Digitalisation : contrôlez la bonne optimisation de vos dossiers

La transformation numérique des cabinets est avant tout une question de stratégie. Sans redéfinition profonde de l’organisation et des processus, les meilleures intentions finissent par s’éteindre. Mais à l’inverse, une bonne stratégie implique la définition d’un plan d’actions pour se traduire de façon opérationnelle.

Collaborateur en cabinet, vous avez donc un rôle essentiel pour accompagner la transformation de votre cabinet et de vos clients. Nous vous proposons, de manière très simple, une liste de points à prendre en considération ou de questions à vous poser au moment de la reprise ou de la création d’un dossier.

En examinant systématiquement les points ci-dessous, vous contribuerez ainsi à l’amélioration continue des process de votre cabinet, et automatiserez au maximum l’exécution des tâches à faible valeur ajoutée. Mécaniquement, vous dégagerez ainsi davantage de temps pour écouter votre client, et l’accompagner dans la gestion quotidienne de son entreprise. Passionné par la transformation numérique et l’utilisation de nouveaux outils, et l’accompagnement de vos clients ? Alors pourquoi ne pas devenir le référent digital de votre cabinet ? Cliquez ici pour en savoir davantage sur ce poste.

1. Quelle est l’organisation actuelle du client ?

Difficile de « plaquer » sur un client l’organisation du cabinet, ses outils et ses process sans prendre le temps de comprendre les habitudes de son client. C’est d’ailleurs pour cette raison que la norme professionnelle de présentation des comptes, par exemple, prévoit dès le début une étape de « connaissance générale de l’entité » :

« L’expert-comptable s’assure que les procédures administratives chez le client permettent de garantir un niveau satisfaisant de la comptabilité [par exemple] : création et classement des documents comptables, opérations de caisse si ces mouvements sont significatifs pour l’entité, autorisations de paiement, procédures d’inventaire, conservation des documents,... [...]

Il s’assure notamment de l’existence des interfaces lorsque le client utilise des logiciels de comptabilité, facturation, traitement de la paie... ou s’appuie sur des outils internes (tableau Excel, livre recettes/dépenses...) »

Cette étape obligatoire d’un point de vue déontologique est devenue encore plus incontournable à l’époque de la dématérialisation des flux. Prenez donc le temps de comprendre son mode de fonctionnement pour mieux vous y adapter.

2. Comment collectez-vous les données du dossier ?

Première étape du processus de production : la collecte des informations. Elles peuvent être de différente nature : données bancaires, variables de paie, factures d’achat ou de vente, éléments du dossier permanent,... Dans ce domaine, voici quelques exemples de questions qui peuvent vous aider à optimiser votre dossier :

Données bancaires

• Une procédure de récupération automatique des flux est-elle prévue, si possible avec intégration directe dans l’outil de production comptable ?

Factures d'achat

• Avez-vous identifié la totalité des sources de factures d’achat sur ce dossier : papier, mail, récupération sur des sites marchands, photo via smartphone, etc. ?
• Avez-vous envisagé de rationaliser ces flux en mettant en place une plateforme d’échange sécurisée connectée à vos outils métiers (comme MyCompanyfiles) ?
• Plus spécifiquement pour les factures nativement au format papier, avez-vous proposé au client une solution de reconnaissance automatique de caractères, comme Dext ?

Factures de vente

• Le client dispose-t-il d’une solution de facturation conforme aux règles en vigueur ?
• Sinon, lui avez-vous proposé une sélection déjà proposée par le cabinet, ou adaptée à ces besoins, qui permettrait un export automatique vers votre solution comptable, comme QuickBooks ?
• En avez-vous profité pour aborder la question de la facturation électronique, qui permettrait à la fois de simplifier la facturation de votre client, de réduire ses délais de paiement, et d’automatiser la comptabilisation de ces éléments ?

Eléments de paie / Juridique

• Les solutions de production des bulletins et déclarations sociales, mais aussi des formalités juridiques permettent-elles la collecte sécurisée, en ligne, des éléments nécessaires ?
• Sinon, avez-vous envisagé de connecter ces solutions à une plateforme d’échange sécurisée ?

3. Comment sont-elles traitées ?

Les outils de production constituent le « cœur du réacteur », et doivent bien évidemment être choisis avec soin. Il n’est bien évidemment pas possible ici de rentrer dans le comparatif technique des solutions comptables, juridiques, ou sociales du marché. Mais certains principes de bonne gestion de votre dossier peuvent vous libérer de certaines tâches chronophages.

Traitement des données

• Avez-vous mis en place tous les connecteurs entre les différentes solutions utilisées ?
• Si vous pensez que l’interconnexion de deux solutions n’est pas possible, avez-vous contacté le référent digital de votre éditeur, pour confirmer cette analyse ?
• Quel est le taux réel d'efficacité de votre solution de reconnaissance automatique ? Est-il conforme à ce qui est annoncé par l’éditeur, ou ce que vous constatez chez vos collègues ? Sinon, demandez à votre éditeur de vous aider à affiner le paramétrage.
• Si votre solution le permet, avez-vous mis en place des relances automatisées en cas de pièces manquantes ou compte d’attente ?
• Avez-vous mis en place une checklist de contrôle de fiabilité des données intégrées automatiquement dans les dossiers ? C’est à la fois une garantie de qualité des dossiers et un moyen d’éviter toute surqualité.

4. Comment sont-elles restituées ?

La restitution des informations traitées peut se faire au bénéfice du client, de clients internes, ou de tiers. C’est un point trop souvent négligé dans les cabinets, qui pensent à numériser la collecte et le traitement de l’information, mais conservent un traitement manuel (envoi par mail) voire papier dans la phase de restitution.

Client final

• La production habituelle du cabinet est-elle « poussée » automatiquement au client ou cela nécessite-t-il une intervention manuelle ? Là encore, la mise en place d’une plateforme d’échange sur laquelle les documents produits sont déposés automatiquement peut vous permettre de gagner beaucoup de temps.
• Si votre client a exprimé un besoin d’accompagnement plus serré, avez-vous formalisé cette restitution ? Sa fréquence, son objectif, le livrable éventuel ?
• Les données de gestion peuvent-elles être restituées en temps réel, avec une interface dédiée, comme RCA MEG ?

Clients internes

• La transmission des informations entre les différents pôles du cabinet se fait-elle via une GED partagée, collaborative, comme Welyb ? Certaines GED proposent une interopérabilité avec les logiciels de production, un classement automatique des pièces produites, et une information des collaborateurs concernés

Tiers

• Exploitez-vous toutes les possibilités de télétransmission des déclarations et pièces fiscales, sociales, juridiques ?
• Avez-vous mis en place la signature électronique du cabinet, qui permet de certifier les documents produits de façon dématérialisée ?

Notre checklist ne prétend pas être exhaustive. Elle dessine toutefois quelques pistes d’amélioration des dossiers, avec un but principal : vous permettre de dégager le temps nécessaire à la réalisation de missions à la fois plus intéressantes pour vous et plus utiles à vos clients.