Comment manager le changement en cabinet en exploitant le vécu de la période fiscale

La transformation digitale des entreprises ne connaît pas de coup d'arrêt malgré le report de la facture électronique. Les cabinets d’expertise comptable se retrouvent en première ligne toute l’année pour les accompagner dans ce processus. La fin de la période fiscale signifie une charge de travail qui se réduit. Ne vous démobilisez pas ! Bien au contraire ! C’est justement un excellent moment pour manager la conduite du changement. Tirez parti des événements des mois écoulés. Imaginez une solution à chaque problème identifié.

1 - Comprendre le processus de la conduite du changement et ses leviers

En quoi consiste le management du changement pour un cabinet qui accompagne ses clients dans la dématérialisation de leurs entreprises ? Commencez par bien avoir en tête les tenants et aboutissants d’un tel projet.

1.1 - Accompagner la transformation digitale des entreprises : une démarche délicate et parfois contre nature

L’époque actuelle amène à des évolutions profondes dans les manières de travailler et dans les outils à utiliser. Une des difficultés constantes dans tout projet de conduite du changement réside dans la capacité des hommes à accepter et à supporter les évolutions. Ce n’est pas un phénomène naturellement admis par tous et les résistances existent partout. Vous avez probablement vécu cette expérience avec certains collaborateurs face à des changements d’outils et qui s’exclament : “on a toujours fait comme ça !”

C’est l’approche psychologique du management du changement. Elle suppose une communication ferme et empathique afin de conduire la transition de l’organisation et de pousser les salariés à accepter les évolutions nécessaires dans leur poste de travail.

1.2- S’intéresser aux fondamentaux d’une gestion du changement sur le plan des organisations

Comme nous l’avons détaillé dans notre guide du changement en cabinet d’expertise comptable, un tel projet comporte généralement plusieurs phases classiques. John P. Kotter est l’auteur de “Leading Change”. Il en dénombre 8, de la création du sentiment d’urgence, jusqu'à l’insertion de méthodes nouvelles dans la culture de l’entreprise.

Certaines étapes peuvent tout à fait se traiter à la fin de la période fiscale dans un cabinet. Citons :

• l’organisation du passage à l’action et la suppression pratique des obstacles identifiés ;
• la consolidation des résultats positifs mesurés ;
• la mise à jour du projet et l’ajustement des tâches ou actions prévues.

2 - Tirer les leçons de la période fiscale au regard de son projet de conduite du changement

La période fiscale constitue un moment idéal pour analyser comment avancent les étapes d’un projet d’automatisation de la comptabilité afin de gagner du temps. Profitez cette année pour en tirer sans attendre les enseignements utiles à votre management du changement et pour mesurer l’atteinte de votre objectif global.

2.1 - La transformation digitale : point sur les gains et succès obtenus par le cabinet dans l’accompagnement des entreprises

Vous avez tenté de vous organiser afin d’éradiquer le maximum de temps lors de la période fiscale 2024 ? Dressez un bilan factuel de la situation. Évaluez la manière dont les collaborateurs ont vécu les changements technologiques introduits cette année. Mesurez les progrès accomplis et fêtez-les. Par exemple, estimez :

• le nombre moyen de jours gagnés pour la clôture des bilans des entreprises qui ont adopté la dématérialisation ;
• la quantité d’heures de travail supprimées en soirée ou le week-end ;
• le nombre d’entreprises qui utilisent les outils d’automatisation de la tenue comptable depuis décembre dernier ;
• le taux de factures sans erreur au niveau de la pré-comptabilisation.

Cette dynamique des petits pas contribue à la motivation des équipes. Elle montre le chemin accompli dans le management du changement. Elle aide à faire ensuite accepter les messages pour les étapes qui restent à franchir.

2.2 - Management du changement : évaluation des points à améliorer

De la même manière, dès la fin de la période fiscale, prenez le temps de lister collectivement les problèmes ou les résultats insuffisants par rapport à l’objectif. En tant que manager d’équipe, c’est en effet votre rôle de poser ce type de questions :

• Quels processus de dématérialisation et d’automatisation ont mal fonctionné pendant la période fiscale et pour quels clients ?
• Quels sont les facteurs de blocage ou de rejet des nouveaux outils par les hommes, dans le cabinet ou en entreprise ?
• Quelles suggestions pratiques émettent les collaborateurs pour y remédier ?

3 - Définir un plan d’action à mettre en place immédiatement pour un meilleur accompagnement du changement

Une fois le constat établi, pour maximiser votre management du changement, battez le fer tant qu’il est chaud et adaptez votre plan d’action et le niveau de formation. Vous aidez ainsi les collaborateurs à se projeter immédiatement dans une étape positive qui vise à améliorer les processus et à résoudre les difficultés vécues. C’est aussi le moment le plus calme et le plus propice pour une réflexion sereine au sein de l’équipe.

3.1 - Choisir des outils de dématérialisation et d’automatisation de la comptabilité

Si ce n’est pas encore le cas, votre cabinet gagnerait à adopter un outil d‘automatisation de la tenue comptable comme Dext. En organisant la mise en place avant l’été, vous pouvez tester la solution sur quelques clients volontaires et motiver les salariés du cabinet avant les congés. Vous les retrouverez frais et dispos pour déployer le processus à plus grande échelle dès la rentrée.

3.2 - Améliorer la communication auprès des entreprises sur les enjeux et les objectifs

Reprenez les points de friction constatés lors de la période fiscale et organisez pour chacun des messages à destination des clients. Rappelez-leur le fonctionnement des outils de digitalisation et les avantages concrets pour eux-mêmes et pour leurs entreprises. C’est important de fournir aux collaborateurs du cabinet les bons arguments pour convaincre les clients d’adhérer aux changements. Le rendez-vous bilan constitue d’ailleurs une excellente opportunité pour cette communication avec chaque entreprise.

3.3 - Renforcer les compétences de l’équipe pour la transformation digitale des entreprises

Pour les insuffisances techniques recensées au sein du cabinet, la fin de la période fiscale semble le moment idéal pour bâtir un plan de consolidation des compétences. Listez les natures des difficultés vécues et les domaines pour lesquels un renforcement s’impose. Travaillez sur les deux axes indispensables pour la conduite du changement :

• mise en place de formations pour compléter les connaissances et la capacité à intégrer la transition digitale ;
• lancement de recrutements pour les métiers induits par les nouvelles technologiques, comme le data analyst en finance, le data controller ou le référent digital.

Manager le changement, c’est un processus permanent. Toutefois, la saisonnalité des cabinets implique de mettre l’accélérateur quand les collaborateurs sont les plus disponibles mentalement. En réalisant cet état des lieux, positif comme négatif, dès la fin de la période fiscale, vous évitez que le soufflet retombe. Vous maintenez la motivation des acteurs clés, grâce aussi aux solutions que vous apportez aux problèmes détectés. Pour aller plus loin, téléchargez notre guide sur la conduite du changement en cabinet. Vous y trouverez de nombreuses astuces pratiques.