Après l’actualité sur la facturation électronique en France avec les PDP candidates, puis le projet VAT in the Digital Age (VIDA), nous avons choisi de vous parler cette fois de l’annuaire PPF. La dernière version des spécifications externes publiée en juin donne davantage d’informations sur la manière dont il va fonctionner. Entrons dans le concret avec l’utilité pratique de cet annuaire et la structuration des adresses électroniques pour l’aiguillage correct des factures entre clients et fournisseurs.
Très attendue, la publication de la version 2.4 des spécifications externes B2B est arrivée le 19 juin 2024. Ces spécifications concernent le développement du PPF, le portail public de facturation. Certains points restent encore à l’étude, notamment pour des sujets techniques comme la délégation ou la subrogation de facture ainsi que des motifs de refus ou de litige (cycle de vie).
Ces spécifications servent à comprendre comment fonctionnera le PPF, soit :
Elles donnent aussi des explications sur l’interopérabilité entre les plateformes PDP (échange de factures et gestion des statuts des factures). Ces spécifications traitent également la transmission des informations à la DGFIP (e-invoicing et e-reporting). Enfin, elles décrivent les processus liés à l’annuaire des entreprises et à sa mise à jour.
Nous reprenons ici une partie des éléments traités par Cyrille Sautereau, Président FNFE-MPE, dans son article sur LinkedIn en date du 8 juillet : les essentiels de la réforme #1 adressage et annuaire.
Jusqu’à présent, bon nombre de factures s’échangent entre les entreprises grâce au courrier postal. Ceci suppose donc de connaître l’adresse exacte à laquelle envoyer les pièces aux clients. Le format électronique doit reproduire un schéma équivalent de façon simple, sachant que plus de 4 millions d’entités sont concernées.
Ainsi, le principe d’adressage retenu consiste à définir des adresses électroniques normées qui commencent obligatoirement par le numéro de SIREN du professionnel. Ces adresses sont publiées à un endroit unique et connu de toutes les entreprises : l’annuaire du portail public de facturation.
Chaque professionnel établi en France et assujetti à la TVA peut donc indiquer dans cet espace public commun les adresses électroniques à utiliser pour la réception de ses factures fournisseurs. Il lui appartient d’actualiser les données de l’annuaire le cas échéant. Toute entreprise peut ainsi trouver l’information dont elle a besoin pour l’envoi de ses factures à chaque client, sur la base de leur SIREN.
En outre, cet annuaire PPF apporte d’autres fonctionnalités périphériques :
Alors, comment structurer les adresses électroniques qui serviront à la transmission et à la réception des factures émises par les fournisseurs à destination des clients ? Nous vous détaillons l’obligation en matière de formats d’adressage. Nous vous expliquons aussi pourquoi il ne faut pas tout inclure dans ces adresses. En effet, d’autres données de la facturation permettent d’enrichir les informations utiles au traitement des factures.
L’obligation est de démarrer chaque adresse électronique à intégrer à l’annuaire par le SIREN de l’entreprise. Certaines structures n’utiliseront qu’une seule adresse. D’autres entreprises choisiront d’en créer plusieurs.
Ainsi, dans tous les cas, ces adresses email prendront une des formes suivantes :
Les experts-comptables aideront leurs clients à organiser les adresses électroniques pour renseigner l’annuaire du portail public de facturation. La recommandation consiste à limiter au maximum le nombre d’adresses, voire à en créer une seule. Cyrille Sautereau explique qu’il vaut mieux éviter de reproduire avec les suffixes une organisation territoriale, comme pour des flux de factures au format papier envoyés physiquement dans différents lieux.
Toutefois, l’entreprise qui présente plusieurs activités gérées dans des systèmes informatiques différents peut privilégier le recours à plusieurs plateformes de dématérialisation partenaires. Dans ce cas, des adresses électroniques spécifiques sont créées pour gérer chaque plateforme PDP. C’est le cas notamment pour distinguer des achats du type frais généraux (souvent sans commande d’achat) des approvisionnements de produits gérés en stock.
Ne confondez pas l’adressage à construire pour l’interopérabilité et le routage des factures avec le traitement de la facturation électronique. En effet, l’annuaire des entreprises vise à identifier le bon point d’entrée de chaque facture chez son destinataire, le client. Il n’offre pas de services pour exploiter les données des factures après leur réception (workflows de validation).
Même si le traitement de contrôle et de validation de la facture exige d’autres informations, l’adresse électronique n’en est pas le support. Diverses données présentes, elles, dans le corps de la facture, servent à traiter la pièce comptable. Citons notamment :
L’annuaire PPF constitue un rouage essentiel de l’interopérabilité pour les flux de factures électroniques. Les experts-comptables jouent un rôle majeur auprès de leurs clients. Ils les aident à mettre en place les processus les plus adaptés à chaque entreprise. La bonne alimentation de l’annuaire PPF et le choix des acteurs pour les échanges de factures font partie des points de vigilance. Plus globalement, nous avons conçu un livre blanc à télécharger afin de communiquer avec vos clients efficacement sur la facture électronique.