Combien de temps garder les factures ? Tous les délais

La conservation des factures est une obligation légale et une pratique essentielle pour toute entreprise ou particulier soucieux de maintenir une gestion financière rigoureuse. Que ce soit pour des raisons fiscales, comptables ou juridiques, savoir combien de temps garder les factures permet d’éviter bien des tracas. Découvrez tout ce qu’il faut savoir à ce sujet !

Combien de temps garder les factures en entreprise ?

Une entreprise est tenue de conserver ses factures pendant une période de 10 ans, conformément aux exigences légales (article L123-22 du Code de commerce). Cette obligation s'applique à la fois aux factures physiques et dématérialisées, et couvre également d'autres documents comme :

• factures clients et fournisseurs ;
• bons de commande et de livraison ;
• contrats signés électroniquement ;
• livres et registres comptables ainsi que leurs pièces justificatives ;
• bilans comptables ;
• comptes de résultat.

Pour illustrer concrètement, prenons l'exemple où votre période fiscale 2023 se termine le 31 décembre : vous devez conserver vos factures de cette année jusqu'au 31 décembre 2033. Il est également crucial de noter que l'administration fiscale peut examiner vos archives comptables sur une période de 6 ans à partir de la date de la dernière transaction enregistrée.

Ce délai est important car il s'applique à l'audit de diverses taxes et impôts comme l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les sociétés, les Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC), ainsi que la TVA.

Bon à savoir :

Le délai de paiement standard d'une facture est de 30 jours après la réception des produits ou la réalisation du service, sauf accord différent spécifié dans le contrat ou les conditions générales de vente.

Pourquoi conserver vos factures pendant 10 ans ? 

Maintenant que vous savez combien de temps garder les factures, il est possible que le délai de 10 ans paraisse excessif. Pourtant, cette exigence légale est en réalité une mesure de précaution financière significative.

• Respect des obligations légales : c'est le fondement de toute gestion d'entreprise responsable. En France, la loi exige la conservation des documents comptables, y compris les factures, pour une durée de 10 ans à partir de la fin de l'exercice comptable correspondant. Négliger cette directive expose à des pénalités.
• Justification lors des contrôles fiscaux : les audits fiscaux ne sont pas rares et il est vital d'être préparé. Les factures servent de preuve de la véracité de vos déclarations fiscales, démontrant votre intégrité et renforçant votre protection légale.
• Sécurité en cas de litiges : l'entrepreneuriat implique des risques, y compris des désaccords commerciaux. Les factures documentent chaque transaction, service ou produit échangé, et sont cruciales pour défendre vos droits en cas de conflit. C’est particulièrement utile en cas de relance pour une facture impayée.
• Analyse et suivi financier : comprendre votre passé commercial vous aide à planifier l'avenir. Les factures offrent un aperçu détaillé de votre activité, facilitant l'analyse des tendances et l'ajustement des stratégies. Elles constituent une base de données financière qui éclaire vos décisions et renforce votre gestion comptable.

Sous quel format conserver vos documents ?

À l'ère numérique actuelle, la conservation des factures ne se résume plus à accumuler des piles de papier. La législation précise que les factures, qu'elles soient numériques ou papier, doivent être conservées avec soin. Comment alors s'assurer que vos factures restent accessibles pendant les 10 années requises sans être submergé par un déluge de documents ?

Pour les factures numériques, la législation est explicite. Si une facture est émise électroniquement, elle doit être conservée dans ce format pendant 6 ans. Toute impression de cette facture avant la fin de ce délai est considérée comme une simple copie, et non comme l'original. Pour les factures en format papier, vous avez la possibilité de les garder sous leur forme originale ou de les numériser pour un archivage électronique.

Pour optimiser l'archivage, nombre d'entreprises se tournent vers la facturation électronique et la gestion électronique des documents (GED), un complément du logiciel de facturation qui permet de réduire l'utilisation d'espace et de papier tout en augmentant la sécurité des transactions comptables. La dématérialisation facilite la mise en œuvre de circuits de validation des factures : ce sont des processus automatisés régis par des règles prédéfinies, tout en assurant une conservation des documents conforme et sécurisée.

Quelles sont les sanctions si vous ne respectez pas ces délais ?

Sanctions pénales

Les dirigeants peuvent se voir infliger une amende allant jusqu'à 75 000 €, et cette amende peut doubler à 150 000 € en cas de récidive dans les 2 ans. L'amende peut également représenter jusqu'à 50 % du montant de la facture concernée. Les entreprises, quant à elles, risquent une amende de 75 000 € pour un manquement initial et jusqu'à 375 000 € si elles récidivent. En outre, elles peuvent être exclues des marchés publics pour jusqu'à 5 ans.

Sanctions fiscales

Si l'administration fiscale découvre l'absence de facturation ou une fausse facture lors d'un contrôle, elle peut imposer une amende de 10 000 €. 

Sanctions pour non-facturation

Il est obligatoire de faire une facture. En absence de facturation ou de preuve de transaction, les amendes peuvent s'élever à 50 % du montant de la transaction. Si la transaction est régularisée après une mise en demeure de l'administration fiscale et dans un délai de 30 jours, l'amende peut être réduite à 5 % du montant de la transaction.

Ces sanctions ne se limitent pas seulement aux pénalités financières : elles peuvent également nuire à la réputation d'une entreprise. Respecter les règles de facturation est donc crucial pour maintenir la confiance et la fiabilité au sein de l'écosystème entrepreneurial.

Bon à savoir : 

La facture est obligatoire à partir de quel montant ? En France, la facturation est obligatoire pour toute transaction commerciale, quel que soit le montant.

Qu’est-ce qui change avec la facture électronique ?

Concernant l'émission des factures électroniques, les grandes entreprises et les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire) débuteront en septembre 2026, tandis que les plus petites entreprises suivront en septembre 2027. Ce délai supplémentaire offre une période de préparation pour peaufiner les processus de facturation. 

Ces factures électroniques doivent être conservées électroniquement pendant au moins 3 ans. Après cette période, les entreprises peuvent choisir leur méthode de stockage à long terme. Pour se conformer aux normes du livre des procédures fiscales, les entreprises doivent utiliser une plateforme de dématérialisation qui assure un archivage fiable et sécurisé des documents. 

L'adoption de la facturation électronique améliore non seulement la précision dans la conservation des factures, mais elle protège également les entreprises lors des contrôles fiscaux, sécurise les transactions commerciales (avec des mentions obligatoires sur la facture électronique particulière) et soutient une gestion financière plus efficace.

L'introduction de la facturation électronique est un pas de plus vers l'efficience, offrant un gain de temps considérable et une réduction de l'impact environnemental. En se préparant à ces évolutions, les entreprises renforcent leur capacité à faire face aux défis futurs.