À partir de quel montant une facture devient-elle obligatoire

Dans le monde des affaires, la facturation joue un rôle essentiel en formalisant les transactions entre acheteurs et vendeurs. Mais à partir de quel montant une facture devient-elle obligatoire ? Cette question revêt une importance particulière pour les entrepreneurs, les petites entreprises et même les consommateurs, car elle influence la manière dont les transactions sont enregistrées et traitées ! Dans cet article, découvrons ce que dit la législation française.

À partir de quel montant faire une facture ?

Facturation aux particuliers

Quand un professionnel vend un bien ou un service à un particulier, le document justifiant la transaction est désigné par le terme "note". Cette note remplit les mêmes fonctions qu’une facture sur les plans juridique, commercial, comptable et fiscal : 

• elle confirme que la prestation a été réalisée ou que le bien a été effectivement acheté par le particulier ;
• elle est utilisée pour la collecte et la déduction de la TVA ainsi que pour les vérifications fiscales ;
• elle sécurise la relation commerciale entre le professionnel et le particulier.

La remise d'une note est obligatoire dans les situations suivantes :

• à la demande du client, indépendamment du montant de la transaction ;
• lors de ventes à distance ;
• dans le cadre de livraisons intracommunautaires exemptées de TVA ;
• pour les prestations de services dont le montant excède 25 €, TVA incluse.

Ainsi, à partir de 25 € TTC, la facturation est obligatoire pour un service rendu à un particulier ou pour la vente d’un produit. Cela permet de standardiser les pratiques de facturation pour les transactions supérieures à ce seuil, assurant ainsi la conformité avec les exigences fiscales et comptables.

À noter également qu’il est obligatoire d’émettre une facture (même en dessous de 25 €) si le client particulier la demande : la loi interdit de refuser une facture à un particulier.

Facturation entre professionnels

Dans le cadre des transactions commerciales entre professionnels, la délivrance d'une facture est impérative, peu importe le montant de la transaction. Pour les professionnels qui effectuent plusieurs livraisons de biens ou fournissent diverses prestations de services au cours d'un même mois, il est permis de regrouper toutes ces opérations sur une unique facture émise à la fin du mois.

Bon à savoir : 

Bien que la facturation puisse être réalisée dans une devise étrangère, le montant de la TVA (si elle est applicable) doit obligatoirement être converti et indiqué en euros. Pour effectuer cette conversion, il faut utiliser le dernier taux de change publié par la Banque centrale européenne (BCE).

Les conséquences d’un défaut de facturation

Le manquement à l'obligation de facturation ou l’émission d’une fausse facture peut entraîner de lourdes sanctions financières. Voici les risques encourus :

• pour les entrepreneurs individuels, l'amende peut atteindre jusqu'à 75 000 € ;
• pour les sociétés, l'amende peut s'élever jusqu'à 375 000 €.

En cas de récidive dans les 2 ans suivant la première sanction, les amendes augmentent :

• jusqu'à 150 000 € pour une entreprise individuelle ;
• jusqu'à 750 000 € pour une société.

Les erreurs ou omissions dans les mentions obligatoires sur les factures exposent à une amende de 15 € par erreur, avec un plafond qui ne peut excéder 25 % du montant total de la facture. Attention : sans faire une facture conforme, il est impossible de déduire la TVA.

Quelles sont les autres obligations relatives à la facturation ?

Selon la législation, une facture doit être émise au moment de la transaction ou de la prestation de service. Pour les transactions B2C (business-to-consumer), il est généralement interdit d'envoyer la facture ultérieurement par courrier. La facture doit être établie immédiatement et en français, en 2 exemplaires : un pour le client et l'autre pour vos archives comptables.

Il est également important de noter que vous êtes tenu de conserver vos factures pour une durée minimale de 10 ans, car elles pourraient être requises lors d'un contrôle fiscal (découvrez combien de temps garder les factures dans notre article dédié).

Parmi les autres obligations liées à la facturation qui sont importantes à connaître, on retrouve : 

• mentions obligatoires : il existe un certain nombre de mentions obligatoires sur une facture, comme l'identité du vendeur et de l'acheteur, le numéro de TVA intracommunautaire si applicable, la description détaillée des biens ou services fournis, la date de la transaction, le prix unitaire, le taux de TVA applicable et le montant total dû.
• numérotation séquentielle : les factures doivent être numérotées de manière séquentielle et sans interruption pour faciliter le suivi et la vérification durant la période fiscale.
• transmission électronique : si vous émettez ou recevez des factures électroniquement, vous devez vous assurer que ces transactions respectent les normes en vigueur pour la facturation électronique, y compris l'intégrité du contenu et l'authenticité de l'origine.
• droit de rectification : en cas d'erreur, les factures doivent être rectifiées par une note de crédit ou une facture rectificative, en respectant les mêmes règles formelles que pour la facturation initiale.
• respect des délais de paiement : le délai de paiement doit être respecté selon les termes convenus entre les parties ou selon les délais légaux en vigueur, pour éviter des pénalités ou des intérêts pour retard de paiement.
• accessibilité et confidentialité : vous devez garantir un accès sécurisé aux factures, surtout celles stockées électroniquement, et assurer la confidentialité des informations qu'elles contiennent.

Bien établir ses factures : pourquoi c’est important ?

La facture joue un rôle crucial dans plusieurs aspects de la gestion d'une entreprise, non seulement au niveau commercial, mais aussi comptable et fiscal. Voici pourquoi elle est essentielle :

• preuve de créance : la facture est le document qui atteste de la prestation réalisée par l'entreprise et justifie son droit à être payée. C'est un élément clé pour faire valoir ses droits en cas de litiges sur les paiements, puis réaliser la relance pour une facture impayée.
• base de paiement : elle indique le montant que le client est tenu de régler, servant de référence pour les transactions financières.
• support comptable : la facture est fondamentale pour le comptable lors de la préparation des comptes annuels, car elle légitime les mouvements de fonds enregistrés sur le compte bancaire (un point clé pour la clôture comptable).
• calcul de la TVA et contrôles fiscaux : elle sert également à calculer la TVA et peut être requise lors d'un contrôle fiscal pour vérifier la véracité des comptes et des déclarations fiscales.

Pour les nouveaux entrepreneurs, ces aspects juridiques et comptables peuvent sembler intimidants, mais ils sont vitaux. Les retards de paiement peuvent rapidement compromettre la stabilité financière d'une entreprise si la gestion des factures n'est pas prise au sérieux.

De plus, l'administration fiscale surveille de près les pratiques des entreprises, rendant la diligence dans la gestion des factures d'autant plus cruciale pour éviter les problèmes fiscaux.

Il est recommandé de consulter régulièrement votre comptable, surtout pour l'établissement de la TVA mensuelle. Votre comptable devrait avoir une copie de vos factures, ce qui peut s'avérer utile en cas de perte des documents originaux pour éviter d'éventuels désagréments.

N’hésitez pas à vous équiper d’un logiciel de facturation pour simplifier toutes ces tâches !