Privilégier la gestion des données au fil de l’eau pour faciliter la période fiscale en cabinet

La période fiscale reste souvent un moment délicat pour le management, tout comme pour les collaborateurs. Pourtant, une gestion des données optimisée et sécurisée, tout au long de l’année, grâce aux nouvelles technologies, facilite vraiment la tâche. Nous sommes convaincus qu’un tel processus contribue à démarrer plus vite la clôture et à réduire les travaux de révision lors de l’établissement du bilan. On vous explique !

1 - En quoi consiste un processus de gestion des données ?

La gestion des données porte aussi le nom de data management. Ce principe vise à exploiter des informations de qualité et de façon sécurisée, en vue d’une prise de décision éclairée. Les experts-comptables, par définition, sont au cœur du système, du fait de leurs missions auprès des entreprises.

1.1 - Les axes fondamentaux de la gestion de la data en cabinet

La gestion des données recouvre l’ensemble des actions et outils destinés à piloter l’information : collecte, traitement et stockage. Appliqué à la data financière, ce processus de pilotage des données conduit à établir :

• les états financiers annuels (alimentation de la comptabilité) ;
• les déclarations fiscales ;
• les bulletins de salaire ;
• les déclarations sociales ;
• et tous les tableaux de bord ou reportings de l’entreprise ainsi que les indicateurs clés qui y figurent, grâce aux outils de business intelligence.

1.2 - Les caractéristiques d’une gestion de données efficace

Une bonne gestion de la data suppose : 

• de disposer de données de qualité (fiables, pertinentes, disponibles, aisément accessibles et structurées afin d’être exploitables facilement) ;
• de gérer les données de façon sécurisée, tant pour leur stockage et archivage, en conformité avec les exigences légales que pour le respect de leur intégrité et de la confidentialité.

1.3 - Gouvernance des données des entreprises en cabinet : les outils classiques

Les cabinets d’expertise comptable manipulent une quantité importante d’informations en provenance de sources ou d'applications multiples, sous divers formats et pour de nombreuses entreprises. Les solutions d’automatisation de la comptabilité comme Dext facilitent cette gestion et cette gouvernance de la data. Ces systèmes font gagner un temps considérable pour la production de chaque cabinet.

Des modalités variées de collecte de l’information et de son intégration en comptabilité

Prenons le cas de Dext. Notre plateforme d’automatisation de la tenue comptable permet l’intégration des écritures en comptabilité à partir de différents systèmes :

• photographies de justificatifs transmis par l’entreprise grâce à l’application mobile ;
• pièces comptables récupérées sur des sites ou plateformes fournisseurs ;
• traitement des données reçues dans une boîte mail dédiée ;
• intégration des factures électroniques selon un des formats prévus par la réglementation en France.

Une intégration des écritures en automatique dans la comptabilité et qui réduit les erreurs

Ces outils de gestion automatisée des données font gagner du temps et accroissent la fiabilité de la comptabilité. Grâce à la reconnaissance des caractères et au processus de machine learning, ce sont pratiquement 100 % des écritures qui se pré-comptabilisent en automatique et sans erreurs.

2 - Pourquoi la gestion des données tout au long de l’année aide-t-elle à sauver la période fiscale ?

En adoptant des outils d’automatisation comptable, les cabinets améliorent le suivi des comptabilités des entreprises clientes en temps réel. Le processus de clôture démarre plus tôt et se termine plus vite. C’est doublement gagnant pour l'organisation des missions de production comptable et l’affectation optimale des ressources.

2.1 - Une collecte des informations qui raccourcit la durée de la période fiscale

Les dirigeants des entreprises apprécient la simplicité de transmission de leurs factures, justificatifs et notes de frais. Ils profitent aussi d’un lieu unique de stockage des informations en ligne. La plateforme hébergée sur le cloud facilite l’accès aux données, par les personnes habilitées, de partout et tout le temps. Ce fonctionnement incite chaque entreprise à jouer le jeu de la dématérialisation tout au long de l’année.

Des travaux de bilan qui peuvent commencer plus tôt

Ces entrepreneurs comprennent donc tout l’intérêt de communiquer vite les factures et justificatifs afin de recevoir leurs situations comptables et tableaux de bord au plus tôt. En procédant ainsi, ils aident à désengorger le début d’année pour les comptables. La très grande majorité des factures est déjà saisie pour les premiers jours de janvier. Les points en suspens se traitent chaque mois et le compte d’attente se vide régulièrement. Les cabinets ne doivent plus réaliser de contorsions pour boucler la fin de la période fiscale en urgence.

Un temps de finalisation du bilan et de la liasse fiscale réduit

En réalisant l’essentiel du traitement des données en cours d’année, les collaborateurs du cabinet réduisent la quantité d’écritures qui reste à comptabiliser après la date de clôture. Une gestion des données de qualité apporte aussi de la sécurité et de la robustesse aux traitements comptables. Le temps de vérification diminue. Tous ces facteurs participent à finaliser les états financiers annuels et les liasses fiscales plus vite.

2.2 - Les nouvelles technologies de traitement et de stockage de la data facilitent la supervision des travaux

Cette gestion des données et de la comptabilité en temps réel accélère l’établissement des bilans et des déclarations fiscales. Elle comporte aussi des outils de surveillance de l’avancement des travaux et des tâches automatisées.

Une révision des comptes de chaque entreprise facilitée par la gestion des données

Le fait de disposer d’un traitement des données automatisé et dématérialisé tout au long de l’année facilite aussi la documentation des travaux, la recherche des pièces justificatives et la révision des bilans. Toutes les écritures relatives aux factures de vente comme d’achat présentent une traçabilité immédiate avec l’accès au document concerné en quelques clics.

L’utilisation de solutions d’automatisation pour la tenue comptable permet de réaliser des vérifications au fil de l’eau et chaque mois. C’est une excellente manière de diminuer le temps de contrôle en début d’année suivante. Voilà encore des actions qui entrent dans la liste des 10 solutions concrètes pour sauver sa période fiscale.

Une supervision de l’avancement des tâches : exemple des outils offerts par la plateforme Dext

Chez Dext, nous avons souhaité aller encore plus loin que la dématérialisation et l’automatisation de la tenue comptable. Nous offrons aux experts-comptables des services de management de leurs organisations avec le module appelé Pilotage Cabinet.

Ce tableau de bord aide à suivre le traitement des dossiers clients par les utilisateurs des applications Dext. Ainsi, nos partenaires disposent en permanence d’indicateurs et de filtres, avec une vue personnalisable par bureau, collaborateur ou dossier client. Par exemple, ils accèdent en quelques clics au : 

• volume de factures traitées ou restant à vérifier ;
• suivi des méthodes d’envoi des documents par chaque entreprise ;
• taux d’adhésion à la plateforme Dext (clients inactifs ou qui présentent une baisse d’activité dématérialisée, etc.) ;
• niveau d’automatisation par dossier (quantité de règles fournisseurs définies).

Vous connaissez notre credo. La période fiscale ne constitue pas une fatalité ! Prenez le lead sur cette période cruciale pour vos équipes. Adaptez votre stratégie aux nouvelles technologies. Mettez en œuvre des pratiques basées sur la gestion de la data et adoptez des applications comme Dext. Anticipez avec une excellente gestion des données sur le cloud, tout au long de l’année et… téléchargez notre kit de survie de la période fiscale 2024.