Un guide étape par étape pour préparer la facture électronique
La réforme de la facturation électronique accélère la digitalisation au sein des métiers du chiffre. Elle aura de grandes conséquences sur l’ensemble des entreprises françaises, mais en particulier sur les PME. Les cabinets d’expertise comptable et les éditeurs de logiciels de la profession en seront naturellement impactés, il s’agit donc de bien se préparer à l’arrivée de la réforme, initialement prévue en juillet 2024 et repoussée en 2026.
Anticiper l’arrivée de la facture électronique : pourquoi ?
La facturation électronique pose une date limite à la dématérialisation des cabinets d’expertise comptable. De nombreuses méthodes traditionnelles vont pour la première fois depuis des années être transformées. Le chiffre d’affaires des cabinets est directement en ligne de mire puisqu’aujourd’hui, c’est quasiment 40% du résultat d’un cabinet qui provient de la mission de tenue comptable. Une mission qui, à terme, va disparaître.
Ce constat chiffré peut paraître angoissant à première vue, mais c’est en fait une opportunité pour les métiers du chiffre de se réinventer et se rendre plus attractif pour les générations futures. De nouveaux services de l’expertise comptable vont alors voir le jour et les collaborateurs les plus motivés auront la chance de pouvoir se former à des tâches à plus grande valeur ajoutée. Il en va alors des associés du cabinet de faire en sorte d’anticiper les changements à venir : mise en place de plans de formations, recrutements de nouveaux profils, révisions de la chaîne de production du cabinet, implémentation de nouveaux outils, etc.
Du côté clients, les cabinets vont devoir faire leur maximum pour les informer et les rassurer sur la réforme. La réussite de la transition des cabinets au traitement de ce nouveau mode de facturation réside en partie dans la bonne préparation de leurs clients. Veille d’information, explication simple de l’impact pour leurs entreprises, mise en place de nouveaux outils, etc. Les cabinets devront faire preuve de pédagogie pour réduire la taille de la marche à franchir au 1er juillet 2024.
L’enjeu de dématérialisation de votre cabinet dépasse donc de loin celui de la facture électronique. Beaucoup de cabinets ont déjà enclenché leur transition vers un mode de fonctionnement digital et ont pris une longueur d’avance sur ceux qui n’ont pas fait le premier pas. Mais il n’est pas encore trop tard !
Le report de la facturation électronique obligatoire en 2024 à 2026
La réforme de la facturation électronique en France, initialement prévue pour 2024, a été reportée à 2026. Cette décision a été prise afin de donner plus de temps aux entreprises pour se préparer à cette transition majeure et pour assurer une mise en place efficace et fluide du nouveau système.
Le report de 2024 à 2026 a été motivé par plusieurs facteurs clés :
- Préparation des entreprises : de nombreuses entreprises, en particulier les petites et moyennes entreprises (PME), n'étaient pas prêtes pour cette transition. Le délai supplémentaire leur permettra de se conformer aux nouvelles exigences sans perturber leurs opérations.
- Adaptation des systèmes informatiques : la mise en place de la facturation électronique nécessite des ajustements significatifs des systèmes informatiques des entreprises. Le report donne aux entreprises plus de temps pour adapter leurs systèmes de gestion et de facturation, et pour former leurs équipes.
- Évaluation des solutions : le gouvernement souhaite s'assurer que les solutions technologiques disponibles sur le marché sont suffisamment robustes et sécurisées pour supporter la transition à grande échelle. Cela inclut la certification des plateformes de facturation électronique.
- Retour d'expérience : en reportant la mise en œuvre obligatoire, le gouvernement espère recueillir davantage de retours d'expérience des entreprises pilotes et affiner les processus et réglementations en conséquence.
Le report de la facturation électronique obligatoire de 2024 à 2026 est une décision stratégique qui vise à assurer une mise en œuvre réussie et à minimiser les perturbations pour les entreprises. Cette période supplémentaire de préparation permettra aux entreprises de s'adapter aux nouvelles exigences, de choisir les bonnes solutions technologiques et de former leur personnel adéquatement. En fin de compte, cette réforme vise à renforcer l'efficacité et la transparence des transactions commerciales en France, tout en offrant des avantages significatifs en termes de lutte contre la fraude et de simplification administrative.
Facture électrique bientôt obligatoire : quelles implications pour les entreprises ?
La réforme de la facturation électronique s'inscrit dans une initiative plus large de dématérialisation des transactions. Elle vise à réduire la fraude à la TVA et à améliorer l'efficacité administrative. La loi impose que toutes les entreprises, qu'il s'agisse de grandes entreprises, de PME ou de TPE, adoptent la facturation électronique. Cette nouvelle loi sur les factures implique l'émission, la transmission et le traitement de factures au format électronique, en remplacement des factures papier traditionnelles.
1. Transition technologique
Les entreprises devront adopter un logiciel de facturation et utiliser des plateformes dédiées à la facturation électronique. Ces solutions permettront de générer, émettre et transmettre des factures au format électronique (PDF, XML, etc.). La gestion des données sera centralisée, et les entreprises devront s'assurer que leurs systèmes sont compatibles avec les plateformes de facturation électronique approuvées, comme le Portail Public de Facturation (PPF) et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).
2. Conformité fiscale
L'obligation de facturation électronique est étroitement liée à la lutte contre la fraude fiscale. Les factures électroniques permettent un reporting plus précis et transparent des transactions commerciales, facilitant ainsi les contrôles fiscaux. Les entreprises devront veiller à ce que leurs factures soient conformes aux exigences de l'administration fiscale, notamment en matière de TVA. Il convient également d’ajouter toutes les mentions obligatoires pour vos factures afin de garantir leur conformité.
3. Amélioration des processus internes
La dématérialisation des factures offre plusieurs avantages en termes de gestion. Elle réduit les coûts liés au traitement des factures papier (impression, envoi postal, archivage), améliore la rapidité des transactions et permet une meilleure traçabilité des opérations. Les entreprises pourront également bénéficier d'un accès facilité aux données financières pour des analyses plus précises et une gestion plus efficace des finances.
4. Relation avec les fournisseurs et clients
Les entreprises devront communiquer avec leurs fournisseurs et clients pour s'assurer que tous sont en mesure de gérer des factures électroniques. La transition nécessitera une collaboration étroite pour synchroniser les formats et les processus de facturation. D’où l’intérêt d’apprendre à faire une facture ! De plus, les entreprises devront s'assurer que leurs partenaires commerciaux utilisent des plateformes compatibles pour l'émission et la réception des factures électroniques.
5. Impact sur les PME et TPE
Les PME et TPE, souvent moins équipées technologiquement, devront investir dans des solutions de facturation électronique. Cela peut représenter un défi financier et organisationnel, mais des aides et des services spécifiques seront probablement mis en place pour faciliter cette transition. L'État français prévoit des mesures de soutien pour accompagner les petites entreprises dans cette transformation.
6. Sécurité et confidentialité des données
La transmission et le stockage des factures électroniques soulèvent des questions de sécurité et de confidentialité des données. Les entreprises devront garantir que leurs systèmes de facturation sont sécurisés et conformes aux régulations en vigueur pour protéger les données sensibles.
Quelles étapes pour me préparer à la facturation électronique ?
Avec le report de la facturation électronique obligatoire en 2024 à 2026, vous avez plus de temps pour vous préparer.
Les conséquences techniques seront principalement l’enjeu des éditeurs. Nous travaillons donc à la mise en place des fonctionnalités nécessaires pour vous permettre d’avancer dans la bonne direction avec vos clients le moment venu. En parallèle, notre équipe compte maintenant parmi elle un chef de projet “facture électronique”. Avec lui et notre référent produit, anciennement collaborateur en cabinet, nous avons rassemblé toutes les informations disponibles sur le sujet de la facture électronique pour créer un guide de mise en place.
Prenant la forme d’une frise chronologique, nous vous proposons un plan d’action trimestriel à suivre étape par étape pour anticiper la facturation électronique obligatoire en 2024 (maintenant 2026).
Vous retrouverez dans ce guide :
- Quand dématérialiser son cabinet ?
- Quand informer ses clients et comment faire ?
- Quels objectifs fixer à son cabinet ?
- Comment bien choisir ses plateformes PDP et OD ?
À partir d’aujourd’hui, ce mode d’emploi vous guidera jusqu’en 2026 dans l’anticipation de la facturation électronique. N’hésitez pas à également à consulter nos annuaires des experts comptables pour être accompagné par des professionnels qualifiés dans cette transition à la facture électronique !
La clé de la réussite réside dans la compréhension et le bon enchaînement des étapes de préparation.
