RGPD en expertise-comptable : tout ce qu’il faut savoir

Depuis l'entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) en mai 2018, les experts-comptables (comme toutes les entreprises traitant des données personnelles) doivent se conformer à de nouvelles obligations strictes. Cette conformité est cruciale non seulement pour éviter des sanctions sévères, mais également pour garantir la protection des données personnelles des clients. Dans cet article, explorons ensemble les implications du RGPD en expert-comptable.

La conformité RGPD pour les cabinets comptables

Les experts-comptables traitent une quantité significative de données personnelles de leurs clients, y compris des informations financières sensibles : numéros de carte de crédit et historique des transactions, relevés d’investissement et portefeuilles d’actifs, ou encore déclarations fiscales (impôt sur le revenu, TVA, etc.).

Ainsi, la RGPD en expert-comptable exige de mettre en place plusieurs mesures techniques et organisationnelles pour garantir la sécurisation des systèmes informatiques, notamment via l’utilisation de logiciels de chiffrement et la formation des collaborateurs à la gestion des données. Ainsi, la confidentialité des informations peut être assurée à chaque étape du traitement des données.

Le RGPD en expertise-comptable exige également que les entreprises tiennent un registre des traitements de données personnelles. Pour un cabinet comptable, ce registre doit détailler : 

• les types de données collectées ;
• les finalités du traitement ;
• les personnes ayant accès à ces données ;
• les mesures de sécurité mises en place. 

Ce registre doit être régulièrement mis à jour et disponible pour consultation par les autorités compétentes, notamment la CNIL en France.

Enfin, la nomination d'un DPO (délégué à la protection des données) est obligatoire pour les entreprises traitant des données sensibles ou à grande échelle. Bien que tous les cabinets comptables ne soient pas tenus de nommer un DPO, cette désignation peut être bénéfique pour assurer une conformité optimale au RGPD. 

RGPD et expert-comptable : quels sont les droits des clients ?

Le RGPD en expert-comptable accorde de nouveaux droits aux individus, et les cabinets d’expertise doivent être prêts à répondre à ces demandes. Parmi ces droits figurent : 

• Le droit d'accès et de rectification : les clients ont le droit de demander l'accès à leurs données personnelles détenues par le cabinet comptable et de demander la rectification des informations inexactes. Les experts-comptables doivent mettre en place des procédures pour répondre rapidement et efficacement à ces demandes, tout en vérifiant l’identité des demandeurs pour des raisons de sécurité.
• Droit à l'effacement et à la portabilité : le droit à l’effacement (aussi connu sous le nom de "droit à l’oubli") permet aux clients de demander la suppression de leurs données personnelles dans certaines conditions. De même, le droit à la portabilité des données permet aux clients de recevoir leurs données dans un format structuré et couramment utilisé, mais aussi de les transmettre à un autre responsable de traitement.

Bon à savoir : Les experts-comptables doivent également être au fait de la fiscalité LMNP et les mentions obligatoires d’une facture. Respecter la loi sur les factures est non seulement une obligation légale mais aussi un moyen de garantir la transparence et la confiance dans la relation client.

Normes RGPD pour les experts-comptables : 3 étapes fondamentales

1. Établir un registre de traitement des données

Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent maintenir un registre de traitement des données personnelles si elles en manipulent. Ce registre doit inclure :

• les coordonnées du responsable du traitement et du délégué à la protection des données (DPO) ;
• les objectifs du traitement des données ;
• une description des catégories de sujets concernés et des types de données traitées ;
• les entités avec lesquelles les données personnelles sont partagées ou seront partagées ;
• si applicable, les détails des transferts de données vers des pays hors de l'UE ;
• les périodes prévues pour l'effacement des données ;
• une description générale des mesures de sécurité en place.

2. Mesures de sécurité

Avec de grandes responsabilités viennent de grands défis. Si un cabinet comptable est compromis, cela met en péril non seulement les données des clients mais aussi celles des employés. Pour contrer ces menaces potentielles, il est recommandé de mettre en œuvre des pratiques de sécurité robustes, comme la mise à jour régulière des antivirus, le changement fréquent des mots de passe ou encore les sauvegardes automatiques. En cas d'incident de sécurité, il est impératif de le signaler à la CNIL dans les 72 heures.

3. Droit des personnes

Il est crucial d'informer les individus chaque fois que leurs données sont collectées. Les informations à fournir, qui devraient déjà figurer dans le registre de traitement, incluent :

• la raison de la collecte des données ;
• la base légale justifiant le traitement ;
• les catégories de collaborateurs ayant accès aux données ;
• la durée de conservation des données ;
• tout transfert de données hors de l'UE doit également être clairement communiqué.

Dans ce contexte, l’impact de l’IA sur la comptabilité est significatif. L'intelligence artificielle automatise les tâches répétitives, améliore l'analyse des données et permet aux experts-comptables de se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée. Toutefois, elle soulève aussi des questions de confidentialité et de protection des données, exigeant une vigilance accrue !

Pour faciliter ce processus, la CNIL offre des formulaires pré-conçus pour la collecte de données personnelles, incluant les informations essentielles à fournir. Il est judicieux de les utiliser. Il est également essentiel de garantir aux personnes concernées la possibilité d'exercer leurs droits (accès, rectification, opposition, effacement, portabilité et limitation du traitement).

Quelles sanctions en cas de non-respect de la loi RGPD pour expert-comptable ?

Les sanctions pour non-conformité au RGPD peuvent être sévères et se déclencher suite à un contrôle ou à la suite d'une plainte. Les amendes peuvent atteindre jusqu'à 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial de l'entreprise, et il est possible que ces sanctions soient rendues publiques. Dans les cas moins graves, la CNIL peut émettre un avertissement ou exiger une mise en conformité rapide sous peine d'une amende journalière pouvant aller jusqu'à 100 000 € par jour de retard.

Ainsi, non seulement le cabinet comptable est à risque, mais également les dirigeants par extension. Il est donc crucial pour un cabinet de se présenter comme un partenaire pleinement conforme au RGPD en expert-comptable, adoptant une politique transparente et compréhensible dans ce domaine. Ce dernier point est à mettre en avant dans votre communication, puisque c’est un atout pour trouver des clients quand on est expert-comptable.

Comment Dext vous aide-t-il à répondre à toutes vos obligations RGPD ?

Notre logiciel de facturation Dext aide les cabinets d'expertise-comptable à se conformer au RGPD en fournissant un stockage sécurisé des données, avec cryptage et surveillance des accès. La plateforme permet de gérer et documenter les accès aux données, assure la visibilité complète sur le traitement des données, et obtient le consentement des clients pour ces activités. Et en cas de violation de données, Dext envoie des alertes rapides et permet aux clients de contrôler et de retirer leur consentement facilement.

Dext aide donc les cabinets d'expertise-comptable à répondre à leurs obligations RGPD de plusieurs manières :

• Stockage sécurisé des données : les données sont hébergées sur les serveurs d'Amazon Web Services (AWS), avec un cryptage robuste et une surveillance continue des accès.
• Gestion des accès : Dext permet de gérer et documenter les accès aux données, assurant ainsi une visibilité totale sur qui accède aux informations et quand.
• Consentement des clients : la plateforme facilite l'obtention et la gestion du consentement des clients pour le traitement de leurs données.
• Alertes de sécurité : en cas de violation de données, Dext envoie des alertes rapides pour une action immédiate.
• Contrôle et retrait du consentement : les clients peuvent facilement contrôler et retirer leur consentement au traitement des données via la plateforme.

En intégrant ces fonctionnalités, Dext assure une conformité rigoureuse des normes comptables avec le RGPD en expert-comptable : minimisez les risques de sanctions et renforcez la confiance des clients dans la gestion de leurs données personnelles !