Mentions obligatoires sur une facture : la liste complète

La facture sert de preuve d'une transaction entre un vendeur et un acheteur, qu'il s'agisse de la vente d'un produit ou de la fourniture d'un service. Elle est généralement émise au moment de l'exécution de l'accord. Pour être considérée comme valide et conforme aux normes légales, elle doit obligatoirement inclure certaines mentions spécifiques. Alors, quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ? Découvrez toutes les règles à respecter !

Les mentions obligatoires génériques pour toutes les factures

Numéro et date de la facture

La loi sur les factures impose de les numéroter chronologiquement et de manière continue. Si des factures d’acompte ont été émises, la facture finale doit y faire référence. Rassurez-vous : si vous utilisez un logiciel de facturation, toutes vos factures seront créées dans l’ordre et avec toutes les mentions obligatoires nécessaires !

Identité de l’entreprise

Les informations suivantes doivent figurer sur la facture pour identifier clairement l'émetteur, qu’il s’agisse d’un restaurateur, d’un auto-entrepreneur ou d’un artisan du bâtiment :

• dénomination sociale, ou nom et prénom pour les entrepreneurs individuels ;
• numéro SIREN ou SIRET ;
• numéro d’immatriculation au RCS (si applicable), suivi de la ville du greffe ;
• adresse du siège social ;
• forme juridique et capital social (pour les sociétés) ;
• numéro d’identification de TVA ;
• code APE ou NAF (par usage) ;
• numéro RM pour les artisans.

Il existe également quelques cas particuliers :

• mention "SIRET en cours d’attribution" pour les sociétés en cours d’immatriculation ;
• mention "société en cours de liquidation" pour les sociétés en liquidation ;
• indication du statut de locataire-gérant si applicable.

Identité du client

Les mentions obligatoires sur une facture permettent également d’identifier le client. Ainsi, le document doit inclure :

• nom et adresse du client ;
• adresse de facturation si différente ;
• numéro de TVA intracommunautaire pour les clients dans l'UE hors France (facultatif en France).

Détails des biens ou services vendus

Chaque facture doit contenir des informations relatives à l’objet de la transaction :

• date de la vente, de la livraison ou de la prestation, ou date de versement de l’acompte ;
• désignation précise des marchandises ou services ;
• quantité (ou poids, volume, temps selon le cas) ;
• prix unitaire hors taxes.

Réductions de prix

Les réductions de prix (rabais, remises, ristournes, escomptes) font également partie des mentions obligatoires sur une facture. Elles doivent être mentionnées clairement sur chaque ligne concernée, ou bien une remise globale peut être indiquée.

Modalités de paiement

Les modalités de paiement doivent être clairement précisées :

• date de paiement selon les délais généraux ou particuliers négociés ;
• modes de paiement acceptés (chèque, espèces pour les transactions de moins de 1 000 €, virement, lettre de change, effet de commerce) ;
• conditions d’escompte pour paiement anticipé, le cas échéant (si aucun escompte n'est accordé, mentionner "Pas d’escompte en cas de paiement anticipé").

Retard de paiement

Enfin, les mentions obligatoires sur une facture permettent également de se protéger en cas de retard de paiement. C’est la raison pour laquelle il est obligatoire d’ajouter les phrases ci-dessous :

• "Des pénalités correspondant à trois fois le taux de l’intérêt légal seront applicables en l’absence ou en cas de retard de paiement. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire."
• "Une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement sera appliquée en cas de retard de paiement conformément aux articles L 441-3 et L 441-6 du Code de commerce."

Mentions obligatoires sur une facture : les cas spécifiques

Pour faire une facture dans les règles de l’art, il faut également tenir compte des particularités de votre activité professionnelle : 

• Pour les exonérations et régimes particuliers : si vous êtes exonéré de TVA ou bénéficiez d’un régime particulier (comme le régime de la marge, les agences de voyages, les biens d’occasion, etc.), vous devez l’indiquer sur votre facture. Cette mention est légalement obligatoire.
• Pour les factures d'exportation : lors de l’exportation de produits de France vers l'étranger, les mentions obligatoires sur la facture peuvent varier en fonction de la destination (Union Européenne ou hors UE).
• Pour les factures d'associations : les associations doivent respecter les mentions obligatoires lors de l’émission d’une facture. Si l'association est exonérée de TVA (comme une association à but non lucratif), la facture doit inclure la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI », affichant un prix unique sans distinction entre HT et TTC.
• Pour les factures Proforma : les factures proforma servent de brouillons et n'ont pas de valeur légale. Elles engagent la procédure commerciale en présentant les prestations ou produits proposés, et les conditions de vente au client potentiel.
• Pour les factures d’auto-entrepreneur : pour les auto-entrepreneurs, les factures doivent inclure des mentions spécifiques liées à la franchise de TVA, le cas échéant. Pour les activités artisanales, la facture doit également indiquer l’assurance souscrite, la zone géographique couverte, et les coordonnées de l’assureur.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture d’avoir ?

Un avoir représente la somme qu'un fournisseur ou vendeur doit à son client. Ainsi, une facture d’avoir peut être créé pour un retour de marchandises, une erreur sur la facture, une remise ou un rabais, ou encore en escompte pour paiement anticipé. Dans ces cas, le fournisseur doit émettre une facture d'avoir en plusieurs exemplaires. Cette facture doit inclure les éléments suivants :

• la mention "avoir" ;
• les références de la facture initiale ;
• le montant HT de la remise accordée à l'acheteur ;
• le montant de la TVA correspondante.

De nouvelles mentions obligatoires sur une facture pour 2024 

À partir de 2024, vous devrez ajouter 4 nouvelles mentions obligatoires sur une facture : 

1. l'adresse de livraison du produit ou de réalisation de la prestation, si elle diffère de l'adresse de facturation ;
2. la nature de la transaction, indiquant s'il s'agit d'une vente de biens ou d'une prestation de services ;
3. le numéro SIREN de l'acheteur professionnel ;
4. la référence au paiement basé sur les débits, en cas d'option à la TVA.

Ces mentions deviendront obligatoires selon le type d’entreprise : 2024 pour les grandes entreprises, 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire et enfin 2026 pour les micro-entreprises et les PME.

Mentions obligatoires en facturation : quelles pénalités en cas de non-respect ?

Pour être utilisée légalement en période fiscale, une facture doit être correctement établie avec toutes les mentions obligatoires puisqu’elle permet notamment aux professionnels de déduire la TVA. La législation actuelle prévoit des sanctions pour les entreprises qui émettent des factures non conformes. Si vous oubliez des mentions obligatoires sur une facture, voici les pénalités prévues :

• une amende fiscale de 15 € pour chaque mention manquante ou inexacte, plafonnée à un quart du montant total de la facture ;
• une amende administrative qui peut atteindre jusqu'à 75 000 € pour une personne physique et jusqu'à cinq fois ce montant pour une personne morale.

Il est également important de noter qu’en cas de récidive dans les 2 ans suivant la première sanction, le montant de l'amende administrative peut être doublé. De plus, le client peut également être sanctionné de la même manière que le vendeur s'il ne demande pas une facture conforme lors de la réalisation de la vente ou de la prestation de services.

Y a-t-il aussi des règles sur la forme de la facture ?

La législation est rigoureuse concernant les mentions obligatoires sur les factures, mais elle est moins stricte sur leur format. Le fournisseur doit simplement s'assurer que les factures sont rédigées en français et fournies en deux exemplaires, avec l'original remis au client. Toutefois, dans le cadre de transactions internationales, elles peuvent être rédigées dans une autre langue, avec une traduction française disponible en cas de contrôle fiscal. 

La facture doit être clairement lisible, avec des informations faciles à identifier et comprendre. L'utilisation de polices de caractères standard et une mise en page ordonnée sont recommandées. Tant que toutes les mentions obligatoires sont présentes, le fournisseur dispose ensuite d'une certaine flexibilité dans la conception de la facture.

Qu’en est-il de la facturation électronique ?

De nombreux articles ont annoncé que la facturation électronique devient obligatoire en 2024. Cependant, cette mesure a été repoussée en 2026 : vous avez donc davantage de temps pour transiter vers la facturation 100 % dématérialisée ! Les mentions obligatoires sur une facture électronique ne changent pas, par contre, de nouvelles règles s’appliqueront concernant son format. En effet, il faudra passer par des formats répondant à des critères spécifiques de lisibilité, d'intégrité et d'authenticité. Voici les principaux formats reconnus :

• Factur-X : un format mixte comprenant un fichier PDF pour la lisibilité et un fichier XML pour les données structurées.
• UBL (Universal Business Language) : un format XML standard pour l'échange de données commerciales.
• CII (Cross Industry Invoice) : un format XML développé par l'Organisation internationale de normalisation (ISO).
• EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport) : un standard international pour l'échange de données électroniques dans des formats structurés.

De plus, pour garantir l'authenticité et l'intégrité des factures électroniques, il sera probablement requis d'utiliser une signature électronique qualifiée. Cette signature assure que le document n'a pas été modifié après sa création et qu'il est bien émis par l'expéditeur prétendu.
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