Digitaliser votre cabinet : les étapes clés [Guide à télécharger]

Passez au zéro papier et développez votre cabinet

Il y a quelques années, la digitalisation était un pari risqué. Elle permettait aux cabinets comptables, si elle était bien mise en place, de prendre une longueur d’avance sur les concurrents.

Aujourd’hui, elle n’est plus un moyen de se différencier. Sollicitée par les clients, elle est devenue indispensable pour ne plus se faire distancer par les autres experts-comptables.

La digitalisation correspond à l’utilisation de nouveaux outils numériques dans le but de rendre plus performants les processus traditionnels, ainsi que limiter les erreurs humaines, source de perte de temps. Elle représente pour un cabinet d’expertise comptable, un bouleversement de sa stratégie à moyen-terme et de ses méthodes de travail. Elle implique également, comme le souligne Stéphane Mariette du cabinet Emargence, une évolution des missions de l’expert-comptable et de ses collaborateurs. 

La digitalisation d’un cabinet nécessite d’être mise en place étape par étape. Afin d'observer des résultats significatifs, chacun, collaborateurs et clients, doit s’approprier ces nouveaux outils de travail.

1. Les avantages du “zéro papier”

Entre factures, notes de frais ou registres, le papier a toujours été au coeur du métier d’expert-comptable. Mais il est à la source de nombreux problèmes d’efficacité et d’erreurs humaines. En abandonnant le papier pour des documents numérisé, vous gagnez en temps. Plus besoin de passer des heures à collecter, rechercher ou archiver des factures, vous économisez également des coûts de stockage. En un clic, tous vos éléments comptables sont disponibles dans le Cloud, solution sécurisée et accessible depuis n’importe où grâce à une connexion internet.

La dématérialisation est donc la base de toute transformation digitale. Elle vous prépare aux étapes suivantes du développement de votre cabinet : l’automatisation puis la gestion.

2. Un premier pas vers l’automatisation ...

Des solutions, telles que Receipt Bank, spécialisée sur la tenue des achats, vous permettent de digitaliser votre collecte grâce à de nombreux mode d’envoi tel qu’un email dédié ou une application mobile pour prendre en photo les factures d’achats et notes de frais. Les factures fournisseurs peuvent être également automatiquement collectées en ligne pour une liste de plus de 2000 enseignes.

Une fois la collecte digitalisée, les données sont donc disponibles en version numérique. Il est alors facile d’automatiser des tâches telles que la saisie. Grâce à un OCR toujours plus puissant, complété par de l’intelligence artificielle, le logiciel qui affiche un taux d’extraction des données de 98%, effectue la saisie des éléments comptables à votre place. Vous pouvez vous concentrer sur des services à plus fortes valeurs ajoutées, et développer votre cabinet.

3. … et les gains de productivité pour votre cabinet 

Avec l’utilisation d’outils digitaux, c’est la rentabilité de votre cabinet qui est directement impactée. En effet, en supprimant les tâches manuelles et chronophages, vous économisez un temps précieux. Il peut être alors être investi dans des missions à plus fortes valeur ajoutée. Réduire le temps passé par dossier permet d'augmenter le nombre de dossiers clients gérés par collaborateur sans amplifier leur charge de travail. En choisissant une stratégie de conquête, vous passez plus de temps à faire de la prospection, et augmenter votre présence en ligne par l’intermédiaire du marketing digital. Mais la digitalisation seule n’est pas suffisante, à une époque où la plupart des cabinets d’expertise comptable ont déjà entamé leur transition. L’une des clés est alors d’améliorer la gestion des données en cabinet d’expertise, qui permet également de mieux accompagner le client.

Découvrez plus en détails nos 5 conseils pour booster la productivité de votre cabinet.

Le “zéro papier” ne représente que des avantages, que ce soit en terme de gain de temps, mais également de flexibilité ou de fiabilité. La dématérialisation au sein du cabinet est donc un facteur essentiel dans l’augmentation de la rentabilité du cabinet. D’un point de vue humain, elle est aussi un avantage pour le collaborateur et l’évolution de ses missions vers des tâches moins répétitives, et à plus fortes valeurs ajoutées, notamment pour les clients. Les bénéfices pour ces derniers sont également nombreux et à découvrir plus en détail dans le “Guide de la Dématérialisation”.

Téléchargez le “Guide de la Dématérialisation” pour connaître les étapes de digitalisation d’un cabinet et découvrez comment :

• Gagner du temps en digitalisant votre tenue des achats
• Convertir vos clients au digital
• Apporter plus de valeur à vos clients