La période fiscale revient dans les cabinets, avec son lot d’interrogations autour de la productivité au travail. Comment parvenir à boucler tous ses dossiers comptables et liasses fiscales dans les délais, sans se mettre dans le rouge ? Comment éviter de dépasser les limites horaires acceptables, afin de préserver sa santé et sa vie privée ?
De nombreuses astuces concrètes participent à améliorer sa productivité. Nous en avons listé 12 qui nous semblent aisément accessibles avec la bonne organisation et les outils adéquats. Prenez quelques minutes pour y trouver de l’inspiration et un peu de détente, point important aussi pour votre efficacité et l’atteinte de vos objectifs.
1 – Maîtriser les échéances du calendrier fiscal et les objectifs de son plan de charge
Chaque collaborateur du cabinet doit démarrer sa semaine et sa journée de travail sans perdre du temps à comprendre quels sont ses objectifs et ses tâches. Un calendrier fiscal bien maîtrisé et partagé au sein des équipes facilite grandement les choses.
Veillez à ce que le rétroplanning et la répartition des bilans des entreprises par date de clôture soient à jour en permanence. Favorisez les outils de communication agiles tant en interne qu’avec les clients. Par exemple, l’utilisation de plateformes en ligne pour déposer les factures fluidifie les échanges.
2 – Se former avant la période fiscale pour connaître ses sujets sur le bout des doigts
Une bonne gestion des ressources humaines contribue à booster la productivité au travail. Parmi les points à exploiter, citons la formation des salariés. Plus le collaborateur maîtrise les nouveautés comptables et fiscales, plus il gagne en efficacité. Ne négligez pas la gestion des connaissances et du savoir pour accroître la performance de vos équipes.
3 – Optimiser son organisation au travail jour par jour et évaluer ses ressources et données disponibles
Chaque employé peut améliorer son efficacité quotidienne par de petits trucs simples à mettre en œuvre. Déjà, le fait de bien se connaître aide à identifier ses moments de productivité optimale au travail. Mieux vaut les consacrer aux tâches et activités les plus complexes. Ainsi, les autres heures servent pour les travaux faciles ou qui exigent moins de concentration.
Par ailleurs, une astuce consiste à planifier le découpage de chaque journée et à affecter chaque plage horaire à des tâches données. Le fait de réaliser des estimations du temps prévisionnel aide aussi à se concentrer sur sa propre productivité et les dérives éventuelles. Effectuez un point chaque soir. Rectifiez le planning des jours suivants en conséquence. Ainsi vous évitez de vous faire déborder.
4 – Accroître sa concentration dans chaque tâche grâce à des outils afin de gagner en productivité
Aujourd’hui, rien de plus simple que d’identifier un outil ou une application en ligne pour s’aider dans son travail et améliorer sa productivité. Certains salariés aiment réaliser leurs tâches en musique. Elle leur apporte de la concentration. Acceptez ce mode d’organisation personnelle. D’autres préfèrent bloquer leurs notifications ou les distractions grâce à des applications comme Freedom ou Session. Enfin, les adeptes de la méthode Pomodoro utilisent un traqueur de temps. Ainsi, ils découpent leurs journées en plages fixes pour le travail, suivies de moments de détente et de repos.
5 – Intégrer le maximum d’automatisation comptable dans les processus pour augmenter le ratio de productivité
Automatiser la comptabilité devient facile grâce à des ressources et technologies innovantes. Elles contribuent à réduire le temps de travail dans le cabinet ainsi que dans chaque entreprise cliente. Ainsi, Dext vous aide à dématérialiser les factures, à accélérer le traitement des données et donc à automatiser 100 % de la tenue comptable. Vous pouvez encore envisager de tels gains de productivité pour la production comptable de la période fiscale 2024.
6 – Connaître les raccourcis informatiques qui apportent de multiples services et petits gains de temps
Les outils bureautiques comme Excel, Outlook ou Windows constituent souvent les meilleurs amis des employés, tant dans l’entreprise que dans un cabinet comptable. Ils se révèlent pleins de ressources. Ainsi, de multiples raccourcis et automatisations facilitent la tâche et participent à améliorer le ratio de productivité individuel. C’est donc capital de les connaître. Nous les avons détaillés pour vous dans notre kit de survie pour la période fiscale 2024, ebook téléchargeable en bas de l’article.
7 – Ne pas procrastiner devant les tâches complexes ou en suspens et éviter l’augmentation du stress
La procrastination consiste à reporter au lendemain une tâche plutôt que de la réaliser immédiatement. Elle s’accompagne souvent d’une perte de temps au travail. Le collaborateur hésite, planifie, ouvre le dossier, puis le repose. Cette déperdition d’énergie et ce manque d’efficacité nuisent à sa productivité moyenne.
En outre, ce phénomène constitue une source de stress supplémentaire face aux échéances du planning. Ne faites pas l’économie d’un point formel régulier avec chaque collaborateur qui se trouve ainsi en souffrance. Vous l’aidez alors à réduire son manque de confiance et sa procrastination.
8 – Traiter les dossiers des entreprises de façon unitaire pour éviter de s’éparpiller dans ses tâches
C’est bien connu, ouvrir un dossier et les fichiers de données associées, puis les refermer et les ranger constitue une vraie perte de temps. En fonctionnant par bloc de tâches, le collaborateur bénéficie d’une concentration accrue. La mise en œuvre de cette astuce au niveau de chaque poste de travail demande peu de ressources ou de moyens. Souvent, le bon sens suffit. Par exemple, assurez-vous la veille d’avoir reçu les informations demandées au client avant de démarrer le moindre travail sur ce dossier. Vous améliorez instantanément les statistiques de votre productivité au travail.
9 – Éviter de répondre au fil de l’eau aux notifications et appels pendant les heures de travail
La croissance des sollicitations numériques concerne aussi le monde de l’entreprise et donc les cabinets. Qu’elles se situent au niveau professionnel ou personnel, toutes les notifications représentent une nuisance pour augmenter sa productivité au travail.
Pendant la période fiscale notamment, organisez des créneaux spécifiques dans la journée pour la gestion des demandes entrantes et des notifications diverses, mails, appels téléphoniques, SMS, etc. L’autre axe pour l’efficacité dans sa production comptable consiste à apprendre à prioriser ses tâches, quitte à dire non parfois.
10 – Se reposer et se détendre pour améliorer sa productivité au travail et son efficacité
Se soucier de la performance dans la production comptable, c’est aussi se préoccuper du niveau de fatigue et des moments de repos. Ils sont indispensables au bon fonctionnement de l’équipe, au bureau ou en dehors. Vos ressources en cabinet, ce sont d’abord les hommes et non pas les machines. Même si l’automatisation des processus comptables facilite le traitement des données et apporte une réelle économie de temps, cela ne suffit pas.
Chaque collaborateur a tout intérêt à surveiller ses heures travaillées pour ne pas atteindre les limites qui font chuter la productivité. Nous avons également listé dans notre kit de survie cité précédemment des outils qui favorisent la relaxation lors des pauses par exemple.
11 – Tenir à jour une check-list des points en suspens pour chaque entreprise cliente
Tout collaborateur porte une part de responsabilité dans la gestion d’un dossier client. C’est en effet souvent un travail de plusieurs membres d’une équipe. Nous recommandons à chacun de réaliser un suivi synthétique des points en suspens, et cela pour la production de bilan et de liasse fiscale de chaque entreprise. Ces synthèses doivent rester accessibles de partout et de tous. Là encore, une solution collaborative facilite la tâche du cabinet et aide à augmenter la productivité de chaque personne de l’équipe. Citons des outils de gestion de projets comme Notion, Evernote ou Trello.
12 – Pour les managers : mesure de la performance au travail avec des indicateurs clés de la production comptable
En tant qu’expert-comptable, vous savez combien c’est capital de s’occuper de la mesure de la productivité au travail. D’une part, elle aide à respecter les échéances comptables et fiscales, surtout en cas de croissance de l’activité du cabinet.
D’autre part, vous surveillez mieux la bonne adéquation des ressources à la quantité de travail à réaliser au niveau de la production comptable et des états fiscaux. Enfin, la gestion de la performance exige de piloter le taux de productivité. C’est un des facteurs de la rentabilité pour un secteur d’activité comme les prestations de services.
L’emploi d’outils ad hoc facilite la mise en œuvre de tableaux de bord internes. Vous disposez alors d’indicateurs par exemple sur l’avancement de l’automatisation des tâches. Consultez notre kit de survie de la période fiscale 2024. Il comporte ainsi la cartographie 2023-2024 des logiciels envisageables pour compléter l’équipement technologique de votre cabinet.Vous aimeriez être en mesure de devenir plus productif ? Vous l’aurez compris. Notre kit de survie 2024 aide à inspirer et à expirer. Il vous apporte de l’air pour vivre sereinement la période fiscale. Il fourmille d’astuces et d’outils pratiques, que nous avons juste effleurés dans cet article. Alors, téléchargez-le pour découvrir d’autres sources de concentration, d’efficacité et de détente au service d’une productivité accrue !