Note de frais en auto-entrepreneur : est-ce possible en France ?

Vous êtes en micro-entreprise, et vous vous demandez si vous pouvez déduire vos frais professionnels ou établir une note de frais en auto-entrepreneur ? Mauvaise nouvelle : le régime de l’auto-entreprise ne permet ni remboursement des dépenses, ni déduction fiscale des frais engagés pour votre activité. Mais alors, comment limiter l’impact de ces dépenses professionnelles sur votre rentabilité ? Existe-t-il des solutions pour récupérer certains frais, notamment les frais kilométriques ? On fait le point sur ce que vous pouvez (et ne pouvez pas) faire en auto-entreprise !

Quels frais peut déduire un auto-entrepreneur ?

La mauvaise nouvelle, c’est qu’un micro-entrepreneur ne peut pas récupérer ses frais professionnels. En micro-entreprise, pas de note de frais en auto-entrepreneur ni de remboursement pour les dépenses liées à l’activité ! 

Autrement dit, impossible de récupérer l’argent investi dans un ordinateur, un véhicule ou même les frais de déplacement et de restauration pour un rendez-vous client. Ces dépenses ne sont pas déductibles du chiffre d’affaires, ce qui peut être un frein pour certains entrepreneurs.

Seule exception : les frais de débours. Lorsqu’un auto-entrepreneur avance des frais au nom et pour le compte d’un client, il peut les lui refacturer. Mais attention, cela doit être justifié et encadré pour être parfaitement légal.

La gestion des frais professionnels en auto-entreprise

Les frais professionnels correspondent aux dépenses engagées dans le cadre de votre activité, mais payées en votre nom personnel. Ils comprennent notamment :  

• les frais de déplacement (billets de train, essence, parking...) ; 
• les indemnités kilométriques pour l’utilisation de votre véhicule personnel ; 
• les frais de restauration lors de rendez-vous professionnels.  

Contrairement à d’autres statuts, un auto-entrepreneur ne peut pas déduire ses frais professionnels ni se les faire rembourser directement. La seule alternative à la note de frais en auto-entrepreneur consiste à intégrer ces dépenses dans votre prix de vente. En pratique, cela signifie :  

1. Inclure vos frais dans votre tarif : ajoutez-les au montant facturé à votre client sous forme de forfait.  
2. Anticiper l’impact sur votre chiffre d’affaires : ces frais intégrés augmentent votre CA déclaré, ce qui peut entraîner des cotisations sociales et des impôts plus élevés.  
3. Appliquer une marge : pour éviter de perdre de l’argent, pensez à inclure une marge qui couvre vos dépenses réelles, mais aussi les charges liées à leur intégration dans votre chiffre d’affaires. 

Exemple concret : si vos frais professionnels s’élèvent à 100 €, vous ne pouvez pas simplement les refacturer à ce montant. En micro-entreprise, vous devez prendre en compte les charges (cotisations Ursaff) et donc facturer un montant supérieur pour ne pas être perdant, par exemple 122 €.

Note de frais en auto-entrepreneur : focus sur les frais de débours

Une dépense avancée pour le client

Souvent méconnus des micro-entrepreneurs, les frais de débours désignent des dépenses effectuées directement au nom du client et nécessaires à la réalisation d’une prestation ou à la livraison d’un produit. Concrètement, l’auto-entrepreneur paie la facture, mais celle-ci est bien établie au nom du client, ce qui permet un remboursement sans impact sur le chiffre d’affaires.

Voici quelques exemples courants :

• frais d’envoi d’un colis commandé par le client ; 
• achat de matières premières spécifiques à une prestation (peinture, carrelage…) ; 
• frais de déplacement engagés pour le compte du client (par exemple, la récupération de matériel sur un chantier).

Prenons le cas d’un carreleur : s’il achète le carrelage pour son client avec une facture au nom de ce dernier, cette dépense est considérée comme un frais de débours et peut être remboursée comme note de frais en auto-entrepreneur. 

Frais de débours vs frais professionnels : ne pas confondre

Attention à ne pas tout mélanger ! Contrairement aux frais de débours, les frais professionnels concernent les dépenses faites pour le bon fonctionnement de l’activité : achat de matériel, frais de déplacement, repas, etc. Ceux-là restent à la charge de l’auto-entrepreneur et ne sont pas déductibles du chiffre d’affaires. En résumé, un frais professionnel bénéficie à l’entreprise tandis qu’un frais de débours est uniquement avancé pour un client, sans impact sur le chiffre d’affaires.

Comment obtenir le remboursement des frais de débours ?

Pour être en règle et récupérer ces frais sans difficulté, l’auto-entrepreneur doit respecter 3 conditions essentielles :

1. Obtenir un accord écrit du client : pour qu’il puisse faire l’objet d’une note de frais en auto-entrepreneur, il est recommandé d’établir un écrit détaillant la nature de l’achat et son montant. Cet accord permet d’éviter tout litige si le client refuse de rembourser.
2. Faire établir la facture au nom du client : la facture du fournisseur doit mentionner le nom et les coordonnées du client. Le micro-entrepreneur règle l’achat, mais il ne l’intègre pas à son chiffre d’affaires.
3. Conserver tous les justificatifs : tickets de caisse, factures, preuves de paiement… Garder ces documents est indispensable en cas de contrôle fiscal ou de contestation !

Bon à savoir : La facturation des frais de débours doit être rigoureuse, car il s’agit d’un document comptable et juridique. Un accompagnement professionnel peut être utile pour éviter toute erreur.

Pourquoi c’est intéressant pour l’auto-entrepreneur ?

L’avantage principal par rapport à la note de frais en auto-entrepreneur ? Les frais de débours ne sont pas intégrés au chiffre d’affaires. D’un point de vue fiscal, cela évite d’atteindre trop vite les plafonds de la micro-entreprise et permet de ne pas payer de cotisations sociales sur des dépenses avancées pour un client. L’article 267 du Code général des impôts stipule d’ailleurs que ces sommes (remboursées à un intermédiaire ayant payé en lieu et place du client) ne sont pas soumises à imposition.

Qu’en est-il des frais kilométriques en auto-entrepreneur ?

Autre question de la note de frais en auto-entrepreneur : celle des frais kilométriques. En tant que micro-entrepreneur, l’utilisation de votre véhicule personnel pour des déplacements professionnels engendre des dépenses (carburant, usure du véhicule, entretien, etc.). Cependant, contrairement aux sociétés classiques, vous ne pouvez pas déduire ces frais de votre chiffre d’affaires ni les comptabiliser comme des frais de débours.  

Existe-t-il quand même une façon de récupérer ses frais kilométriques ? Puisqu’ils ne sont pas remboursables directement, la seule solution consiste à les intégrer dans votre prix de vente. Concrètement :  

1. calculez vos frais réels à l’aide du barème kilométrique applicable aux entreprises individuelles ; 
2. incluez ces frais dans votre facturation sous forme de forfait ou de surcoût dans vos prestations ; 
3. anticipez les charges (ces frais ajoutés augmentent votre chiffre d’affaires, et donc vos cotisations sociales et impôts).  

Pourquoi ne peut-on pas faire une note de frais en auto-entrepreneur ?

Un régime fiscal allégé mais sans déduction des frais

Créé en 2009, le statut d’auto-entrepreneur s’est rapidement imposé comme une solution simple et accessible pour lancer une activité ou pour entreprendre avec un minimum de contraintes. Son principal atout ? Une gestion ultra-simplifiée, notamment en matière de comptabilité et de fiscalité.  

Rappelons que l’auto-entreprise relève du régime micro-fiscal, qui repose sur une approche simplifiée des obligations comptables et fiscales. Contrairement aux sociétés classiques (SASU, EURL, etc.), l’auto-entrepreneur est imposé sur son chiffre d’affaires brut. 

Il ne peut donc pas déduire ses frais professionnels (déplacements, location de bureau, matériel, repas…) de ses revenus, car ceux-ci sont déjà pris en compte dans un abattement forfaitaire appliqué par l’administration fiscale :  

• 71 % pour la vente de marchandises et l’hébergement ; 
• 50 % pour les prestations commerciales et artisanales (BIC) ; 
• 34 % pour les professions libérales (BNC).  

Bon à savoir : Dans tous les cas, cet abattement ne peut être inférieur à 305 €.  

Aucune récupération de TVA ni possibilité d’émission de notes de frais  

Autre particularité du régime micro-entrepreneur : la franchise en base de TVA. Cela signifie qu’il ne facture pas la TVA et ne peut donc pas la récupérer sur ses achats professionnels. Ce point peut s’avérer contraignant pour ceux dont l’activité nécessite des investissements importants.  

En comparaison, un dirigeant de SASU, lui, peut déduire ses charges réelles et émettre des notes de frais pour se faire rembourser ses dépenses professionnelles (déplacements, repas d’affaires, matériel, etc.). Ce n’est pas possible pour un auto-entrepreneur, dont la fiscalité repose sur un calcul simplifié basé uniquement sur le chiffre d’affaires déclaré.  

Quand envisager un autre régime fiscal ?  

Si les charges professionnelles dépassent l’abattement forfaitaire prévu par la loi, il peut être plus avantageux d’opter pour un régime d’imposition réel. Ce passage permet de déduire les frais réels du bénéfice imposable, comme c’est le cas pour les entreprises classiques. Un choix à étudier de près, notamment pour les micro-entreprises dont l’activité génère des dépenses importantes !