Embarquer vos collaborateurs dans la digitalisation

Dans ce deuxième épisode dédié à la transition digitale des cabinets, Philippe Barré et Aurore Soulas mettent l’accent sur comment introduire le changement auprès de ses collaborateurs. En tant qu’expert-comptable, vous êtes convaincu qu’il faut évoluer vers le digital, mais un des facteurs clés du succès est le collaborateur. Alors, pourquoi et comment les embarquer dans la digitalisation de votre cabinet ? C’est ce que nous allons résumer dans cet article.

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Comprendre le changement

Loin d’être un processus facile, le changement insuffle des craintes, parfois même de la peur et de l’incertitude. Il est par conséquent accueilli à reculons la plupart du temps.
Fonctionner hors de notre zone de confort, réapprendre des méthodes de travail, faire des erreurs, sont autant de conséquences induites par le changement. Mais si vous arrivez à identifier quelques pionniers capables de vous suivre dans votre évolution, alors la part d’inconnu diminue dans le groupe et laisse le champ libre aux curieux.

Dans certains cas, le changement est inévitable. La facture électronique en est l’exemple parfait puisque personne ne pourra y échapper, et ce dès le 1er juillet 2024.
Si vous parvenez à comprendre ça et faire passer ce message, alors vous-même et vos collaborateurs serez de plus en plus positifs au changement.

Pourquoi embarquer ses collaborateurs dans la digitalisation ?

Dans un premier temps, il est essentiel de comprendre que l’humain est au cœur de la réussite de votre transition digitale. Certes, les nouvelles technologies seront des outils qui vont révolutionner votre cabinet, mais sans Homme pour les faire fonctionner, elles n'apporteront aucune valeur. Les hommes et femmes qui seront au contrôle de vos nouveaux outils digitaux sont bien vos collaborateurs ! Sans eux, et sans leur conviction, votre chemin vers le monde digital sera semé d'embûches.

Répondez donc aux interrogations et aux craintes de vos collaborateurs.

“La facture électronique et l’automatisation vont remplacer mon poste”, non bien au contraire ! C’est ici l’opportunité de gagner en compétences pour proposer des tâches plus intéressantes pour le client, le cabinet et le collaborateur.

“Plus la technologie prend de la place, plus l’humain prend de l’importance.”
Philippe Barré.

Il peut être alléchant de se jeter dans le choix d’un nouvel outil ! La mutation technologique s’opère bien plus simplement et équiper son cabinet d’un nouveau logiciel se fera pour la majorité assez rapidement.
La transformation humaine, quant à elle, prend beaucoup plus de temps. Il va falloir mouiller la chemise et anticiper le plus possible pour ne pas vous retrouver acculé par le manque de temps. Compréhension et adhésion au projet, formation, etc. Tout cela doit s’enclencher le plus tôt possible.

Comment embarquer vos collaborateurs ? 4 conseils

« Si tu veux construire un bateau, ne rassemble pas des hommes pour aller chercher du bois, préparer des outils, répartir les tâches, alléger le travail, mais enseigne aux gens la nostalgie de l'infini de la mer.»
Antoine de Saint-Exupéry.

Un projet clair, précis.
Vous êtes le leader, votre vision est essentielle. Vous devez donc impérativement avoir un projet qui soit clair : pourquoi évoluer ? Pourquoi changer les processus habituels ? Quel est l’objectif ? Comment va-t-on faire ?

Ensuite, un projet qui galvanisera vos collaborateurs et collaboratrices est un projet ambitieux, mais surtout réaliste. L’ambition est clé pour motiver vos troupes et les pousser à se dépasser, mais attention à fixer des objectifs réalisables, sans quoi personne ne vous suivra.

Enfin, formalisez votre projet. Votre objectif est fixé, mais concrètement : qui fait quoi ? Cette étape est cruciale pour rassurer chaque membre de votre cabinet, autant vos associés que vos collaborateurs. Sans quoi certains pourraient penser que vous n’aurez plus besoin de leurs compétences dans la vision future que vous avez de votre cabinet.
Il faut que chacun trouve sa place dans le projet de demain.

Appuyez-vous sur les collaborateurs les plus enthousiastes.
À l’annonce d’un changement majeur, vous retrouverez différents types de profils dans votre cabinet. Certains seront favorables, voire très favorables, d’autres seront plutôt méfiants ou même hostiles au projet. Enfin, vous retrouverez des personnes qui ne sont ni pour, ni contre et qui attendront de voir la suite.

La clé est donc de déterminer vos collaborateurs les plus enthousiastes pour les faire devenir naturellement ambassadeurs de votre projet. Ils embarqueront d’eux-mêmes les indécis par leur détermination et les personnes les plus hostiles, qui le sont souvent par simple crainte ou peur de l’inconnue. L’essentiel est donc d’avoir un ratio équilibré entre ces 3 typologies de personnes pour faire du changement un projet collectif.

Monter votre plan d’action.
Votre projet, aussi pertinent soit-il, n’avancera pas sans un plan d’action. Celui-ci peut vulgairement se résumer en répondant à cette question : “qui fait quoi, quand, pourquoi et comment ?”

• Définir et prioriser les actions nécessaires à l’atteinte des objectifs
• Fixer des délais de réalisation de ces tâches
• Définir les moyens nécessaires à la mise en œuvre de ces actions : moyens financiers, humains, formations…
• Attribuer les tâches à l’équipe
• Une fois le projet lancé, adapter les tâches et objectifs si besoin

Essayez d’inclure le maximum de personnes dans votre projet, mais commencez par les collaborateurs les plus motivés. Soyez patients, ce n’est qu’une question de temps avant que d’autres veuillent se joindre au projet.

Former et accompagner vos collaborateurs
Une grande majorité de vos collaborateurs vont passer du métier de producteur de comptes à celui de partenaire du chef d’entreprise. Ce n’est pas un changement simple ni même rapide, comme ce que peut être le passage à un nouveau logiciel.
Ce changement de métier incombe donc à l’expert-comptable un accompagnement important et la mise à disposition de formations. Selon les nouvelles missions que vous pouvez proposer à vos clients, il vous faudra former vos collaborateurs en conséquence.

L’étude des Moulins montre que la facture électronique va avoir un impact sur environ 70 000 collaborateurs. En France nous dénombrons environ 140 000 collaborateurs et collaboratrices, c’est donc ½ qui verra son poste évoluer dans un futur proche. Il est donc essentiel de préparer et d’anticiper ces changements dès maintenant pour assurer un avenir brillant à votre cabinet !

Embarquer vos collaborateurs dans la digitalisation de votre cabinet sera le facteur de réussite majeur de votre transition numérique. Les outils digitaux sont un moyen de vous faire gagner du temps pour par la suite vous permettre de mettre en place votre plan d’action et de formation.

Gardez ces points clés en tête pour un embarquement réussi :

• Un projet porté par (tous) les associés
• Ne pas oublier que le changement c’est de l’émotion
• Donner du sens au projet pour convaincre et motiver
• S’entourer, impliquer et partager
• Se donner du temps et des moyens
• S’adapter en permanence