Relance de facture impayée : notre plan de relance sur-mesure

Environ 1 PME sur 2 dans le secteur BtoB subit des retards de paiement. Pourtant, être payé dans les délais est essentiel pour la pérennité d'une entreprise. Pour certaines structures, ces retards peuvent devenir une spirale destructrice menant jusqu'à la cessation des paiements et, potentiellement, à la fermeture de l'entreprise ! Avoir un bon processus de relance de facture impayée est donc crucial : on vous explique tout ce qu’il faut savoir.

Relance de facture impayée : tous les enjeux qui se cachent derrière

Faire une facture, c’est bien. C’est encore mieux qu’elle soit payée en temps et en heure ! Chaque facture non réglée à son échéance impacte directement le besoin en fonds de roulement et, par conséquent, la trésorerie de l'entreprise. Au-delà de cet impact financier direct, une facture impayée qui reste définitivement non réglée affecte également les marges de l'entreprise, représentant une perte nette qui peut s'avérer coûteuse à la clôture comptable.

Cependant, les retards de paiement ne doivent pas être vus comme une fatalité. En adoptant une approche réfléchie et stratégique face aux impayés, les entreprises peuvent ajuster efficacement leur politique de recouvrement. Les dirigeants feraient bien de considérer les étapes clés de la relance client dès le début, avant même que les impayés ne deviennent un problème. L'anticipation et une communication efficace sont cruciales pour maximiser les chances de paiement.

Il est important de se rappeler qu'un impayé définitif représente une perte directe pour l'entreprise, en l'absence de garanties ou d'assurance crédit. Par exemple, avec une marge moyenne de 25 %, il serait nécessaire de réaliser 4 ventes identiques à celle non payée pour récupérer la marge perdue. Ainsi, la relance d’une facture impayée ne se contente pas de protéger la trésorerie de l'entreprise : elle est aussi essentielle pour en préserver la rentabilité.

À quelle date envoyer ses relances de factures impayées ?

Il est judicieux de débuter les relances sans attendre l'échéance des factures. Pour certains clients, adoptez une approche proactive qui consiste à envoyer une pré-relance avant la fin du délai de paiement. Cette démarche (réalisée avec courtoisie) sert de rappel amical en envoyant un extrait de compte détaillant les factures et les dates de paiement convenues. Ce processus aide non seulement à repérer les éventuelles erreurs comptables, mais aussi à résoudre les litiges commerciaux en amont.

Si une facture n'est pas réglée à sa date d'échéance, la relance de facture impayée doit être initiée. Cette relance peut se faire via email, courrier, SMS ou téléphone. Si le paiement tarde encore, des rappels supplémentaires doivent suivre, escaladant progressivement avant de passer à une action contentieuse.

Voici un exemple de plan de relance qui vous aidera en période fiscale à maintenir la discipline de paiement chez vos clients tout en protégeant la santé financière de votre entreprise :

1. relance préventive avant la date d'échéance ;
2. première relance immédiatement après la date de paiement convenue ;
3. deuxième relance à J+15 de la date d'échéance ;
4. troisième relance à J+22, mentionnant une possible mise en demeure ;
5. mise en demeure formelle à J+30 ;
6. déclenchement des actions légales en cas de contentieux.

Votre plan de relance en 5 étapes

1. Préparation du dossier client

Avant toute chose, constituez un dossier client complet comprenant toutes les factures et justificatifs pertinents. Utilisez des outils digitaux pour organiser et renforcer votre dossier, ce qui est crucial en cas de litige. Incluez une vérification approfondie de la solvabilité de l'entreprise cliente avant toute transaction commerciale majeure (KYC - Know Your Customer).

Bon à savoir :

La facture est obligatoire à partir de quel montant ? Elle doit toujours être éditée pour les transactions professionnelles, et à partir de 25 € pour un particulier.

2. Première relance par email

Lancez une pré-relance par email avant l'échéance de la facture, rappelant courtoisement au client son obligation de paiement. Après l'échéance, continuez les relances avec un ton progressivement plus ferme. Assurez-vous d'enregistrer ces communications pour prouver que le client a été dûment informé.

3. Relances amiables par courrier simple

Si les emails restent sans effet, passez à des relances par courrier simple. Utilisez des outils pour simplifier l'envoi de votre relance de facture impayée et conserver un suivi de vos actions. Ce type de relance marque une transition vers une phase plus sérieuse de recouvrement.

4. Mise en demeure formelle avec courrier recommandé (LRAR)

Si le paiement est toujours en attente et le retard significatif, envoyez une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette étape formalise votre demande et prépare le terrain pour des actions légales si nécessaire.

5. Actions contentieuses en cas de défaut de paiement

En l'absence de paiement suite à la mise en demeure, envisagez des actions en justice pour obtenir une injonction de payer et un titre exécutoire. Alternativement, un professionnel du recouvrement peut être engagé pour gérer le processus en échange d'une commission.

Combien de lettres de relance envoyer ?

Lorsqu'une facture reste impayée, il est commun d'envoyer plusieurs lettres de relance avant d'envisager des mesures plus drastiques, comme les procédures judiciaires. Le nombre de lettres de relance dépend largement de la relation commerciale que vous entretenez avec le client et de votre stratégie de recouvrement :

• Première lettre de relance de facture impayée : cette lettre a pour but de notifier amicalement au client que le paiement de sa facture est dû. Elle devrait inclure une copie de la facture concernée pour rappeler au client les détails de ce qu'il doit, et qu’il ne s’agit pas d’une fausse facture.
• Deuxième lettre de relance : si la première relance reste sans réponse, une deuxième lettre est souvent nécessaire. Celle-ci devrait réitérer la demande de paiement et inclure une copie de la première lettre de relance ainsi que de la facture, pour rappeler au client son engagement non honoré.
• Troisième lettre de relance : une troisième lettre peut être envoyée si les deux premières n'ont pas suffi à obtenir le paiement. Cette lettre sera généralement plus ferme et mentionnera la possibilité d'une action en justice si le paiement n'est pas reçu. Il est conseillé d'inclure les copies des deux lettres précédentes ainsi que de la facture.

L’utilisation d’un logiciel de comptabilité d’entreprise vous permettra d’optimiser le suivi de vos factures ou encore d’automatiser vos relances, pour réduire drastiquement les retards de paiement.

Quel recours judiciaire en cas d’échec de vos relances ?

Injonction de payer

La procédure d'injonction de payer est populaire en raison de sa simplicité, rapidité, et coût réduit. Elle se déroule sans la présence du débiteur et est idéale pour les créances claires et incontestées de faible montant. Il est crucial de remplir avec précision le formulaire Cerfa et de s'assurer de la compétence du tribunal avant de soumettre une demande. Si l'ordonnance est accordée, le créancier peut initier des saisies d'huissier.

Référé provision

Le référé provision permet une récupération rapide d'une partie des sommes dues, sous condition que la créance ne soit pas sérieusement contestable. Une fois l'ordonnance obtenue, et si le débiteur continue de ne pas payer, le créancier peut faire saisir les biens du débiteur. Cette procédure est rapide, économique, et souvent utilisée lorsqu'il existe un risque que le débiteur se retrouve en incapacité de payer.

Assignation en paiement

L'assignation en paiement mène à un procès complet et contradictoire, représentant la voie la plus longue et la plus coûteuse du recouvrement judiciaire. Cette méthode est généralement réservée aux situations où ni l'injonction de payer ni le référé provision n'ont été efficaces ou applicables. Elle est moins privilégiée pour les petites entreprises en raison de son impact financier et de sa durée.