Annuaire PPF : comment ça marche ?

Nous avons consacré depuis un an plusieurs articles à l’actualité de la facturation électronique en France. Nous avons abordé les PDP candidates, l’annuaire des entreprises, Peppol France, les étapes du calendrier 2025 et la commission AFNOR. Nous avons aussi fait le point sur le projet VAT in the Digital Age (VIDA). La réforme fiscale française constitue un projet dense avec des communications régulières par les instances et groupes de travail. Voici des informations actualisées pour l’annuaire PPF, car il entre désormais dans une phase concrète pour les cabinets d’expertise comptable et les entreprises.

1 - L’annuaire PPF et les spécifications externes (version 3.0 de décembre 2024)

La dernière version 3.0 des spécifications externes publiée sur le site impots.gouv date du 18 décembre 2024. Elle vient remplacer la version 2.4 du 19 juin 2024. Ce document tient compte des décisions de l'administration fiscale annoncées le 15 octobre :

• Recentrage du portail public de facturation. Il aura deux fonctionnalités, celle d’annuaire PPF et de concentrateur de données (e-invoicing et e-reporting) à destination de la DGFIP.
• L’obligation de choisir une plateforme PDP (comme Dext), pour chaque entreprise assujettie à la TVA et située en France.

Cette version 3.0 se concentre donc sur les nouvelles fonctions du PPF. Elle traite notamment de la transmission des informations à la DGFIP (e-invoicing et e-reporting). Elle décrit les processus liés à l’annuaire des entreprises et à sa mise à jour.

En revanche, c’est la commission AFNOR qui a la charge de publier des documents complémentaires sur les autres aspects, à savoir sur :

• les cas d’usage ;
• l’interopérabilité, soit les flux d’échanges de données entre les PDP ou entre le PPF et les PDP.

À fin avril 2025, dans l’attente de publications par la commission AFNOR, la version antérieure des spécifications externes reste le document de référence pour les cas d’usage.

2 - À quoi sert l’annuaire des entreprises géré par le PPF pour la facturation électronique ?

Entrons dans le concret avec l’utilité pratique de cet annuaire. Nous reprenons ici une partie des éléments traités par Cyrille Sautereau, Président FNFE-MPE, dans son article sur LinkedIn en date du 8 juillet 2024 : les essentiels de la réforme #1 adressage et annuaire.

Normalisation de l’adressage des factures et diffusion dans un endroit public : l’annuaire PPF

Jusqu’à présent, bon nombre de factures s’échangent entre les entreprises grâce au courrier postal. Ceci suppose donc de disposer de l’adresse exacte à laquelle envoyer les pièces aux clients. Le format électronique doit reproduire un schéma équivalent de façon simple, sachant que plus de 4 millions d’entités sont concernées.

Ainsi, le principe d’adressage retenu consiste à définir des adresses électroniques normées qui commencent obligatoirement par le numéro de SIREN du professionnel. Elles sont publiées à un endroit unique et connu de toutes les entreprises : l’annuaire du portail public de facturation.

Une connaissance du fonctionnement de l’interopérabilité pour chaque assujetti français : oui, mais…

Chaque professionnel établi en France et assujetti à la TVA peut donc indiquer dans cet espace public commun les adresses électroniques à utiliser pour la réception de ses factures fournisseurs. Il lui appartient d’actualiser les données de l’annuaire le cas échéant. Toute entreprise peut ainsi trouver l’information dont elle a besoin pour l’envoi de ses factures à chaque client, sur la base de leur SIREN.

Toutefois, si le client n’a pas complété l’annuaire avec le choix d’une PDP et l’adresse électronique à utiliser, le fournisseur ne peut pas délivrer la facture. Ceci constitue un risque, notamment au démarrage de la facturation électronique.

De la même manière, si l’annuaire comporte pour une entreprise cliente plusieurs lignes d’adressage, comment savoir laquelle retenir ? Dans les faits, seule une communication directe entre client et fournisseur apporte la réponse à ces questions.

Le déploiement de la facture électronique et ensuite son fonctionnement courant exigent de mettre en place une communication claire du fournisseur avec chaque client.

Autres utilités de l’annuaire PPF en matière de facturation électronique

En outre, cet annuaire PPF apporte d’autres fonctionnalités périphériques :

• Il permet de vérifier le statut d’une entreprise (entité privée assujettie à la TVA ou entité publique).
• Il garantit un bon fonctionnement de l’interopérabilité entre les plateformes. En effet, une même adresse électronique pour réceptionner des factures sert à une seule PDP.
• Il assure aussi la portabilité des adresses en cas de changement de plateforme PDP par l’entreprise.

3 - Où en est la préparation de l’annuaire PPF des entreprises à début mai 2025 ?

Depuis le 3 mars 2025, l’annuaire est accessible en phase pilote pour les plateformes de dématérialisation partenaires.

Les étapes de mise en production de l'annuaire

La phase de qualification de l’annuaire PPF doit conduire à une mise en production pour fin mai de cette année. Ceci signifie que :

• Les plateformes PDP de réception des factures auront alors la possibilité de renseigner les plans d’adressage (art. 3.5.5.5 des spécifications externes 3.0).
• Les échanges de factures électroniques pourront démarrer probablement d’ici l’été 2025, lorsque l’AFNOR aura communiqué l’ensemble des données techniques à vérifier.

Choisir sa PDP, un acte explicite de chaque entreprise

L’administration fiscale a décidé d’interdire le système dit « opt-out ». Ceci signifie que le consentement explicite des entreprises est incontournable en matière de choix d’une PDP. Aussi, dès la génération de l’annuaire, chaque entreprise assujettie à la TVA disposera d’une adresse de facturation standard basée sur le SIREN, mais qui pointera sur une PDP fictive. Tant que le professionnel ne signe pas un consentement via un mandat PDP, aucune PDP ne peut être définie dans l’annuaire. Dans ce cas, les factures seront techniquement rejetées à l’émission.

4 - Que contient l’annuaire concrètement et comment s’en servir ?

Les experts-comptables vont pouvoir démarrer les actions liées à l’adressage des factures, en relation avec leurs clients. Voici ce qui est prévu, tant pour les processus réalisés automatiquement par l’administration, que pour ce qui reste du ressort de chaque assujetti à la TVA.

Comment l’annuaire PPF est-il initié ?

Toutes les entités immatriculées à la TVA et situées en France seront chargées dans l’annuaire PPF par l’administration française. Ainsi, chaque cabinet ou entrepreneur n’a pas la charge de s’inscrire dans l’annuaire.

Ce travail s’effectue par la récupération du registre des entreprises privées inclus dans le répertoire INSEE (ainsi que celui des entreprises publiques en provenance de Chorus Pro). Le registre des assujettis à la TVA française complète les informations du type SIREN et SIRET. Enfin, l’annuaire PPF comporte un registre des plateformes PDP.

Comment se présentent les données dans l’annuaire des entreprises géré par le PPF ?

L’alimentation de l’annuaire comporte par défaut une seule ligne SIREN. D’autres peuvent être ajoutées si nécessaire. Chaque ligne de l’annuaire pour une entreprise destinataire de factures présente une structure normée avec :

• le SIREN ;
• le  SIRET ;
• l’identifiant de routage (soit le code services pour Chorus Pro) ;
• le suffixe ;
• le matricule et la nature de la PDP, ces informations étant visibles uniquement par la PDP qui émet la facture ;
• une période de validité (début et fin) ;
• la ligne d’adressage, soit l’adresse électronique de facturation, sachant qu’elle ne peut pas contenir le symbole @.

La notion de nature comporte deux variantes possibles. La nature « définition » correspond à une PDP active pour le routage des factures. En revanche, la nature « masquage » est une information historisée pour une PDP devenue inactive après une période « définition ». En effet, l’annuaire ne comportera jamais de modification ou de suppression de lignes, afin de garantir une traçabilité totale des enregistrements.

Qui peut consulter l’annuaire des entreprises du PPF et comment procéder ?

Les professionnels assujettis peuvent consulter les données de l’annuaire, ligne par ligne. En revanche, ils n’ont pas la possibilité de récupérer directement toutes les informations de l’annuaire eux-mêmes par API, par exemple. Seules les plateformes de dématérialisation partenaires sont autorisées à le faire.

4 - Zoom sur les adresses électroniques de facturation à concevoir pour alimenter l’annuaire PPF

Alors, comment structurer les adresses électroniques qui serviront à la transmission et à la réception des factures émises par les fournisseurs à destination des clients ? Nous vous détaillons l’obligation en matière de formats d’adressage. Nous vous expliquons aussi pourquoi il ne faut pas tout inclure dans ces adresses. En effet, d’autres données de la facturation permettent d’enrichir les informations utiles au traitement des factures.

Normalisation des adresses électroniques à renseigner sur l’annuaire PPF

L’adresse comporte au maximum 95 caractères. Elle figure dans l’annuaire, mais aussi dans les champs de la facture n° BT - 49 (adresse électronique de l'acheteur) et n° BT - 34 (adresse électronique du vendeur).

L'obligation est de démarrer chaque adresse électronique à intégrer à l’annuaire par le SIREN de l’entreprise. Certaines structures n’utiliseront qu’une seule adresse. D’autres entreprises choisiront d’en créer plusieurs, comme pour du tri à l’arrivée d’un courrier.

Une entreprise peut choisir une PDP différente pour chaque ligne d’adressage. Inversement, elle peut aussi opter pour plusieurs lignes d’adressage pour une même PDP.

Ainsi, dans tous les cas, ces adresses email prendront une des formes suivantes :

• format SIREN ;
• format SIREN_SIRET ou SIREN_SIRET_CODE_ROUTAGE (le code routage est le Code Service Exécutant pour le secteur public) ;
• format SIREN_SUFFIXE, le suffixe étant laissé au choix de l’entreprise (par exemple si elle veut séparer différentes catégories d’achats).

Une possibilité de démultiplier les adresses électroniques à utiliser avec discernement

Les experts-comptables aident leurs clients à organiser les adresses électroniques pour renseigner l’annuaire du portail public de facturation. La recommandation consiste à limiter au maximum le nombre d’adresses, voire à en créer une seule. Mieux vaut éviter de reproduire avec les suffixes une organisation territoriale, comme pour des factures au format papier envoyées physiquement dans différents lieux.

Toutefois, l’entreprise qui présente plusieurs activités gérées dans des systèmes informatiques différents peut privilégier le recours à plusieurs plateformes de dématérialisation partenaires. Dans ce cas, des adresses électroniques spécifiques sont créées pour gérer chaque plateforme PDP. C’est le cas notamment pour distinguer des achats du type frais généraux (souvent sans commande d’achat) des approvisionnements de produits gérés en stock.

À quoi ne doivent pas servir les adresses électroniques définies ?

Ne confondez pas l’adressage à construire pour l’interopérabilité et le routage des factures avec le traitement de la facturation électronique. En effet, l’annuaire des entreprises vise à identifier le bon point d’entrée de chaque facture chez son destinataire, le client. Il n’offre pas de services pour exploiter les données des factures après leur réception (workflows de validation).

Même si le traitement de contrôle et de validation de la facture exige d’autres informations, l’adresse électronique n’en est pas le support. Diverses données présentes, elles, dans le corps de la facture, servent à traiter la pièce comptable. Citons notamment :

• le n° du bon de commande ;
• le n° du bon de livraison ;
• la référence de contrat ;
• la référence acheteur (par exemple, un code service ou l’identification d’une business unit).

5 - Quelles actions mettre en place dans les entreprises au regard de l’annuaire PPF ?

Les experts-comptables vont pouvoir concrètement démarrer les actions liées à l’adressage des factures, en relation avec leurs clients.

Facturation en émission : compléter les informations dans le logiciel de facturation et dans les modèles

L’objectif est d’ajouter au niveau du logiciel de facturation l’adresse électronique retenue par le client. Si ce champ n’existe pas dans l’outil, il doit être créé.

Pour y parvenir, chaque entreprise doit interroger chaque client. Cette information ne peut pas provenir du seul SIREN de la structure. C’est exactement pareil aujourd’hui lorsqu’un client spécifie à chaque fournisseur à quelle adresse il doit envoyer la facture.

En outre, mettez également à jour dans chaque entreprise cliente du cabinet les modèles de contrats, bons de commande et devis.

Cas des PME et TPE : priorité sur l’information des fournisseurs

Pour les PME et TPE, l’urgence 2026 n’est pas d’interroger ses propres clients, mais d’informer ses propres fournisseurs. En effet, l’important sera d’être en mesure de recevoir des factures électroniques des ETI et grandes entreprises dès septembre 2026 au plus tard.

En outre, certaines structures peuvent anticiper l’échéance contractuellement, afin de basculer en mode facture électronique progressivement, sans attendre le dernier moment. Ceci peut arriver tant côté fournisseur que côté client. Les entreprises doivent donc se préparer à de telles demandes commerciales (comme c’est le cas déjà parfois en cas d’EDI).

Organiser la transmission d’informations futures en cas de changement d’adresse électronique de facturation

Pensez aussi à prévoir rapidement un processus d’actualisation des données, en cas de changement d’adresse. Si une entreprise en change, elle doit organiser l’information auprès de ses fournisseurs. C’est le même principe qu’actuellement, donc l’annuaire ne vient pas complètement modifier le fonctionnement existant.

L’annuaire PPF constitue un rouage essentiel pour la gestion correcte de l’interopérabilité au niveau des flux de factures électroniques. Les experts-comptables jouent un rôle majeur auprès de leurs clients. Ils les aident à mettre en place les processus les plus adaptés à chaque entreprise. La bonne alimentation de l’annuaire PPF et le choix des acteurs pour les échanges de factures font partie des points de vigilance. Plus globalement, nous avons conçu un livre blanc à télécharger afin de communiquer avec vos clients efficacement sur la facture électronique.