Interopérabilité : un système à privilégier pour le traitement des données comptables en cabinet
L’interopérabilité est un mot à la mode, mais ce n’est pas sans raison ! Nous vous proposons cet article qui explique ce concept d’échanges informatiques facilités et automatisés entre vos différentes applications. Nous détaillons les types de flux et de données qu’un système interopérable prend en charge dans un cabinet d’expertise comptable. Enfin, nous présentons ses avantages pour la digitalisation de votre structure, par comparaison à un logiciel classique tout-en-un.
1 - Qu’est-ce que le concept d’interopérabilité ?
Cette notion se rencontre surtout dans le domaine informatique et le traitement d’informations entre plusieurs systèmes ou logiciels. L’interopérabilité ne doit toutefois pas être confondue avec la compatibilité.
1.1 - Interopérabilité : définition et synonyme
Pour porter la qualification d’interopérable, un système informatique doit autoriser un échange simple de données avec lui, et sans restriction particulière. Les interfaces comportent des règles connues et sont utilisables sans contrainte. Le terme d’interfonctionnement se rencontre également et présente exactement le même sens.
Par opposition, les logiciels fermés exigent des développements ou la création spécifique d’interfaces pour accepter cet échange avec des données dont eux seuls maîtrisent le format.
1.2 - La prégnance de l’interopérabilité dans les échanges mondiaux
Les secteurs de la téléphonie comme de l’internet fonctionnent selon le principe d’opérabilité au niveau mondial. Pour les entreprises, c’est également un concept essentiel alors que les échanges dématérialisés au travers de réseaux et messageries n'ont jamais été aussi importants. C’est particulièrement visible pour le commerce en ligne.
1.3 - Les caractéristiques d’un système interopérable
L’interopérabilité se manifeste de plusieurs manières pour un logiciel ou une application informatique. Dans tous les cas, elle signifie que deux systèmes présentent une capacité à échanger entre eux, selon des standards ou normes connues.
Notez aussi qu’un logiciel interopérable se base sur des marqueurs présents dans les fichiers et codifiés dans des dictionnaires de données. Ce sont les métadonnées. Elles facilitent la communication entre les bases de données classiques ou non structurées.
Les API
L’API (Application Programming Interface) signifie “interface de programmation applicative”. Elle permet la connexion et l’échange d’informations en suivant des normes précises. Il existe plusieurs types d’API :
- les API ouvertes, accessibles à tous ;
- les API partenaires pour lesquelles des droits d’accès s’imposent ;
- les API privées, une interface spécialement construite en interne d’une entreprise pour son usage propre.
Le streaming de données
Ce type de processus interopérable correspond à l’échange d’informations en temps réel. Il trouve son utilité dans des entreprises pour des transactions ou traitements critiques sur le plan de la poursuite de l’exploitation.
2 - Utilisation de l’interopérabilité en cabinet : exemples
À l’heure où les experts-comptables entament ou parachèvent la transformation digitale de leurs cabinets, le concept de données interopérables se développe fortement. Passons en revue les différents éléments et flux financiers susceptibles de s’échanger ainsi.
2.1 - Les connexions par API avec les comptes bancaires
La technologie de l’open banking correspond à de nouveaux services qui facilitent la communication et les accès aux données bancaires, sans être le détenteur du compte. Ainsi, une entreprise accorde l’autorisation à un tiers (l’expert-comptable) d’accéder à ses informations financières, donc son compte bancaire. La connexion par API s’effectue entre le logiciel de comptabilité et le compte bancaire du client, selon le principe de l’interopérabilité.
2.2 - L’interopérabilité entre logiciel de comptabilité et logiciel de pré-comptabilisation
L’automatisation de la comptabilité en cabinet exploite aussi un ou plusieurs protocoles d’interopérabilité. L’objectif consiste à rendre le traitement de chaque facture plus fluide, avec le maximum de sécurité, quels que soient les formats des pièces. Un logiciel de pré-comptabilisation se connecte par API à des plateformes fournisseurs pour récupérer les factures. Il s’interface aussi avec des logiciels de comptabilité du marché afin d’y intégrer les écritures automatiquement.
2.3 - Les outils interopérables pour exploiter la data après l’établissement de la comptabilité
Le troisième processus en cabinet qui exploite l’interopérabilité des données, ce sont les produits de business intelligence. Ces outils proposent souvent une intégration automatisée avec de nombreux logiciels de comptabilité. Ainsi, ils récupèrent les écritures pour alimenter leur base de données. Là encore, les systèmes interopérables facilitent la tâche d’analyse et de reporting pour les collaborateurs.
3 - Les atouts de l’interopérabilité en cabinet pour réaliser sa transformation digitale
Vous hésitez entre choisir un seul outil tout-en-un pour l’organisation des tâches et plusieurs systèmes interopérables ? Nous avons la conviction que la seconde hypothèse apporte davantage de flexibilité et de précision. Avec l’interopérabilité, vous répondez à toutes les situations de la vie en cabinet comme chez les clients.
3.1 - La facturation électronique et le schéma en Y : des flux multiples et d’origine variée
La digitalisation comptable s’intensifie et va se généraliser, tant dans vos organisations que dans les entreprises avec le déploiement de la facturation électronique. Plus vos clients ainsi que leurs fournisseurs vont franchir le pas de la dématérialisation, plus les cas de figure à traiter vont se multiplier, en fonction des choix opérés. Le schéma français dit en Y autorise de nombreuses combinaisons auxquelles chaque expert-comptable sera confronté dans l'accompagnement de ses clients.
Quelles que soient la ou les plateformes retenues pour la facture électronique, en adoptant l’interopérabilité, vous conservez le maximum de souplesse. Avec des logiciels spécialisés par fonctionnalité et connectés entre eux par API, vous obtenez le meilleur et le plus vite, afin de bâtir votre pile technologique.
3.2 - Inconvénients des systèmes informatiques tout-en-un et non interopérables
Imaginez une organisation où vous disposez d’un seul logiciel pour la gestion de toutes les données et processus, de l’émission d’une facture à son paiement. Dans la plupart des cas, ce type de produit fonctionne en autonomie et ne comporte pas forcément d’API pour une communication simple avec d’autres systèmes.
Cet outil peut tout à fait répondre aux normes exigées pour une dématérialisation et un archivage conformes à la loi et en toute sécurité. Pour autant, rien ne garantit qu’il puisse aisément gérer les échanges d’informations avec les autres systèmes choisis par les clients ou les fournisseurs des clients. Ajouter ou modifier des interfaces classiques peut s’avérer complexe pour de tels logiciels.
4 - La solution Dext : une interopérabilité des données tout au long du processus de facturation
Les logiciels de facturation et de pré-comptabilisation comme Dext fonctionnent avec de l’interopérabilité native des données. C’est au cœur de leurs processus, de leur ADN. Avec Dext, les systèmes interopérables vous offrent le maximum de normalisation des échanges, grâce aux API entre les logiciels.
4.1 - Pré-comptabilisation des factures fournisseurs
Le logiciel Dext collecte et centralise les pièces comptables, qu’il s’agisse de son application mobile, d’une connexion à une plateforme fournisseur ou de l’exploitation de pièces jointes dans une boîte mail. Le système utilise l’intelligence artificielle pour extraire les données de chaque facture ou fichier en réception. Il les lit et prépare les écritures automatiquement.
L'application Dext poursuit le travail en se connectant par API au système comptable afin de générer l’intégration des écritures. Elle facilite la vie des cabinets. Elle propose une gestion simple et documentée de l’intégration API avec leur système de comptabilité. Nous offrons une interopérabilité avec tous les logiciels du marché.
4.2 - Facturation client
Dext propose la gestion de tout le circuit d’information, de l’émission du devis à l’édition de la facture et son envoi. Chaque client du cabinet peut se connecter à la plateforme tout-en-un de Dext pour générer et transmettre les factures de vente. Les formats de factures sont conformes aux normes fiscales imposées par la facture électronique obligatoire.
Par définition, l’interopérabilité apporte de la normalisation dans les échanges et elle accroît ainsi l’automatisation des processus. Vous évitez de devoir bâtir des interfaces au cas par cas. C’est donc un atout pour déployer étape par étape la digitalisation de votre cabinet. Nous vous proposons en outre de télécharger notre livre blanc sur le sujet.
