Comment gérer les connaissances en cabinet : nos exemples d’actions pratiques
Le knowledge management comporte de nombreux avantages dans toute entreprise. Les experts-comptables ont tout intérêt à mettre en place des actions concrètes en ce sens. Découvrez dans cet article des exemples pratiques pour gérer les connaissances dans votre cabinet. Cette démarche favorise l’acquisition du savoir et le partage des compétences. Elle accroît la compétitivité de chaque collaborateur et de toute l’équipe.
Gérer les connaissances en cabinet d’expertise comptable : un enjeu fort pour la performance et les compétences
La gestion des connaissances consiste à utiliser les données pour en faire une information puis à la transformer en connaissance. Ce processus appelé aussi knowledge management aide à la fois à acquérir et à transmettre les informations et les savoirs dans un cabinet comme dans toute entreprise. À l’heure où la technologie bouleverse la profession et que le renouvellement des compétences s’impose, c’est une stratégie intéressante à déployer. Elle permet également d’améliorer les échanges au sein d’une équipe et d'augmenter la performance globale de l’organisation.
# Action 1 : onboarding et formation des nouveaux collaborateurs
Gérer les connaissances en cabinet commence dès l’accueil des nouveaux salariés. Mettre en place une procédure d’onboarding avec la nomination d’un référent ou "parrain" aide la recrue à trouver rapidement ses marques dans l'environnement et avec une organisation appropriée. Cette démarche contribue donc à sa performance au travail. Vous le rendez plus vite autonome et opérationnel. Il acquiert les codes, les savoirs et les bons réflexes, tant pour la vie du cabinet que vis-à-vis des clients. Construisez un document modèle et adaptez-le pour chaque collaborateur embauché.
# Action 2 : cartographie des compétences pour allouer les bonnes ressources aux différentes missions
Pensez à la création d’une cartographie dynamique des collaborateurs, avec l’identification de leurs compétences et expériences. Ce système facilite la recherche des ressources qui correspondent à des besoins clients précis. Il aide également à détecter les manques de connaissances à combler. Il permet ensuite d’organiser les actions de formations ainsi que la transmission d’informations ou de savoirs.
C’est aussi une manière d’anticiper sur les besoins de formations quand le cabinet envisage la création de nouvelles missions. Enfin, cette cartographie peut mettre en lumière des connaissances et des compétences existantes dans l’organisation, mais sous-exploitées auprès du portefeuille client.
# Action 3 : déploiement d’une GED pour favoriser la gestion des connaissances et le partage d’informations
La gestion électronique de documents (GED) devient incontournable pour piloter les connaissances en cabinet comme dans la plupart des entreprises. Avec la dématérialisation des processus, toute la documentation se stocke ainsi au même endroit pour tous les salariés qui ont besoin d’y accéder. Ces systèmes d’archivage décloisonnent l’information. Ils offrent souvent la faculté d’annoter, de commenter et d’alerter les membres d’une équipe. Ils favorisent le travail collaboratif, un élément fondamental pour un bon knowledge management.
# Action 4 : Mise en place d’outils collaboratifs pour gérer les connaissances du cabinet et diffuser le savoir
La gestion des connaissances en cabinet passe également par le développement d’un environnement de travail qui facilite la collaboration au sein de l’équipe. Aujourd’hui, de nombreux outils agilisent ce processus.
Ainsi :
- La mise en place d’un outil collaboratif facilite le travail. Citons Trello, Notion, Google Drive, SharePoint de Microsoft, Monday, Asana, etc.. Vous y stockez procédures de travail, contacts, vidéos, liens de sites web utiles, tâches ou projets.
- La création d’une newsletter interne au cabinet sert à rappeler des informations diverses. Insérez-y les objectifs, l’actualité fiscale, les nouvelles normes, les dates importantes, etc.
- L’emploi d’une messagerie interne comme Slack ou Microsoft Teams fluidifie les échanges. Transmission d'informations ou questions, tout s'accélère entre les collaborateurs ainsi qu’avec leur manager.
# Action 5 : organiser l’offboarding des collaborateurs et la passation des dossiers
Enfin, le partage du savoir et le transfert de compétences comprennent aussi une gestion rigoureuse des connaissances lors du départ du collaborateur. Fin de contrat CDD ou démission d’un CDI, assurez-vous que la transmission d’informations s’effectue correctement. Les connaissances acquises au fil des années sur un dossier client sont précieuses, tant pour la pertinence des missions futures que pour la relation avec cette entreprise. Plus le travail est bien documenté tout au long de la présence du collaborateur dans le cabinet, plus ce passage de relais s’avère facile.
Dans un environnement où l’informatique devient de plus en plus prégnante, c'est capital de partager l’information et de favoriser le développement d’échanges structurés et fluides entre les membres du cabinet. Ce concept de knowledge management prend encore plus d’importance à l’aube de la facture électronique généralisée. Faites-en un levier au service de votre nouvelle stratégie !
