Annuaire PPF : éclaircissements sur le fonctionnement et l’adressage

Après l’actualité sur la facturation électronique en France avec les PDP candidates, puis le projet VAT in the Digital Age (VIDA), nous avons choisi de vous parler cette fois de l’annuaire PPF. La dernière version des spécifications externes publiée en juin donne davantage d’informations sur la manière dont il va fonctionner. Entrons dans le concret avec l’utilité pratique de cet annuaire et la structuration des adresses électroniques pour l’aiguillage correct des factures entre clients et fournisseurs.

1 - L’annuaire PPF : impact de la version 2.4 des spécifications externes

Très attendue, la publication de la version 2.4 des spécifications externes B2B est arrivée le 19  juin 2024. Ces spécifications concernent le développement du PPF, le portail public de facturation. Certains points restent encore à l’étude, notamment pour des sujets techniques comme la délégation ou la subrogation de facture ainsi que des motifs de refus ou de litige (cycle de vie).

Ces spécifications servent à comprendre comment fonctionnera le PPF, soit :

• par une utilisation directe des entreprises ;
• au travers d’une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) ;
• ou au travers d’un OD (opérateur de dématérialisation).

Elles donnent aussi des explications sur l’interopérabilité entre les plateformes PDP (échange de factures et gestion des statuts des factures). Ces spécifications traitent également la transmission des informations à la DGFIP (e-invoicing et e-reporting). Enfin, elles décrivent les processus liés à l’annuaire des entreprises et à sa mise à jour.

2 - À quoi sert l’annuaire des entreprises géré par le PPF pour la facturation électronique ?

Nous reprenons ici une partie des éléments traités par Cyrille  Sautereau, Président FNFE-MPE, dans son article sur LinkedIn en date du 8 juillet : les essentiels de la réforme #1 adressage et annuaire.

Normalisation de l’adressage des factures et diffusion dans un endroit public : l’annuaire PPF

Jusqu’à présent, bon nombre de factures s’échangent entre les entreprises grâce au courrier postal. Ceci suppose donc de connaître l’adresse exacte à laquelle envoyer les pièces aux clients. Le format électronique doit reproduire un schéma équivalent de façon simple, sachant que plus de 4 millions d’entités sont concernées.

Ainsi, le principe d’adressage retenu consiste à définir des adresses électroniques normées qui commencent obligatoirement par le numéro de SIREN du professionnel. Ces adresses sont publiées à un endroit unique et connu de toutes les entreprises : l’annuaire du portail public de facturation.

Connaissance du fonctionnement de l’interopérabilité pour chaque entreprise française

Chaque professionnel établi en France et assujetti à la TVA peut donc indiquer dans cet espace public commun les adresses électroniques à utiliser pour la réception de ses factures fournisseurs. Il lui appartient d’actualiser les données de l’annuaire le cas échéant. Toute entreprise peut ainsi trouver l’information dont elle a besoin pour l’envoi de ses factures à chaque client, sur la base de leur SIREN.

Autres utilités de l’annuaire PPF en matière de facturation électronique

En outre, cet annuaire PPF apporte d’autres fonctionnalités périphériques :

• Il permet de vérifier le statut d’une entreprise (entité privée assujettie à la TVA ou entité publique).
• Il garantit un bon fonctionnement de l’interopérabilité entre les plateformes. En effet, une même adresse mail pour réceptionner des factures sert à une seule PDP ou au PPF.
• Il assure aussi la portabilité des adresses en cas de changement de plateforme (PDP ou PPF) par l’entreprise.

3 - Zoom sur les adresses électroniques à concevoir pour alimenter l’annuaire PPF

Alors, comment structurer les adresses électroniques qui serviront à la transmission et à la réception des factures émises par les fournisseurs à destination des clients ? Nous vous détaillons l’obligation en matière de formats d’adressage. Nous vous expliquons aussi pourquoi il ne faut pas tout inclure dans ces adresses. En effet, d’autres données de la facturation permettent d’enrichir les informations utiles au traitement des factures.

Normalisation des adresses électroniques à renseigner sur l’annuaire PPF

L’obligation est de démarrer chaque adresse électronique à intégrer à l’annuaire par le SIREN de l’entreprise. Certaines structures n’utiliseront qu’une seule adresse. D’autres entreprises choisiront d’en créer plusieurs.

Ainsi, dans tous les cas, ces adresses email prendront une des formes suivantes :

• format SIREN ;
• format SIREN_SIRET ou SIREN_SIRET_CODE_ROUTAGE (le code routage est le Code Service Exécutant pour le secteur public) ;
• format SIREN_SUFFIXE, le suffixe étant laissé au choix de l’entreprise (par exemple si elle veut séparer différentes catégories d’achats).

Une possibilité de démultiplier les adresses électroniques à utiliser avec discernement

Les experts-comptables aideront leurs clients à organiser les adresses électroniques pour renseigner l’annuaire du portail public de facturation. La recommandation consiste à limiter au maximum le nombre d’adresses, voire à en créer une seule. Cyrille Sautereau explique qu’il vaut mieux éviter de reproduire avec les suffixes une organisation territoriale, comme pour des flux de factures au format papier envoyés physiquement dans différents lieux.

Toutefois, l’entreprise qui présente plusieurs activités gérées dans des systèmes informatiques différents peut privilégier le recours à plusieurs plateformes de dématérialisation partenaires. Dans ce cas, des adresses électroniques spécifiques sont créées pour gérer chaque plateforme PDP. C’est le cas notamment pour distinguer des achats du type frais généraux (souvent sans commande d’achat) des approvisionnements de produits gérés en stock.

À quoi ne doivent pas servir les adresses électroniques définies ?

Ne confondez pas l’adressage à construire pour l’interopérabilité et le routage des factures avec le traitement de la facturation électronique. En effet, l’annuaire des entreprises vise à identifier le bon point d’entrée de chaque facture chez son destinataire, le client. Il n’offre pas de services pour exploiter les données des factures après leur réception (workflows de validation).

Même si le traitement de contrôle et de validation de la facture exige d’autres informations, l’adresse électronique n’en est pas le support. Diverses données présentes, elles, dans le corps de la facture, servent à traiter la pièce comptable. Citons notamment :

• le n° du bon de commande ;
• le n° du bon de livraison ;
• la référence de contrat ;
• la référence acheteur (par exemple un code service ou l’identification d’une business unit).

L’annuaire PPF constitue un rouage essentiel de l’interopérabilité pour les flux de factures électroniques. Les experts-comptables jouent un rôle majeur auprès de leurs clients. Ils les aident à mettre en place les processus les plus adaptés à chaque entreprise. La bonne alimentation de l’annuaire PPF et le choix des acteurs pour les échanges de factures font partie des points de vigilance. Plus globalement, nous avons conçu un livre blanc à télécharger afin de communiquer avec vos clients efficacement sur la facture électronique.