Les méthodes de gestion de projet appliquées à la période fiscale

La période fiscale démarre, et avec elle une question récurrente : comment parvenir à tenir les délais fiscaux tout en continuant à assurer les tâches courantes ? 

Pour répondre à cette question, pourquoi ne pas envisager la période fiscale comme un projet de cabinet, et appliquer quelques unes des bonnes pratiques en la matière ?

Fixer des objectifs SMART

L’objectif de la période fiscale peut paraître simple et clair : respecter les échéances déclaratives. Mais est-ce suffisant ? Pas si l’on en croit la méthode « SMART », qui fixe 4 critères pour fixer de bons objectifs : 

• spécifique, c’est à dire adapté au collaborateur, à son portefeuille clients, et à ses compétences ;
• mesurable, tant en termes de quantité (nombre de dossiers à traiter) que de qualité (points de contrôle à valider par exemple) ;
• ambitieux (ou acceptable selon les traductions) : l’objectif doit à la fois susciter l’adhésion des équipes, et donc être partagé avec elles, et être suffisamment ambitieux pour les motiver à se dépasser ; 
• réaliste : inutile de fixer des objectifs trop élevés, qui ne feront que susciter du découragement. Il est donc important de consacrer du temps à une évaluation de la charge de chacun des collaborateurs ;
• temporellement défini : c’est sans doute le critère le plus évident en période fiscale, mais un objectif doit avoir une échéance précise. 

En d’autres termes, demander simplement à ces équipes de « faire tous les bilans » dans les délais impartis n’est pas suffisant pour les motiver, et les responsabiliser. Pourquoi ne pas découper l’objectif général du cabinet pour la période en sous-objectifs plus précis, avec des délais spécifiques ? Par exemple, « terminer les déclarations de SCI pour le 15 février » ou « boucler tous les dossiers au réel mensuel pour le 1er mars » ?

Segmenter les missions en blocs de tâches pour bien les affecter

La principale ressource rare en cabinet, principalement en période fiscale, est le temps de chaque collaborateur. Il est donc indispensable de l’utiliser au mieux, en planifiant les tâches de chacun. Or, « faire un bilan » n’est pas une tâche homogène, réalisable d’un bloc. Le responsable du dossier n’est donc pas forcément le mieux placé pour réaliser toutes les sous-tâches nécessaires. La définition de cette approche par bloc de tâches a notamment été développée par le think tank les Moulins dans son études « Quels métiers demain ? » pour analyser l’impact de l’automatisation : 

« Une tâche correspond à un « bout » de métier, une action à réaliser. Dans la profession, on peut citer : collecter les pièces, saisir les opérations, faire un rapprochement bancaire, faire un entretien avec un client, établir un bulletin de paie, préparer un PV d’assemblée, … ».

Commencez par découper en amont le travail à effectuer par vos équipes. Voyez ensuite si certaines tâches ne peuvent pas être automatisées, ou déléguées à un collaborateur spécialisé, voire à un autre service du cabinet. Certaines solutions, comme Beeye, permettent d’automatiser cette planification à l’aide d’algorithmes, en tenant compte de nombreux paramètres, dont les échéances déclaratives et les disponibilités de chaque collaborateur.

Faciliter le travail de vos équipes en limitant les pertes de temps

En période fiscale, les collaborateurs peuvent avoir du mal à concilier l’échéance fiscale à moyen terme (obligations déclaratives) avec les contraintes quotidiennes (coup de fil d’un client, déclaration de TVA, missions exceptionnelles, etc.). 

Pour lever ces « obstacles », le dirigeant du cabinet peut définir en amont les règles du jeu, en définissant par exemple une politique pour l’acceptation de missions complémentaires pendant la période des bilans. Il peut également faciliter la vie de ses équipes en travaillant sur deux des principales causes de distraction au travail : les mails et coups de fil et les réunions.

Par exemple, pourquoi ne pas définir des demi-journées ou des plages horaires pendant lesquelles les collaborateurs peuvent se concentrer sur la révision des comptes sans interruption, en re-routant les appels vers le standard du cabinet ? Pouvez-vous suspendre pendant quelques semaines des réunions qui ne présentent pas un caractère d’urgence ?

Prévoir des points réguliers

La bonne communication est essentielle en mode projet, elle l’est tout autant en période fiscale. Même si cela peut sembler contradictoire avec le point précédent, il peut être utile de prévoir des points réguliers sur l’avancée de la période déclarative. 

La fréquence et la durée de ces réunions peut être définie avec vos collaborateurs, et c’est d’ailleurs une bonne façon de les impliquer. Mais c’est l’état d’esprit de ce moment qui compte avant tout : il ne doit pas s’agir de pointer du doigt un collaborateur, mais bien de trouver des solutions communes à un objectif collectif, le respect des échéances déclaratives. C’est également l’occasion d’actualiser les prévisions en fonction de la réalité de la production du cabinet, et de vérifier leur fiabilité. 

Ces points réguliers sont d’autant plus importants lorsque le recours au télétravail est généralisé au sein du cabinet, et que les risques d’isolement et/ou d’épuisement professionnel sont plus élevés que d’habitude.

Capitaliser sur les expériences de chacun

Ces points réguliers constituent aussi des occasions de partager les succès et mutualiser les bonnes pratiques. Il est alors possible d’encourager ce type d’échanges avec quelques questions simples : 

• quelles difficultés avez-vous rencontré cette semaine, et comment les avez-vous surmontées ? 
• comment avez-vous réussi à être plus efficace ? Pouvez-vous citer une réalisation professionnelle dont vous êtes particulièrement fier cette semaine ? 
• qu’est-ce qui vous a fait perdre du temps sans apporter de réelle valeur ajoutée ? 

Bien souvent, le problème rencontré par un collaborateur l’aura déjà été quelques semaines plus tôt par un autre, qu’il s’agisse du paramétrage d’un logiciel ou d’une question comptable. N’hésitez donc pas à aller plus loin en constituant une base de connaissances au sein du cabinet, sous la forme de foire aux questions par exemple. En capitalisant ainsi sur les bonnes pratiques, les succès des uns bénéficieront à toute l’équipe.

Prévoir un échange post période fiscale

Une fois les échéances déclaratives passées, plus personne n’a envie de revenir sur la période fiscale… et c’est bien normal ! Pourtant, une réunion post-période fiscale permet de passer en revue les points positifs et négatifs des quelques mois qui viennent de s’écouler, et surtout d’en tirer les leçons pour l’avenir. Le fruit de cette réflexion constituera alors une mine d’informations pour préparer au mieux la période fiscale suivante.