ;
• ceux qui sont équipés en réception comme en émission, avec des outils potentiellement PDP demain.

Le groupe de travail facture électronique a demandé aux collaborateurs du cabinet de remplir la base de données clients sur ces aspects (CRM) :

• par leur propre connaissance des entreprises clientes ;
• ou en les interrogeant.

Des questions spéciales facture électronique ont été insérées dans le CRM. L’équipe a disposé d’un délai d’un à deux mois pour renseigner les informations, et surtout de façon juste. Puis, l’équipe projet a extrait des données statistiques du CRM pour les travailler sur Excel.

Morgane résume ainsi la situation moyenne chez les clients :

“En général, ils sont plutôt bien équipés pour les achats, mais ils présentent des faiblesses pour les ventes”.

Cette configuration est logique, car Émargence travaille depuis 10 ans sur la digitalisation des flux achats. Donc, environ 95 % des clients sont équipés pour la pré-comptabilité côté fournisseurs, et plus particulièrement avec Dext.

#3 - Le choix des solutions techniques pour gérer la facture électronique dans les entreprises

Stéphane Mariette explique que le projet facture électronique peut très bien se mener, sans que tout soit prêt du côté des outils, notamment chez les futures plateformes de dématérialisation partenaires.

Démarrer le projet de la facturation électronique sans se précipiter à choisir une plateforme PDP

Tout le travail mené depuis des années constitue déjà de la préparation pour la facturation électronique obligatoire.

“Il n’y a pas d’urgence à choisir une PDP aujourd’hui”, s’exclame l’expert-comptable.

Sur les outils de facturation, les clients n’auront pas le choix. Les amener à abandonner le tableur et à adopter une solution fait partie des bonnes pratiques. Cette typologie de clients s’avère la plus simple à appréhender. La partie la plus complexe correspond aux entreprises qui disposent d’outils, mais pour lesquels la visibilité manque pour le futur.

Fixer la stratégie outils du cabinet, notamment pour les nouveaux clients

Enfin, Stéphane Mariette évoque un des aspects les plus compliqués : déterminer la stratégie du cabinet :

• imposer des outils en émission et en réception aux clients ;
• ou plutôt s’adapter au choix des entreprises.

Ce point mérite une réflexion approfondie afin de déterminer comment répondre aux futurs prospects.

Mettre l’accent sur la partie du projet émission ou réception la plus importante pour votre cabinet

Chez Émargence, l’enjeu se situe davantage sur l'émission de factures. Le cabinet a créé depuis deux ans son propre outil de facturation électronique. L’objectif initial était de se connecter au portail public de facturation (PPF) pour y déposer les factures électroniques dans les bons formats. Mais, vu les décisions gouvernementales d’octobre 2024, le cabinet recherche une solution, afin de se connecter à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP).

Stéphane Mariette dit que l’important sur la facture en émission est d’avancer en retenant un ou deux outils du marché, vu le nombre élevé de clients généralement concernés. À ce propos, Dext accompagne la profession pour la tenue comptable automatisée, côté achats, mais aussi côté ventes, avec son logiciel de facturation.

Pour toutes les entreprises de ce type, Stéphane Mariette recommande d’imposer aux clients le ou les choix des solutions retenues par le cabinet. C’est important de garder la maîtrise de ces sujets pour contrôler les flux.

#4 - La communication client autour de la mise en place de la facturation électronique

Dext a interrogé les cabinets sur le plus gros risque de la facture électronique. La crainte qui figure en premier avec 58 % des réponses est le déplacement de la valeur vers d’autres acteurs (banques et éditeurs). Sur le plan des opportunités, deux cabinets sur trois citent en premier le placement de la valeur dans le conseil au lieu de la saisie.

Il ressort des sondages que la valeur est au centre des préoccupations, tant pour les risques que pour les opportunités. Alors, comment communiquer sur la réforme fiscale en France ? Comment vulgariser l'obligation de facturation électronique, e-reporting et e-invoicing, tout en se concentrant sur cette valeur pour demain ?

Morgane explique comment s’est organisée de façon pratique l’information de chaque entreprise cliente :

• envoi d’un mailing ;
• organisation de webinaires payants ;
• adoption d’une démarche proactive qui démontre aux clients que le cabinet est actif sur le sujet.

“L’idée est de faire passer un message aux clients : Émargence est là, ils peuvent compter sur nous. On sera présents le moment voulu et on n'est pas en retard”.

Elle ajoute qu’elle n’évoque pas trop le côté obligatoire de la réforme, lors de la transmission d’informations aux clients. Elle se concentre sur les avantages de la dématérialisation, en particulier sur la réduction des délais de paiement.

Stéphane Mariette insiste sur l’importance d’être top of mind dans l’esprit des clients. L’expert-comptable est le premier conseiller et partenaire de l’entreprise et le client lui fait confiance. Il est donc possible de communiquer, même si tout n’est pas prêt ni défini.

#5 - Embarquer et former les collaborateurs du cabinet pour les nouvelles missions post-facturation électronique

Morgane évoque les freins au changement qui existent parfois dans les équipes et comment elle explique à ses collègues son mode de fonctionnement.

“Les personnes ont parfois peur d’être remplacées par les outils digitaux. Or, clairement, ils ne sont pas là pour me remplacer, mais pour m’aider. Moi, les périodes fiscales, je les vis sereinement”.

Donner de la visibilité et rassurer

Morgane donne aussi sa vision du métier futur. De son point de vue, deux profils vont émerger. D’une part, des collaborateurs, pas forcément de formation comptable, vont prendre en charge le contrôle des données et des processus de traitement des factures. D’autres salariés du cabinet vont évoluer vers plus de conseils aux entreprises, avec davantage de proximité et de valeur ajoutée.

Stéphane précise que le métier peut évoluer avant la réforme fiscale de 2026 et 2027. La meilleure preuve est la création de l’activité d’office manager chez Émargence, bien en amont de la facturation électronique.

Former les collaborateurs aux outils digitaux, l’étape indispensable avant de former les clients

Chez Émargence, c’est un collaborateur qui forme ses collègues aux outils au sein du cabinet. Ensuite, chaque personne formée doit s’équiper pour transférer le maximum de dossiers sur ces logiciels.

Stéphane Mariette ajoute que la formation est un des piliers stratégiques du projet digital autour de la facture électronique. Il s’exclame :

“La plus grande résistance au changement est au sein du cabinet. Si ça vient de Morgane, c’est sa collègue, il voit comment elle gère sa période fiscale, ça a l’air de marcher. Allez, j’y vais”.

Morgane et Stéphane apportent bien plus d’idées et de conseils sur la manière dont Émargence organise le déploiement du projet, étape par étape. Pour découvrir toutes ces réflexions, afin de mettre en place la facturation électronique dans votre cabinet, regardez le replay de cette émission Dext.