Comment faire une facture : mode d’emploi

Si vous gérez une entreprise ou une auto-entreprise, il est indispensable d’apprendre à faire une facture. C’est un document comptable essentiel pour demander le paiement d’une prestation de service après sa réalisation. Type de facture, mentions obligatoires, format : découvrez notre guide complet pour faire une facture en bonne et due forme !

5 types de factures à connaitre

Avant d’apprendre comment faire une facture, encore faut-il connaître les différentes factures existantes pour choisir celle qui s’adapte à votre situation. On distingue 5 types de factures en France :

1. Facture classique : c’est un document comptable, juridique et commercial détaillant la nature, le prix et la quantité des biens ou services vendus. Elle doit inclure des mentions obligatoires et le détail des ventes réalisées.
2. Facture proforma : il s’agit d’un devis provisoire sans valeur comptable légale. Utilisée à titre informatif pour évaluer le montant à payer en cas d'achat finalisé, la facture proforma prévient les malentendus concernant les descriptions, les paiements et les livraisons.
3. Facture d’avoir : elle est utilisée pour corriger ou annuler une facture classique après paiement. Elle référence la facture annulée ou modifiée, en remplaçant "à payer" par "net à créditer". Elle est valable pendant 5 ans.
4. Facture d’acompte : cette facture est émise pour attester du versement d’un acompte avant la finalisation d’une vente ou prestation. Elle mentionne la date du versement, le montant réglé et le numéro de la facture, mais ne détaille pas les ventes avec prix et quantité.
5. Facture de situation : elle permet d’étaler le règlement d’une prestation de services en fonction du pourcentage de travaux réalisés. Utilisée principalement dans le secteur du bâtiment pour échelonner les paiements, elle est émise durant la prestation et non avant, contrairement à la facture d’acompte.

La facture électronique n’est pas un type de facture en elle-même, mais un format. Si vous avez entendu que la facturation électronique devient obligatoire en 2024, sachez que cette mesure a été repoussée en 2026 pour les grandes entreprises et en 2027 pour les petites entreprises/PME.

Mode d’emploi pour faire une facture

La mise en forme

Afin de respecter la loi sur les factures, voici les grandes règles à respecter pour mettre en forme votre facture : 

• Langue : la facture doit être rédigée en français.
• Devise : le montant à régler doit être indiqué en euros.
• Nombre d'exemplaires : vous devez établir deux exemplaires de chaque facture, un pour le client et un pour votre comptabilité.
• Format : la facture peut être émise en version papier ou en version dématérialisée avec signature électronique.
• Clients non francophones : si votre client n'est pas francophone, vous pouvez fournir une version traduite de la facture en complément de l'original, sur demande du client.

Pour faire une facture facilement et réduire le risque d’erreurs manuelles, rien de plus simple : utilisez un logiciel de facturation pour créer vos documents en quelques clics. Le tout conformément à la législation qui régit la facturation en B2B comme en B2C !

Les mentions obligatoires

La facture constitue une preuve de transaction commerciale, ce qui lui confère une valeur juridique significative. Elle sert également de justificatif comptable. Ainsi, elle doit contenir un grand nombre d’informations. Voici certaines des mentions obligatoires pour vos factures :

• numéro de TVA intracommunautaire, numéro SIREN, et forme juridique de la société ;
• adresse du siège social de l’entreprise et adresse de facturation si elle diffère ;
• nom et coordonnées du client ;
• détail de chaque prestation ou produit, incluant la quantité et le prix unitaire ;
• prix de la main-d'œuvre pour les prestations de services ;
• montant total à payer hors taxes (HT) ;
• taux de TVA applicable et montant total toutes taxes comprises (TTC) ;
• conditions de paiement, incluant le délai et le montant de tout acompte éventuel ;
• pénalités en cas de retard de paiement.

Faire une facture : est-ce que c’est obligatoire ?

À destination d’un client professionnel, il est obligatoire de faire une facture puisque le client aura besoin de ce document pour justifier les dépenses de son entreprise. Pour un client particulier, vous ne devez pas fournir systématiquement une facture. Toutefois, cela devient obligatoire si le client en fait la demande, lorsqu’il s'agit d'une vente à distance, pour une livraison intracommunautaire et exonérée de TVA, ou encore pour les prestations de service qui dépassent 25 € TTC.

En général, une facture doit être émise au moment de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation de services. Cependant, il est possible de l'envoyer à une autre date dans certaines conditions :

• Livraison exonérée de TVA : la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant la livraison.
• TVA due par le client sur une prestation de services : la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant la réalisation de la prestation.
• Multiples prestations ou livraisons : si l'entreprise réalise plusieurs prestations ou livraisons pour un même client, la facture doit être émise au plus tard à la fin du mois où ces prestations ou livraisons ont eu lieu.

Que faire si une facture n’est pas payée ?

Vous arrivez à la fin de votre période fiscale et vous vous rendez compte qu’une facture reste impayée ? N'attendez pas trop longtemps pour relancer le client : ce dernier pourrait avoir des difficultés de trésorerie et chercher à gagner du temps. Cela n'est pas illégal et certains considèrent même que c'est une pratique de bonne gestion. Pour gérer cette situation, suivez les étapes ci-dessous : 

1. Première relance courtoise : envoyez une lettre de relance une semaine à dix jours après la date d’échéance prévue.
2. Relance avec un client régulier : relancez par téléphone ou envoyez un deuxième rappel.
3. Recommandé avec mise en demeure : si le paiement n'est toujours pas effectué, envoyez un courrier recommandé avec mise en demeure.
4. Sommation de payer par huissier : en dernier recours, faites appel à un huissier pour une sommation de payer. Sachez que cette action risque de vous faire perdre le client, ce qui pourrait être préférable à long terme.

N’hésitez pas à consulter notre annuaire des experts-comptables si vous désirez être accompagné dans votre comptabilité : que ce soit pour faire une facture, optimiser votre trésorerie ou faire les meilleurs montages financiers, nos partenaires seront d’excellent conseil !