Dans ce deuxième épisode, nous aborderons le processus du choix d’une solution digitale. Réelle problématique pour les cabinets, cette tâche peut vite s’avérer devenir un cauchemar pour les experts-comptables. Alors comment choisir le bon logiciel comptable ?
Comme déjà expliqué lors du premier épisode de cette série, la volonté de digitaliser le cabinet était un choix assumé pour JMA Expertise. Mickaël, Jérémie et Dan ont tout testé. Plusieurs semaines d’essais, de multiples heures passées au téléphone… Nos 3 associés ont poussé les éditeurs de logiciel dans leurs retranchements pour ne sélectionner que les meilleurs.
Je vous propose donc de découvrir quelques astuces de leur part pour vous aussi, choisir la solution qui fera le succès de votre transition digitale. Enfin, découvrez à la fin de l’article un guide étape par étape et une vidéo, pour faire le bon choix.
Choisir le bon logiciel. Pourquoi ?
Vous souhaitez vous lancer dans la digitalisation ? Super ! Mais n’y allez pas les yeux fermés. Il est important de vous poser les bonnes questions : quels sont les enjeux ? Quels sont les objectifs pour mon cabinet ? Quels sont les impacts auprès de mes clients et collaborateurs ?
Relation client et développement du cabinet
Pour JMA Expertise, les enjeux sont clairs et alignés avec la vision du cabinet : favoriser le digital pour placer l’humain au cœur de l’attention.
Il est donc essentiel pour eux de trouver une solution qui permet d’inclure le client au cœur des processus du cabinet. De ce fait, le client peut développer une relation avec le collaborateur ou l’expert-comptable et vice versa – la personne chargée du dossier pourra prendre le temps de connaître l’entreprise de son client pour le conseiller au mieux.
“Nous souhaitions à tout prix éviter les clichés habituels. Il est courant d’entendre des clients dire “Je ne vois jamais mon expert-comptable”. Nous avons donc mis en place une méthode de travail qui oeuvre pour le contraire.”
Le développement du cabinet et la mobilité sont également des enjeux importants pour le cabinet parisien. Hors de question de se limiter géographiquement, ou bien d’être freiné par la crise sanitaire ! Ayant inauguré avec succès leur premier cabinet pendant la Covid-19, JMA Expertise souhaite aujourd’hui s’étendre. Le montage d’un second cabinet est en cours, mais cette fois-ci, dans le sud de la France. Une opportunité permise en partie grâce à l’intégration des bons outils digitaux.
Attractivité du cabinet
Priorité à l’humain. Cette motivation concerne les relations clients mais aussi la vie au sein du cabinet. Le bien-être des collaborateurs est crucial car ils sont le moteur du succès du cabinet.
L’attractivité du cabinet est également primordiale autant du côté client que pour des questions de recrutement. Les impacts d’un outil digital sont donc multiples pour JMA Expertise : charge de travail plus flexible, recrutements simplifiés, processus internes plus efficaces.
Mais alors, concrètement, comment ça se passe pour les collaborateurs ?
“Dext est un outil génial pour notre cabinet. Il permet aux collaborateurs de progresser plus rapidement et de repérer les erreurs au premier coup d’œil. Un collaborateur qui débute chez nous commencera à travailler de façon traditionnelle, pendant une période d’un à trois mois. Le but est qu’il se familiarise avec les dossiers clients. Passé cette période, nous le formons à travailler avec Dext et c’est à ce moment que nous observons les bénéfices ! La productivité du collaborateur est décuplée et étant donné qu’il maîtrise ses dossiers, il peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée – autant pour lui que pour le client.”
Une Intégration complète de la solution digitale
Comme décrit précédemment, l’intégration des outils digitaux auprès des collaborateurs se fait selon un processus précis et de manière progressive. Le but est que chacun puisse tirer le maximum des outils à disposition.
“Chez nous, il n’y a pas de référent digital. Pourquoi ? Simplement car tout le monde maîtrise les outils disponibles chez JMA ! Dext en l’occurrence, est au centre de nos habitudes de travail, il est donc essentiel que chacun soit en mesure de l’utiliser au mieux.”
Du côté client, notre mode de fonctionnement est clairement indiqué dès le début. Avant même de signer la lettre de mission, nos clients sont au courant de nos méthodes et notamment de l’utilisation de Dext. Une fois le contrat signé, le client reçoit une formation complète avec des fiches pratiques en guise de rappel. Le but est qu’il soit apte à utiliser l’outil dès le début de la collaboration afin qu’il en voit les bénéfices instantanément. Il va sans dire que les associés de JMA restent disponibles en permanence pour accompagner leurs clients pour la moindre question.
“En optant pour un logiciel, il est important de s’assurer de l’accompagnement. Le support de la part de l’éditeur est essentiel pour que nous puissions former nos collaborateurs au mieux, mais aussi afin de répondre aux besoins de nos clients en permanence.”
5 étapes pour choisir son logiciel comptable
Après avoir répondu aux questions précédentes et vous être assuré de connaître exactement les objectifs de l’outil dont vous avez besoin pour votre cabinet, ainsi qu’en avoir compris les impacts, il est temps de se lancer.
Voici ce que Mickaël, Jérémie et Dan vous recommande, en 5 étapes :
- Commencez par construire une checklist des fonctionnalités essentielles pour vous ( en fonction des objectifs de votre cabinet et des besoins de vos collaborateurs).
- Établissez une liste de questions essentielles auxquelles vous devez trouver réponse auprès des éditeurs (pensez à questionner l’intégration de la solution avec vos logiciels actuels).
- Listez les solutions existantes et effectuez un premier tri en utilisant votre checklist.
- Commencez à effectuer des appels de découverte avec les éditeurs. Posez toutes les questions que vous avez listé plus tôt (n’hésitez pas à pousser les éditeurs dans leurs retranchements ! ).
- Lancez-vous dans une période d’essai gratuite. Essayez chaque fonctionnalité et profitez-en pour tester le support téléphonique en cas de problème.
Cette période d’essai sera décisive. Elle vous permet de tester les limites des logiciels, d’évaluer la facilité d’utilisation ainsi que le niveau d’assistance téléphonique ( ou email et chat instantané) que vous aurez à disposition lors d’un potentiel futur problème.
“Établir une checklist ainsi qu’une liste de questions à vraiment fait la différence pour nous. Dès que plus de 2 questions, ou points de notre checklist n’étaient pas atteint, c’était fini pour nous et nous passions au logiciel suivant. Parfois nous avons conversé plus de 3h au téléphone avec certains éditeurs. Nous avons posé des questions très spécifiques et la réaction de notre interlocuteur pouvait être déterminante ! On a vraiment pu évaluer la qualité du support, dès lors des appels de découverte, mais aussi durant nos essais gratuits.
Un autre point important à considérer est la cadence des mises à jour et de développement produit. En plus du support impeccable et de notre checklist validées presque entièrement, c’est aussi ce travail de développement constant qui a fait pencher la balance vers Dext. Aujourd’hui nous ne regrettons pas et en utilisant la solution quotidiennement, nous sommes sûrs à 100% d’avoir fait le bon choix !”
L’importance de l’organisation et des objectifs
Pour trouver votre chemin dans cette jungle de logiciels, gardez à l’esprit la vision long terme de votre cabinet et soyez méthodiques.
La méthode employée par JMA Expertise n’est pas universelle, mais s’est montrée efficace pour eux. Le choix du bon logiciel est déterminant pour le succès de votre transition digitale. Alors prenez le temps d’étudier les possibilités qui s’offrent à vous.
Amélioration des processus internes, bien-être au sein du cabinet, gain de temps, augmentation du chiffre d’affaires ou encore création de nouveaux services… Les bénéfices permis par les outils digitaux sont multiples et vous permettront à terme de développer votre cabinet comme vous le souhaitez. Vous avez maintenant toutes les cartes en main, à vous de faire le bon choix !